利用金思维ERP走好信息化管理全盘棋

利用金思维ERP走好信息化管理全盘棋

常盛集团ERP项目负责人　　罗晓华 　　需求驱动，紧急部署ERP

常盛集团坐落在全国文明村----蒋巷村，是集建材加工和钢结构建筑施工为一体的优异乡镇企业集团。主导产品有：轻型、重型钢构件、彩钢复合板、彩钢保温压型瓦、彩钢波纹瓦和PVC塑料门窗等建材产品，广泛应用于大跨度厂房、储运仓库、桥梁、高层建筑等.

近几年，建筑建材的原材料价格攀升，新的竞争对手如雨后春笋般涌现，面对激烈的市场竞争和日益狭小的利润空间，常盛感到发展的压力。常盛集团成长于一个乡镇企业，手工管理痕迹重，沿袭已久的粗放式管理制约了企业市场扩张的速度和力度：不能进行有效的项目成本核算；对项目应收账款管理缺乏控制；生产协调性差，工程进度管理薄弱；部门之间的信息传递不畅，重要的信息缺乏反馈机制；工程档案、工程质量信息、用户意见等没有系统统计，工程售后服务体系不完

所有这些问题归结起来还是“管理”跟不上。对于处于快速成长的常盛集团而言，现在已经走过了片面的“找市场”的生存阶段，要进一步发展必需将“找市场”与“抓管理”两者相结合。而采用先进的信息化管理系统，整合优化企业的业务流程，是管理提升的重要手段。慎重考察之后，作为国内一流企业管理软件的金思维ERP（JSERP）吸引了常盛的注意。JSERP的建材建筑行业解决方案体现了项目管理的核心思想，与常盛的行业特点非常吻合。经过比较分析之后，常盛最终启动了JSERP，期待通过它实现“规模效益”与“管理效益”的双赢。

JSERP全程筹划“项目管理”

常盛集团属于典型的建材建筑行业。（1）管理特点：采用项目管理模式。项目管理贯穿企业的采购、生产、库存、施工、财务等主要业务流程，企业管理的方方面面都围绕着一个个项目进行。抓好项目管理对提高企业的整体运营能力至关重要。（2）产品特点：专用性强，互换性差。不同工程项目，甚至同一工程项目中用于不同位置的部件都不适合代用。（3）生产特点：按客户要求进行工程施工，面向特定项目的定制生产。JSERP根据常盛集团的行业特点和管理状况，对项目预算、项目竞标、项目实施、项目成本核算、项目进度、项目统计查询、项目分析、项目回款等环节进行了全程管理。

项目预算

常盛集团工程项目大致可以分两类：钢结构工程项目、土建工程项目，其中钢结构类工程占绝大多数。项目预算是项目管理的第一步。以前，当技术人员获悉新的项目信息时，必需根据工程图纸对项目所需材料进行手工分解，然后参考每种材料的价格计算出整个工程造价。如果遇到大的工程，仅一种材料就得算几个小时，而且手工分解和计算过程难免出错。技术人员整天忙于加减乘除，工作量很大。由于只有采购部门知道最新的材料价格，而采购部门与技术部门之间部门分立，采购部门并不能及时将最新的材料价格信息反馈给技术部门，所以当价格出现大的波动时，很容易出现工程预算不准。

现在，金思维帮助常盛总结了多年的施工经验和工程项目特点，事先在JSERP系统中制定了几类标准项目。JSERP根据系统中的标准项目或相似项目自动生成新项目所需产品的材料清单，技术人员只需根据新项目特点对自动产生的材料清单进行增加、修改、删除，并根据采购部门维护的材料价格表进行修改生成报价单，最后打印出项目预算书。借助JSERP，技术人员的工作量大大减少，即使是上千万的工程也只需要很短的时间就能打印出项目预算书，且准确性明显提高。

