ERP实施过程中企业信息标准化的问题研究

ERP实施过程中企业信息标准化的问题研究

一、企业信息化概述

中国加入世界贸易组织后，各企业面临世界贸易的大环境，竞争越来越激烈，客户要求企业提供高质量、低价格、高技术、多样化、个性化的产品和更加周到及时的服务。这一切都对企业管理信息化提出了更高的要求。在此形式下，越来越多的企业领导层认识到以信息化来推动工业化，是发展的必由之路。

基于服务于企业长远发展战略并对企业管理升级提供强有力的支撑手段的考虑，很多企业制定了以ERP(企业资源计划)系统为核心的全面推动企业信息化建设的策略，以期实现整合企业资源；改造传统运营模式、业务流程；统一物流、资金流、信息流；迅速采集、组织、传送和分析生产经营信息；加强企业的内部外部联系，降低管理成本和增加资金的周转速度并以此提高企业的整体实力和竞争能力的目的。

二、信息标准化在ERP实施中的重要性

企业信息化体系是由信息技术应用、信息资源、信息网络、信息技术、信息化人才和信息标准规范六个要素构成。其中，信息标准规范是基础要素。

信息标准化是信息化的基础性的工作，它之所以重要的主要原因是信息的载体——数据是信息系统唯一接收和处理的对象。影响ERP系统应用成败的关键因素是数据、人员和组织管理。有人将企业实施管理信息系统从技术、管理、数据三者的相对重要性说成是：“三分技术、七分管理、十二分数据”，企业实施ERP必须保证数据的完整性、准确性、可靠性。因此，上线数据是否准确与规范，是ERP实施成败的关键之一。因此，信息标准化工作是企业ERP项目实施过程中一项至关重要的基础性工作。

三、ERP实施过程中企业信息标准化存在的一般问题

对于实施ERP的企业，信息标准化的主要任务就是建立健全企业信息标准化体系，根据体系框架制定一系列企业信息规范和标准。加强信息标准化工作,对于规范数据和信息，保证信息化建设的一致性，整合信息系统内部、外部的各种信息资源，实现信息资源共享，提高信息交换效率，增强信息系统的开放性，保障项目顺利实施和运行，促进企业的长远发展具有十分重要的意义。

目前，尽管各个企业的信息化基础和标准化基础不尽相同，企业在ERP实施的实际过程中却存在一些共性的问题：

(一)编码原则不统一，基础数据情况不佳

主要体现在：ERP实施的各个模块基本上都有自己的基础数据，数据繁杂而且量大，部分数据不够准确、完备，同时，由于时间和技术的局限性,企业在各个不同历史时期所开发的应用系统相对独立，系统之间无互连性，描述企业信息资源的数据和编码分散、口径不一致、冗余、不规范，有时同一数据或数据指标在不同的系统、不同部门以不尽相同的描述和内容表现出来，使得企业信息资源无法充分有效地共享。

(二)信息标准化技术人员和技术保障不足

很多企业在实施ERP过程中没有建立专门的标准化工作机构，缺乏熟悉标准和标准化的专业人员，实施标准化的力量薄弱；未制定相关的标准化管理制度；缺乏国内、国际有关的标准化工作的横向交流，企业标准与相关的国家标准、行业标准和地方标准尚未得到广泛的应用；信息标准化总体工作缺乏科学性。

(三) 与ERP系统建设时间和进度配合不畅

企业往往过分强调ERP系统上线的工作目标，忽视标准化工作与ERP项目实施有着密切的内在联系，整体系统的规划缺乏导致数据准备和ERP项目实施配合不畅，影响ERP项目实施进度，实施周期延长，结果软件提供商和企业双方都拖得非常辛苦，严重的还可导致ERP项目的彻底失败。

(四)重视、宣贯力度不够

信息标准化工作贯穿信息化建设的设计、实施、应用的整个生命周期，具有花费人力多、涉及面广、信息量大、时间周期长、工作难度大等特殊性，但由于宣贯不够，培训不到位，各级领导和ERP项目实施和管理人员未充分重视本项工作对信息化建设的重要性

(五)信息标准化管理薄弱

方法上：过分强调实施进度，使用大量顺序码，最终导致系统存在大量冗余数据，信息共享性差；方式上：标准更新和维护过分依赖人工比对，管理手段和效率低下；手段上：缺乏针对ERP项目管理的必要的信息标准化管理制度和技术手段对ERP实施人员在上线过程中必须遵循和执行已制定的编码规则进行监督和制约。

