跨地域ERP项目管理控制的应用研究

跨地域ERP项目管理控制的应用研究

1 项目背景

2003年10月，湖北X啤酒公司与湖北Y软件公司签订ERP系统开发项目合同，合同内容包括销售管理、分销管理、促销品管理、成品仓库管理、包装仓库管理、包装物管理以及运输调度等模块，合同要求系统从2004年1月1日开始上线试运行，2004年2月1日开始正式运行，时间相当紧迫。

合同签订后，湖北Y软件公司开始组建项目团队，安排当时在湖南Z啤酒厂任项目经理的笔者兼任湖北X啤酒公司 ERP项目的项目经理，在湖南 Z啤酒厂的项目人员全部参与湖北X啤酒公司 ERP项目的开发，并从湖北公司本部派遣多名程序员到湖北X啤酒有限公司现场开发实施。这样由分处在湖北和湖南的二个小组人员共同组成湖北X啤酒公司ERP项目开发组。

2 项目分析

项目开发组成立后，笔者发现面临一个自己以前从未遇到的问题：如何管理好一个跨地域的ERP项目?通过分析，发现该项目具有以下一些特点：项目组由分处在湖北和湖南的二个项目开发小组所组成，而这二个项目开发小组的人员在公司内部又分属二个部门，属多个组织参与;参与开发的两个小组在物理上是分散的，一个湖南，一个湖北;项目属于软件密集型项目;项目时间相当紧迫，甚至在开始时公司没有多少人认为能够按时上线，属于典型的死亡之旅项目;另外，该项目十分强调集成与重用，需要充分利用在多家啤酒企业中已成功使用的解决方案。 实际上，以上这些特点都属于虚拟合作项目的特征，因此，我们认为该项目属于典型的虚拟合作项目。所属虚拟合作项目是指：“建立一个跨多个物理工作地点、单一的整合团队，集成关键技术，以便快速应对新的、复杂的软件密集型项目的挑战。”在当今的虚拟合作项目中，最难处理也是研究与讨论得最多，当然也是最为关键的问题是如何解决虚拟团队之间的沟通问题。因此，湖北X项目当然也不例外，笔者重点是要协调好两地的开发团队，解决项目团队之间的沟通问题。

一般而言，当前虚拟合作项目中解决沟通问题大多采用电子邮件、远程电话会议系统等形式。但据我们了解，这些沟通方式普遍存在一些问题，最典型的一是没有明确的项目章程，成员职责不清晰;二是对沟通内容没有较明确的界定，沟通双方容易产生歧义;三是没有好的进度检查与代码审查方法，使远程进度检查与代码审查工作形同虚设。

针对虚拟项目中普通存在的问题，笔者认为在虚拟项目管理中除了应具有良好的项目管理以外，还应该对沟通相关内容形成共识，这样沟通双方才不会对沟通内容产生歧义。因此，最后笔者决定采用 Project 2003 来进行项目管理，并且在项目开始的初期，笔者将和整个项目组一起到客户现场工作一段时间，在完成需求分析阶段工作的同时，更为重要的是制定项目规则，明确定义职责;同时作好WBS分解工作，制定项目计划，为将来远程任务分配与进度控制沟通打好基础。另外，考虑到项目进度检查与软件代码审查需要，决定采用远程控制工具Radmin来进行项目进度检查与代码审查。

3 Project 2003 在项目管理上的应用

Project 2003是Project软件基于Windows 操作系统的第六个版本，代表了 Microsoft 公司在项目管理产品领域的一个新的里程碑，包括 server、professional、standard 等版本。通过 server 与professional等的协作，不但可以很好的解决一般项目管理问题，还可以在项目经理、项目组成员以及其它项目相关者之间进行有效的工作组协作，是相关成员之间的很好的沟通工具。

3.1 项目计划制定

人员安排到位后，项目组一起来到客户所在地，与客户方一起成立项目领导小组，项目正式启动。这时，项目组在开始需求分析的同时，项目经理就开始进行以下工作：

首先，制定文档化的项目章程，明确定义各项目相关者职责，并经项目组讨论后开始执行;

其次，使用 Project 定义项目，建立工作分解WBS、估计任务工期与工时、创建任务之间的相关性、根据资源情况分配资源;

最后，将项目计划讨论稿交由项目组成员一起讨论修改，对WBS、任务工期以及资源分配等形成共识，最终形成完整的项目计划，如图1所示。 这样，一方面我们利用Project对项目进行了很好的规划，同时也对以后的工作进程与工作内容达成了共识，为以后的远程沟通打下了良好的基础。

3.2 项目任务分配

在Project中，有两种工作组方式供项目的参与者进行项目信息的沟通：电子邮件和Web方式，使用这两种方式都可以较好的实现工作任务分配，在金龙泉项目中我们主要采取电子邮件方式。

在基于电子邮件的工作组方式中，项目经理首先要将项目计划中的任务分配信息通过电子邮件通知工作组成员，项目经理只要执行“工具/工作组/工作组分配”命令，就能启动“工作组分配”对话框。在该对话框中，Project 2003会自动地将他为每个资源分配工作的信息整合到一起，并以电子邮件的方式发送给他们。

