“简化”原则提高ERP实施成功率

“简化”原则提高ERP实施成功率

一.概念

ERP系统是制造业企业实现管理信息化的有效的通用管理模式，当前在国内外的企业中得到广泛的应用，取得了显著的成绩，深受企业界的欢迎。但是，ERP在企业的应用中也存在很多问题和困难，造成

很多企业ERP的应用工作未能达到预期的效果，甚至导致应用失败，这些情况严重地影响到ERP系统的进一步的推广应用工作。因此，如何克服ERP应用难的这道难关，是制造业企业管理信息化工作中必须解决的问题。ERP实施为什么那么困难?不成功的案例那么多?其原因是很多的，有主观上的原因，也有客观上的原因。但就其本质来讲，形成这些原因的根本因素是ERP在形成和发展过程中，其软件包的规模越来越庞大，其系统结构越来越复杂，其实施的步骤和方法越来越烦琐，造成很多企业对ERP的应用望而生畏。这种发展趋势如果继续下去，会使ERP事业的发展走向自己的反面。

面对ERP实施困难这样一个烦人的难题，国内外不少ERP实施和咨询专家，动了不少脑筋，想了不少办法去解决这个问题。但大多数是没有突破原来ERP实施的思路和方法框架的一些改革，因此也没有取得突破性的进展。但有一种基于“简化”原则的实施方法——USA(理解、简化、自动化)值得我们注意。这种方法打破了传统的实施的思路，一改传统方法那种必须遵照ERP软件的复杂的标准流程模板，去重新设计和改造企业的业务流程，即先BPR再实施 ERP的技术路线。它从企业的实际需求出发，依托企业原有的业务流程，而不是象BPR那样一切从零开始。将原有业务流程，参照ERP流程模板，对业务流程进行进一步的简化，变成更简洁、更实用的业务流程，根据这经过简化的流程去修改软件，并在企业中应用。在这里“简化”是这种方法的核心，而简化的出发点是把人的因素考虑进去，将未来的管理信息化系统看作是一个人—机结合的系统，把“人”作为管理信息化系统中的一个重要因素，最大限度地发挥人的作用，凡是适合用人能完成的业务就用人来完成，而不是象传统方法那样一切工作都由计算机来包打天下，系统实施人员和企业应用人员都应彻底克服“全盘计算机化”的观点。

这里的“简化”是广义的简化，是指企业搞管理信息化建设绝不是片面地追求高新技术，“简化”的过程就是要求管理信息系统的开发，从一开始就从实地出发，从实际需要出发设计出一个最简单而又实用的系统。这样的系统才真正有生命力。企业管理信息系统是一种新生事物，因此，在开发时要保持一定的技术上的先进性，绝不能简单地模拟手工管理模式，而要引进先进的科学的管理方法和模式，比如我们引进先进的管理软件包ERP系统，使企业的管理水平在本质上有一个较大的提高。但是，管理信息系统的开发和实施毕竟是一项复杂的系统工程，要讲求实效和经济效益。因此，不能片面地追求先进技术和全盘计算机化。在设计方案的设计时，要遵循简单、实用、可行的原则，尽量采用经过实践经验验证过能在工程中可行的技术。应合理地处理人—机分工，充分发挥人在系统中的作用，不片面地追求全盘计算机化，如果能用人来处理的就由人来完成。在业务流程设计和软件开发中要密切结合实际，充分听取最终用户的意见，结合国情和厂情搞好系统设计。这种简化方法的出现，在繁杂的ERP事物中如同刮来一阵清风，真有一点“反璞归真”的感觉，希望它能为ERP事业带来福音。

二.方法

USA(Understand，Simplify ,Automate。)原则的全称是：理解、简化、自动化。理解、简化、自动化是这种原则的三个不可缺少的环节，其中“简化”是这种原则的核心和灵魂，也就是只有通过简化企业的业务流程，才能使ERP系统的实施摆脱传统的实施方法复杂烦琐的实施过程，取得较高的成功率。但是，为了对企业的业务流程进行有效的简化，其前提就是对企业的现行业务流程以及ERP系统提供的标准业务流程予以深刻的理解，因此，可以说“理解”是这种方法的必要的前提。“自动化”实际上是这种实施方法的目的，也就是首先理解业务流程，然后进行简化，最后实现企业管理的自动化，也即我们常说的实现企业管理信息化。从这里可以看出这种方法区别于传统方法的本质所在，传统方法实施的重点在于实现自动化操作上，而忽略了理解流程和简化流程这两个关键步骤。认为只要实现了管理业务的自动化操作，企业就可以提高业绩，获得利润。他们没有看到，利用ERP系统使复杂或不产生价值的业务流程自动化，并不能真正提高企业的管理水水平和企业的业绩，没有经过简化或理解的自动化只会导致系统实施的低效或失败。

(1)理解

要想做好任何一件事情，都首先要搞懂这件事情的来龙去脉。企业实施ERP系统也一样，也要搞懂ERP的原理、流程和实施方法。实施ERP系统实际上是用ERP提供的标准管理业务流程，去代替企业的现有的业务流程。因此，在实施ERP系统的过程中，最重要的是要首先搞请企业的现有业务流程和 ERP系统提供的标准业务流程，即“理解”这些业务流程。了解什么是企业真正需要的业务流程，这些业务流程还能不能进行简化和优化;企业的现有业务流程与 ERP系统提供的标准业务流程对比有什么差距，这些问题是设计企业新的业务流程和ERP用户化修改方案的基础。因此，USA原则与BPR不同，它不是从一张“白纸”开始，它是建立在企业中已经运行的流程这一基础上。USA原则认为只有在员工理解流程、简化流程，并决定操作自动化是否有必要之后，操作自动化才会发生。因此，USA原则主张企业员工最大程度地参加ERP实施工作，提高员工对ERP的积极性，减少员工的抵抵触情绪。USA原则的“理解”包含三个内容：力争员工对业务流程的每一步骤有一致的理解;对现行业务流程进行描述;与ERP标准流程进行对比分析。以便为下一步简化打下基础。

实施的经验证明，用图表的方式是理解和描述业务流程的最好的工具。首先要选择一套简单、明了、易于理解的符号和描述规则;然后将所有参与流程环节的员工组织起来，对他们负责的流程进行描述;画出流程图后，将现行流程与ERP标准流程进行对比分析，并在小组中取得一致认识，上报决策部门。当前，描述业务流程的方法很多，有些方法虽然很严密、逻辑性很强，但是描述方法过于繁杂，技术性太强，不便于企业管理人员理解。