综上所述，企业应当根据ERP项目实施的实际情况，确定一套完整的信息标准化解决方案。

四、实施ERP的一般步骤

企业实施ERP一般需要经过以下五个阶段：

(一)准备阶段：落实办公环境和计算机等办公设备，关键用户培训，策划总体实施方案，召开动员启动大会等。

(二)设计阶段：业务流程设计，现状调研，未来流程设计，确定客户化工作范围。

(三)实施阶段：在预配置系统的基础上，对每个单位的系统进行个性配置，但必须经过总部的审批；设计并完成客户化编程，设计并建立系统用户权限，进行系统测试，进行讲师和最终用户培训，进行数据转换试转档，正式转档与系统上线。

(四)上线支持：实施后的技术支持。为了保证新的系统能够支持日常的业务运营及解决出现的问题并对系统配置进行进一步完善，系统上线之后提供系统技术支持是确保ERP系统在上线后能够正常运转，并确保系统的顺利移交。

(五)优化阶段：系统优化、管理优化、数据清理、全程培训和知识传递、系统功能拓展。

五、实施ERP企业的信息标准化解决方案

企业信息标准化工作应当密切配合ERP项目实施，统筹规划,分步实施。

(一)准备阶段：充分调研，做好全方位的基础准备工作

在企业内部进行标准和标准化的宣贯，使更多的员工了解标准和标准化。在充分调研的基础上，制定信息标准化的一些基础文件，着手建立信息标准化体系，为后续阶段逐步扩充企业信息标准做好准备工作。

1、组织准备：确立信息标准化管理工作机构和人员

成立信息标准化工作小组,主要由：标准化编码专家、IT技术人员、ERP系统各模块关键用户或主要业务人员组成。确定信息标准化小组工作的主要职责、成员分工以及工作规程等。明确了标准化工作小组的近期和远期的工作目标，并分别制定相应的工作计划。

2、知识准备：提高认识、加强培训

无论对于企业领导，普通员工还是标准化工作小组成员，信息标准化工作推进过程不仅是一个数据准备和编码编制过程，也是一个全程的学习培训的过程和管理变革的过程。培训围绕信息标准化的基础知识展开，主要包括：信息标准化理念培训、基础知识培训、ERP系统操作培训、各业务流程培训等。

3、需求准备：充分调研，全面掌握情况

(1)内部调研。重点调查企业内部现有信息系统运行情况如操作系统、数据库、现行编码系统、编码规则、以及未来编码需求等。

(2)外部调研。主要面向同类型企业、ERP系统供应商、数据集成第三方服务公司、国家及地方或行业的信息标准管理的组织和部门。重点搜集国家有关单位对信息编码标准化的规定、部分国家标准、行业(海关)标准以及编码方法方面的资料。结合本企业业务和管理的需求以及已掌握的国家标准和行业标准等外部编码，初步搭建编码目录。

4、管理准备：规范管理，制度先行

制定《信息标准化管理制度》，包括：信息标准化的工作范围，实施标准化过程中的各种注意事项，标准制定的原则，制定标准的工作流程，标准的审批备案的过程以及标准执行的方法，从信息标准化管理的原则、内容、组织和监督管理，推广和应用等各方面规范信息标准化管理工作，确保上线数据严格遵循企业信息标准，保证ERP项目顺利实施。

(二)设计阶段：搭建信息标准化体系，确定实施计划

信息标准化体系由信息化过程中制定的各种标准和规范构成，信息标准化体系体现了信息化过程中需要形成企业标准的各类文件以及它们之间的层次关系。

建立基础代码标准，包括编制《信息分类编码编写规则》和建立一些基础代码标准，并参考相关的国家、行业和地方标准初步拟定本企业必须的编写人力资源系统、财务管理系统、客户管理系统和商品贸易系统中的一些代码的编码规则，用以规范ERP系统的数据工作的实施。可采取“跟随应用、先易后难”的原则，率先编制主要应用系统、主营业务、需求紧迫的编码，如CRM涉及的员工代码、组织机构代码、会计科目代码、固定资产代码、商品代码、客户代码，国别代码，合同代码等，其它编码可以随着应用逐渐补充。

