ERP系统整合瓶颈：如何让信息孤岛连接

ERP系统整合瓶颈：如何让信息孤岛连接

ERP系统是由生产管理、财务管理、人事管理、销售及客户关系管理以及决策支持等子系统组成，企业内外各系统之间以及系统内部都存在着数据传递关系。生产管理系统要完成产品数据采集和加工处理，同时要向财务管理系统、销售管理系统和决策支持系统提供有关的数据和资料，财务管理系统和销售管理等在对数据进行进一步加工处理的同时，也要向决策支持系统提供有关的分析资料和管理信息，以便决策支持系统做出相应的分析预测并且给出各种决策方案。很明显，企业要想做出一个全面的、系统的决策，实现企业内外部供应链的一体化，任何系统都不可能完全独立，总是与其它系统存在着这样或那样的直接或间接联系，这种联系更多地表现在系统间的数据传递(数据共享)。企业内外部系统之间的数据传递是通过数据接口完成的，有时，甚至系统内部数据传递也需要由数据接口完成，而不是简单的采集。在网络环境下，ERP系统的整合、开发与应用就更应该注意系统间的数据传递，明确系统间在业务上的合理分工，这些都需要我们对会计软件系统的数据接口技术进行研究和探讨。

一、数据接口

数据接口是指用于完成各系统间和系统内部数据传递的接口。

在系统中通常设计成一个数据库文件或接口转换模块，传出数据的系统通常对数据事先进行必要的加工处理，需要接收数据的系统按照用户的要求(用户事先定义的数据模式)，从对方系统中采集需要传递的数据，然后送往数据接口，企业内外的两系统之间或系统内部通过数据接口完成了数据传递的任务。

1、数据模式

数据接口的核心是数据模式，所谓数据模式是指应用系统对要传递的数据应在数据的来源、内容、公式定义、分类、汇总、数据格式、数据去向等方面的处理上作出相应的规定。一般情况下数据模式是在软件初始化阶段由用户设定的，投入应用时大量的数据采集完全自动化。同时根据系统的实际需要用户也可以对数据模式进行修改和维护，甚至重新定义。

2、传递数据的形式

传递的数据的形式，不同的软件系统可采用不同的策略：一种是由接收数据系统采取主动按照数据模式到对方系统去识别、采集。一种是由要传出数据的系统先对数据进行加工，然后按照数据模式将数据传递过去。如果是系统内接口的话一般采用的是第二种，企业内外系统间的数据传递一般是第一种。

二、数据接口的应用及适用范围

总结ERP软件的长期发展和我们自身的软件开发经验，ERP系统数据接口通常有以下三种形式：

1、系统内的数据接口：

系统内数据接口适合于企业内各系统内各子系统之间的数据传递，要传递的数据的格式、内容基本上相同，无需再加工处理，只要传递过去就可以了，数据接口不是系统之间的数据传递，而是系统内部数据自动结转，比如账务处理系统内的数据结转。账务处理系统在期末结账之前要进行账项调整，某些账户的余额(或发生额)要结转到另外一些账户上。这种接口即需要事先确定数据传递的模式，并根据数据模式自动采集数据，自动生成数据库文件，送入系统内提供的数据接口，从而自动完成数据在系统内部的传递。这种情况直接进行数据传递从设计到实现相对来说就简单多了。但是要注意的是，这种数据库文件的自动生成必须按规定顺序，否则必然造成混乱，这是使用者应该特别注意的。

2、系统间数据接口

系统内数据接口可以定义为：系统间要传递的数据须在数据模式的基础上，依据数据模式的定义，对数据进行一定的汇总、加工等处理才能进行传递。

这种数据接口普遍适合企业内各系统间的数据传递，比如，从材料核算系统与账务处理系统的数据传递关系来看，材料核算系统负责与本系统相关业务的明细分类核算，而材料的总分类核算在账务处理系统完成，因此材料核算系统应定期将汇总结果传递给账务处理系统，这需要事先确定数据模式，即数据的来源、公式定义、数据格式等，然后经过分类、汇总，按照指定的数据格式送人数据接口;账务处理系统从数据接口读取数据，并进行核对检查，然后登账使用。

同时帐务系统也可以按照同样的传递方式来实现与会计报表及报表分析子系统之间的数据传递。

3、企业间系统的数据接口：

前两种数据接口适用于企业系统内部或系统间数据传递，第三种数据接口是企业间系统数据的传递问题。由于不同的企业采用的系统的数据模式可能相差太大，要想实现数据的传递相对来说就比较困难，所以这种类型的接口，就要首先由接收数据系统采取主动按照数据模式到对方系统去识别、采集，然后转换成本系统能够识别和利用的数据模式。比如***的UAP平台，其实就是一个数据接口平台，通过这个接口平台，实现ERP与企业外部的税务系统、银行系统以及关联企业的系统之间的数据传递问题，实现企业的外部供应链的一体化问题。从而实现数据的实时动态处理和及时决策。这种接口相对就复杂了许多，因为它识别的可能是预先不知道的数据模式，这样就必须采用智能化的数据模式识别。

三、数据接口设计

总的来说数据接口的设计是相对复杂的工作，我就以系统内的数据接口设计来说明其设计方法和过程。

比如在账务处理系统中，期末结账之前，应该按照有关会计原则进行帐项的调整，在有关账户之间进行结转。这些核算业务相对是固定的，每个期末结账前都需重复进行。由系统自动完成转账业务，这样可以极大地提高系统的效率。

1、系统处理自动转账流程

要使系统自动完成上述的转账业务，系统必须具备根据某种条件自动编制机制转账凭证，然后自动登记有关账簿的功能，这一业务过程处理如下图：

数据接口与转帐处理原理示意图2、数据模式定义

下面我举一个摊销处理的例子。

期末结账前，按照权责发生制和期间配比原则，应该把属于本期的待摊费用转入本期(假设待销的全部为管理费用)，其会计分录如下：

借：管理费用贷：待摊费用

虽然上面给出一个会计分录的格式，但是.只有上面分录的格式是不够的，作为一个完整的数据模式还应该指明该会计科目是转入方(接收数据)，还是转出方(输出数据)，涉及哪笔金额余额或发生额)，若是发生额，还需指明借贷方式。这些我们可以统称为数据取得的方式，由此我们还可以进一步把数据模式定义为：数据模式=数据格式十数据取得方式。

据此我们把这些数据分别存放在两个库文件中，在这两库中存放了该转账凭证的格式和所有涉及到的数据的采集方式。

3、数据采集与生成转账凭证

使用某种计算机语言编程，利用上面两库，就可以完成数据的自动采集，日期、制单、金额字段是在数据采集时填入的。有了数据和分录格式，利用程序就可以按序生成转账凭证并送入数据接口，整个过程全部由系统自动完成，不需要人工干预。

通过上述的分析，我们应该注意到数据接口设计的重要，同时我们应该根据企业的实际情况，选择和设计不同的数据接口，以消除ERP系统的整合的瓶颈。然而这种事情说起来容易做起来是相当困难的，我想我们当务之急，是实现各ERP软件商之间能够尽快实现数据格式或模式的统一或标准化，为ERP系统的最终实现企业内供应链的一体化做出贡献，同时也起到了中国以信息化带动工业化的目标。