ERP实施的项目管理(下)

ERP实施的项目管理(下)

二、项目的表现衡量和质量管理

质量管理是项目管理的重要方面之一,建立和执行适当的表现衡量标准是进行项目质量管理的关键。

1. 建立项目的表现衡量标准

项目表现衡量标准的制定依据是项目计划,通过项目目标和实施策略的具体内容建立项目的期望,作为项目表现衡量标准的基础和核心。具体的项目表现衡量标准可以包括以下主要的内容:

·工作范围和项目具体步骤;

·基本时间估计和成本预算;

·财务预测和资金计划;

·工作详细安排;

·质量要求;

·项目小组满意程度;

·最终用户满意程度;

·企业管理层和出资人满意程度。

2. 观察项目的实际表现情况

通过项目执行过程中正式或非正式的渠道,收集项目实施的有关信息,观察项目实际的表现情况。在这一步骤中可以利用的信息渠道有:

·正式渠道,如:项目进度报告,项目例会,项目里程碑会议,各种会议纪要等;

·非正式的渠道,如:与项目小组成员或最终用户的交谈和讨论,与企业管理层或出资方非正式的交流等。

3. 比较实际表现和衡量标准

比较项目实施的实际表现和预先制定的衡量标准主要是通过回答两个问题:"项目进展如何?"和"如果发生了与项目计划的偏离,是如何造成的?"。

表现衡量标准为客观评价项目状况提供了依据,使决策人员能够迅速、有效地对项目的实际进展情况作出客观、公正的判断,从而及时采取必要的措施。通过表现衡量标准对项目的进展状况进行评估,始终是项目小组和企业高级管理层的责任。

4. 采取纠正措施

在比较项目实际表现和衡量标准后,如果出现偏差,就需要采取纠正措施,及时将实施项目拉回到正轨。纠正措施可以采取以下的形式:

·重新制定项目计划;

·重新安排项目步骤;

·重新分配项目资源;

·调整项目组织形式和项目管理方法。

三、项目风险的管理控制

在对企业实施ERP系统的风险分析中,我们意识到,ERP项目潜在的风险包括:软件风险——如软件功能风险和软件选择风险;实施风险——如项目组织风险、时间和进度控制风险、 成本控制风险和实施质量控制风险、转变风险——管理观念转变的风险、组织架构调整的风险 、业绩考评体系改变的风险等。对ERP项目过程中发生的或可能发生的各种风险进行管理和控制,是项目管理贯穿ERP项目全过程的重要内容。

以下是对项目风险管理和控制的方面和工具作一介绍。

1. 风险管理模型

对于一个ERP实施项目的风险管理,首先需要对项目本身有着深刻的认识和理解,通过理解项目去识别项目潜在的各种风险。在对项目风险识别的基础上,评估进行项目风险管理的控制点。经过识别项目风险和测试风险管理的控制点,筛选确定剩余的、需要着重注意的项目风险,并对这部分的剩余风险作出进一步的说明。在项目实施的过程中,针对这部分风险采取专门措施进行风险管理和控制,从而最大程度地降低风险、控制风险。

在上述风险管理模型中,可以发现:在最初的理解项目阶段,识别的潜在风险可能数量很多;经过评估项目风险管理的控制点,对潜在风险进行筛选,去除那些可以运用通常的项目管理措施加以避免和克服的潜在风险,从而使实施人员可以将精力集中于那些为数不多的剩余风险上;在确定了剩余风险后,有的放矢地进行相应的管理和控制,最终使实施的整体风险能够得到有效的控制。

可以看出,风险管理的实质就是:识别风险、筛选风险、控制重点风险、最终降低风险。

2. 风险管理的具体内容

通常风险管理可以分为四个步骤:识别风险、衡量风险、管理风险、监控项目表现。

识别风险主要的工作是确定可能影响项目实施的风险并记录风险的特征。需要注意的是:风险识别是贯穿整个项目实施的全过程的,而不仅仅是项目的开始阶段;可能的风险包括各种内部因素和外部因素;在识别风险的同时,需要辩证地分析其负面效应(即风险带来的威胁)和正面效应(即潜在的机会)。

衡量风险,主要是对识别的风险进行评估,确定风险与风险之间的相互作用以及潜在的一系列后果,同时还需要确定风险的重要性和处理风险的优先次序。在这一阶段可以采用的分析工具,包括"风险评估矩阵","预期投资回报率"、"模拟"和"决策树"等工具。

管理风险是风险控制中最为直接、也是最为关键的一个步骤。在管理风险过程中,需要对风险的正面效应(即潜在的机会)制定增强措施,对风险的负面效应(即可能的威胁)制定应付方法。对于不同的风险,需要根据其重要性、影响大小以及已经确定的处理优先次序,采取相应的措施加以控制,对负面风险的反应可以是尽量避免、努力减小或设法接收。另外,在处理风险时需要注意"及时性"——即在第一时间对各种突发的风险作出判断并采取措施;以 及"反复性"——即对已经发生或已经得到控制的风险需要经常进行回顾,确保风险能够得到稳定长期的控制。

最终,我们需要对项目过程进行监控,检查风险控制的实际效果,评价项目的整体表现。

综上所述,项目管理是通过项目管理循环,从表现衡量与质量管理、风险管理控制等不同方面对项目进行控制,使企业实现项目所预期的成果和目标。项目管理对ERP项目的成功进行、对各种实施风险的管理控制有着至关重要的作用。