1、创建原则

全面完整:根据企业信息化的发展需要，充分研究当前预计到的信息和信息化技术及其管理中需要协调统一的各方面因素，力求创建的标准体系全面完整。

层次恰当:根据企业信息化和标准化的具体工作，确定标准的适用范围，遵循尽量扩大标准的适用范围的原则，合理地将各种企业标准安排在不同的层次上。

划分明确:在编制信息标准化体系时，为了便于今后整个体系的不断细化和延伸，应明确划分出各子体系，体现出子体系之间的独立性，避免标准混淆，并方便标准的查询和使用。

2、信息标准化体系的内容

大致可分为三层：

第一层：总体指导性技术文件。主要包括《信息标准化工作导则》等。规定了信息标准化工作的总则、标准编写应遵循的基本原则、标准制定的基本要求和工作程序。

第二层：各类信息标准的编写规则。主要包括《信息分类和编码编写规则》、《信息交换编写规则》、《数据元标准编写规则》等。

第三层：各分类信息的编码标准、代码表、接口标准和数据字典等。

(三)实施阶段：配合ERP实施，执行计划

建立健全信息标准化体系必须坚持信息化发展战略目标，遵循标准化管理制度，参照外部标准，建立信息系统可应用的信息标准。本阶段的核心任务是：根据ERP系统实施情况逐步分层次的建立健全代码、数据元等信息标准。在完善信息标准的同时，需要解决信息标准与系统结合使用的问题，把已经制定的信息标准配置到业务系统中，并根据业务系统的使用情况调整对应的信息标准。主要的注意事项有：

1、严格按照信息标准化管理制度执行，避免匆忙上线。

2、企业信息标准的制定不是孤立存在的。从信息系统的定制开发到标准数据的采用和标准流程的建立，都受到许多外部因素的影响，为了与外部沟通更加顺畅，企业需要使用很多已有的成熟的标准。参考相关的国际、国家、行业和地方等外部标准可以使企业制定标准的时候游刃有余，促使企业标准体系更加成熟、完备。

3、合理分工，做好上线数据准备

从编码规则到代码赋值，从数据清理到导入数据上线，数据准备工作是一项非常庞杂而细致的工作，牵涉到不同的部门，需要合理组织信息标准化人员、ERP项目技术人员、企业业务人员共同考虑管理现状、业务特点、历史数据等方方面面，安排充足的时间进行该项工作。一般的做法是在项目实施小组中成立跨职能部门的数据小组，由专人负责，各模块涉及人员都要参加数据小组，依据编码规则逐条确定静态数据和编码，从而完成整个静态基础数据的整理，经过反复测试和试运行，直至正式上线。

(四)上线支持阶段：完善信息标准化体系

在此阶段中，信息标准化基础平台已经搭建完毕，但是，随着ERP项目的深入实施，企业业务的拓展，产生了大量的模块间和企业与外部单位的数据交换，因此本阶段工作主要是：

1、确定《信息交换编写规则》，编制相应的内部、外部接口标准。同时兼有对数据字典、代码标准和数据元标准的完善工作。

2、配合业务部门和ERP项目技术人员及时数据清理。

期初数据准备和系统上线有了基础数据，就有了ERP运行的基础。但ERP上线后，还要从理解系统的逻辑关系出发，坚持严格管理和定期核查，保障数据的平衡，适当删除、合并、完善，不断提高数据质量。

(五)系统优化阶段：完善信息标准维护和数据生命周期管理，健全企业标准体系。

根据企业发展战略和系统运营情况维护企业信息标准，包括维护所有已制定信息标准，制定随信息化的发展而需要补充的各类信息标准，补充完善其他技术标准、管理标准和工作标准，健全企业标准体系。

1、坚持严格管理，信息标准化常规工作不懈怠

随着ERP项目的不断深入、系统逐渐完善，功能不断拓展，对原有的信息标准不断完善，要对新出现的信息标准进行增添，还要对不符合信息化建设要求的信息标准进行修订和更新。

2、对上线数据的生命周期进行监督管理

在数据从产生到消亡的整个生命周期中，保持数据的准确性、时效性是一项长期的工作。在系统运行期间，信息标准化工作还应做到：

(1)监督系统运行情况，及时发现系统中的异常数据并协调业务部门和ERP技术开发部门，对部分业务流程和操作规程调整，以适应系统内的数据流转。　　(2)监督技术部门和业务部门定期数据备份，减少损失，清理垃圾数据和已经失效的数据，保证数据质量，根据业务和管理的需要，增加新的数据项或者更改原数据定义等。　　(3)制定数据质量评估办法。在系统运行一段时间后通过数据评估，能发现以前所忽视的管理上的问题，提高数据质量。经过几轮调整后，企业实施ERP的效益就体现出来了。