工作组成员使用电子邮件系统接收邮件，并打开、阅读邮件后，可以直接在原邮件上答复，是否接受分配的任务，并可说明原因。项目经理收到后可以自动在项目上更新。

最后需要注意的是，由于 Email 并非一种同步的沟通方式，为了防止 Email 没有及时发送到传递对象，有必要在 Email 发出后通过电话等即时沟通方式予以确认。为降低项目成本，在该项目中我们还采用Skype来进行远程直接沟通，包括任务确认、技术讨论以及远程会议等作为电子邮件方式沟通的补充。

3.3 项目进度管理

项目进度管理：Project 2003提供了多种进度计划管理的方法，如甘特图、日历图、网络图等， 这些方法，用户可以方便地在分解的工作任务之间建立相关性，使用关键路径法计算任务和项目的开始时间、完成时间，自动生成关键路径，方便用户对项目进行更有效的管理。

要求资源提供工作完成情况的状态信息：在项目的实施过程中，当项目经理需要了解各项工作的进展情况时，可以就全部任务或指定的任务发送“工作组状态”消息，要求承担这些任务的工作组成员提交进度报告。工作组成员打开该邮件后，就会看到项目经理以时间表的形式已经准备好的状态报告表，填写每单位时间的实际工时或剩余工时等信息，然后按“发送”按钮，就把完成情况报给了项目经理。项目经理收到工作组状态的答复邮件后，可将其中的项目实际进度数据自动更新到项目计划中，实现了通过项目进展的动态跟踪。

发布需要更新的分配信息：工作组分配后如果项目计划发生了变化，如时间和工作量的变更，任务撤消等，系统会立即提示项目经理发送“工作组更新”消息，以保证整个项目同步进行。项目经理只要执行“工具/工作组/工作组更新”命令，这个工作就一步完成，没有必要去一个一个分配的去进行检查核对。

提前提醒资源报告任务状态：对于某些重要的任务，项目经理可以利用提醒功能在任务开始或结束前的某个时间提醒项目经理及相关人员。在计算机系统中安装了Microsoft Outlook的环境下，只需执行“工具/工作组/设定提醒”命令，就能够实现该功能。

通过利用 Project 发送与处理电子邮件来作为项目进度沟通的工具，我们很方便的做到了对项目进度的管理与控制。

4 利用Radmin 进行代码审查

通过Project配合Email我们很好的解决了项目计划制定、项目任务分配以及项目进度控制方面的沟通问题，但项目进展情况究竟是否与项目组成员报告一致，是否存在虚报项目进度的情况，特别是软件开发质量究竟如何，如何进行代码审查，这些问题显然是 Project 和一般的远程沟通方式无能为力的。

代码审查作为一种软件开发的实践，经过长期的观察表明其可以提高产品质量。对于虚拟合作项目，由于人员分布在多个开发地点，由于距离的限制，以往虚拟合作项目的许多讨论都认为代码审查无法进行，只能采用电话交流与同一地点成员互相检查的方式进行简单处理。

在湖北X项目中，考虑到软件项目的特殊性，我们采用了 Radmin 非常简单但很成功的解决了该问题，可以说该项目能够成功实施，与采用该工具来解决一般沟通手段无法处理的进度与代码审查很有关系。

Remote Administrator (Radmin)是目前最快的远程控制软件，对于经常进行远程工作的 IT 人员来讲，操作的方便性与速度是最重要的。因此，这一软件是最适合于进行远程工作以及专业的桌面技术支持(HelpDesk)的产品，是企业IT 管理人员和集成商、开发商的最理想选择。

具体做法是我们将湖北 X 项目中一台机器安装 Radmin 为服务端，在湖南的远程机器上安装Radmin客户端，作好相应的设置，这样在湖南的客户端机器就可以如同在湖北 X 项目组一样操纵安装有 Radmin 服务端的计算机，效果如同在现场检查项目组工作一样，直观的把握软件进度与软件质量情况，彻底解决了跨地域ERP项目中项目进度检查与代码审查问题。实际使用 Radmin 远程检查软件的界面如图2所示。

5 结论

在开发湖北 X 啤酒公司的 ERP 项目中，项目组一是通过制定项目章程，明确规定项目相关成员职责;二是采用 Project 2003 作为项目管理工具进行项目管理的同时，还将其与电子邮件、Skype 配合，成功的解决了多个项目组跨地域存在的一般沟通问题。另外，通过远程控制工具Radmin的运用，我们还很好的解决了一般沟通手段无法处理的异地项目进度检查与代码审查问题。

总之，通过Project 2003与Radmin在该项目中的运用，我们成功的处理了跨地域ERP项目中存在的远程沟通与项目进度检查及代码审查问题，为项目的成功实施打下了坚实的基础，相信我们在该项目中的做法对今后类似项目会有所启发和帮助。