项目成本核算

JSERP理顺了常盛项目管理的整体思路，其中受益最大的当属项目成本核算。常盛的成本核算一向比较粗，生产过程中消耗的材料成本、人工成本、制造费用均没有分部门、分车间考核。施工中的材料成本、运费、吊装费等也没有分项目核算。以至于辛辛苦苦忙了一年，企业只知道大概总共赚了多少钱，不知道哪个项目赚了多少钱。每个项目的材料成本、人工费用、制造费用大概是多少？可不可以进行成本压缩？如何进行成本控制？这些企业都不知道。实施JSERP后，成本核算的难题迎刃而解：成本核算分为生产成本和施工成本两大部分。生产成本分车间、分部门、分项目核算，施工成本分项目进行核算。产品销售成本的结转不再按照以前项目经理申报的产值来做，而是根据每个项目的实际成本结转。通过JSERP，企业可以了解每个工程项目的工程造价、开票金额、实际到款、工程成本、项目利润等，为对外报价，内部成本控制起到了重要的参考作用。

项目分析与查询

JSERP项目分析系统提供了大量直观的图表为企业高层决策提供参考：哪些地区市场很有潜力？哪些地区需加大市场开拓力度？哪些地区市场已经趋向饱和？哪些工程用户满意度高？哪些工程最具发展潜力等。通过JSERP系统中的项目信息查询系统，企业还可以按照时间区间、项目分组（销售线）、项目状态（竞标、中标、下达、完工等）以及项目类别进行统计查询项目明细（包括项目总数、合同金额、已付款金额和应付款金额等），项目经理足不出户就可以对每个项目的进展状况做到心中有数。

项目进度

项目进度是项目管理中的重要内容。把握好项目进度，在合同要求的工期内完成生产和施工是提高用户满意度的主要因素。以前，常盛由于项目数量多，加上自身管理比较薄弱，各车间之间不能有效的进行协调生产，常常导致工程拖期。JSERP中项目进度管理很好的解决了这个问题。在JSERP中，企业可以为每个项目制定若干个阶段性任务，并定义每个任务的计划开工日期、计划完成工日期、实际开工日期、任务进度提醒等。当任务实际开工日期滞后于计划开工日期，按照任务工作量和生产负荷计算后可能导致任务不能按期完成的情况下，系统会自动提醒管理者采取措施。此外，系统还可以提供项目进度甘特图，为企业管理项目进度提供了有力工具。

项目回款

每年，常盛大大小小的项目有一千多个，每个项目的付款情况都不尽相同，很难掌握每个项目的回款情况。现在，JSERP根据客户信用等级制定不同的项目回款计划，项目阶段性回款提示、项目回款超期报警，大大加强企业对应收账款的管理。

项目档案管理

由于工程项目分布在全国各地，企业一直没有完善的工程档案。项目档案资料缺失，质量信息不明，用户意见无人统计导致客户满意度下降，也影响了企业的后续发展。以项目竞标为例：以前，如果竞标失败，有关该项目的资料就积压在销售人员手中，或丢失或销毁。项目为什么失败？有什么经验教训等，没有人对此进行统计分析。现在，项目失败时,项目经理必需说明失败原因，为今后对项目失败情况分析提供参考。JSERP系统保留了所有项目的产品、客户以及其它工程信息，为建立相应的工程售后服务体系奠定基础。

发展突围，体验成功ERP

目前，JSERP已经全面渗透到企业的采购、财务、生产、施工等业务环节。成功实施JSERP，全面优化了常盛集团的经营管理，大幅提升了企业的整体竞争力。

实施JSERP后，常盛集团取得的直接经济效益如下：年均库存周转次数提高0.4次，降低库存资金积压54万元；采购成本平均降低2%-3%，生产效率提高8%，生产成本降低5%，节省资金1350万元；去年企业销售增加1亿元，利润增加1200万元。

以ERP管理为后盾，常盛集团寻求发展突围：硬件方面，企业改善了基础设施和设备，从澳大利亚引进国际先进的金属制品生产设备，从德国引进全套WEGOMA门窗生产设备，以及国内先进的钢结构制造设备、EPS夹芯板生产线；软件方面，常盛大量聘用了专业人才，强化管理。优越的投资环境，雄厚的技术力量，以ERP为基础的先进管理，吸引了很多国外客商的加盟和促进内资联营公司的建办，今后常盛集团的发展更是如虎添翼。