3、提高信息标准化管理水平

信息标准化体系实施到一定阶段后,需要使用信息技术的手段管理标准数据,使得标准真正方便的服务于企业应用系统。使用数据库管理的方法，可以实现对标准化数据的管理和使用。主要包括：数据准备、标准库设计和准备、运行入库、标准库数据调用和维护、与ERP系统的底层数据互联互动。

(1)数据准备

收集标准数据，标准数据包括两个部分：标准中涉及的国际、国家和地区、行业中已经形成的标准的数据，如会计科目代码等；企业中自行制定的标准，形成的标准数据，如组织机构代码等。同时，对收集到的标准数据进行整理、对比、加工和验证。

(2)标准库设计和准备

根据数据的采集情况和ERP系统的具体要求，对标准数据进行数据库结构和数据结构设计，做出数据存储计划。安装数据库平台，对数据量较大的标准数据，需要准备足够的预留空间。

(3) 运行入库

根据标准库设计把标准数据运行到数据表中。建立数据表，然后把标准数据导入到数据表中。

(4)标准库数据调用和维护

标准数据正常入库后，就可以提供给ERP应用系统的各个业务模块共同使用了。各应用模块可以根据系统设计时的约定，按照本系统的需要，使用标准数据。标准数据的维护，也通过相应的信息管理系统进行维护和管理，应避免后台对数据的直接操作。标准数据的维护主要包括：标准数据的收集及确认、数据的增删改查、数据备份、复制等。

(5)ERP系统的底层数据互联互动

区分数据性质，将标准库与ERP系统的部分可设置静态数据连接起来，保证信息标准在ERP各个模块的同步分发、更新。

4、注重信息标准化的知识积累和传递

企业应当及时总结信息标准化的各项工作成果，汇编各类信息标准化文档，及时组织培训，确保随着ERP项目实施信息标准化队伍的素质逐步提升，信息标准化工作得以延续。

5、健全企业标准体系

企业标准体系是把企业范围内的标准，按照一定的内在联系，形成的科学的有机的整体，由管理标准、工作标准和技术标准组成。企业信息标准化体系只是企业标准体系的一个子体系。

管理标准是企业在指挥、控制和协调组织活动中形成的标准，是企业标准体系实施运作的重要支撑，主要包括经营管理标准、质量管理标准、财务管理标准、人事管理标准等。

工作标准是针对整个工作过程中每个环节或操作岗位所制定的规则，用以支持技术标准或管理标准的实施，它包括中层以上管理人员工作标准、一般管理人员工作标准和业务人员工作标准。

技术标准是针对企业相关的技术事项所定义的标准。技术标准包括信息技术标准和其他技术标准，众多信息技术标准汇集起来，构成了信息标准化体系；其他技术标准还包括产品技术标准、设计技术标准、工艺技术标准等。

六、信息标准化体系实施方法论

科学的实施方法论是整个信息标准化工作取得成功的有力保证。

(一)PDCA实施方法论

信息标准化体系是个动态的体系，其实施是为了实现体系中的各类标准以及不断完善体系本身的架构。信息标准化体系实施从策划、建立、运作直到结果的检验和持续改进，分成四个周而复始不断循环进步的阶段，如下图所示：

1.策划阶段，P(planing)

明确后续阶段的工作目标,建立和实践信息标准化体系的阶段目标，将目标分解为标准化过程的各个可测量的标准化要求和实施程序及措施。

2.实施阶段，D(do)

实现策划阶段的工作目标，根据策划阶段的标准化要求、程序和措施，在企业内部组织信息标准化体系、信息标准化过程或单项标准的实施。

3.检验阶段，C(check)

在企业范围内检验标准化工作的结果。根据标准化的目的和要求，由相关技术部门或业务、管理部门对具体的标准化过程或单项标准的实施的结果进行测量和符合性检查、验证，得出评价结果。同时，也包括对信息标准的实施进行监督。

4.完善和改进阶段，A(action)

随着企业外部环境或内部信息化建设不断变化，对信息标准化体系或标准化过程运行状况和结果进行测量、分析，采取有效措施改进体系和过程，以持续不断地提高企业信息标准化的水平。

(二)实施步骤

根据ERP系统在企业的实施步骤，企业信息标准化也可分为五个阶段，如下图所示：

七、结论

本文对企业ERP实施过程中有关信息标准化的问题进行了研究，结合ERP项目实施步骤，并提出了系统的解决方案，参照信息系统的建设思路，提出了信息标准化的PDCA实施方法论，对企业实施ERP及类似大型管理项目的信息标准化或数据准备工作有一定借鉴意义。