6月决策 7月选型 8月签约开始实施 三家分公司上线 …… 这样的ERP实施过程看似不可思议，却是实际的经历 凌华的故事告诉我们： 选择了合适的合作伙伴，采用了正确的方法 ERP成功上线其实很简单 总部决策 2002年，初夏，日光灼热。 凌华科技集团总部，凌华董事会正在召开。 当时凌华集团已经进入中国3年零5个月，在北京、上海、深圳均设立了分公司 凌华科技 ERP实施“欲罢不能”
6月决策 7月选型 8月签约开始实施 三家分公司上线 …… 这样的ERP实施过程看似不可思议，却是实际的经历 凌华的故事告诉我们： 选择了合适的合作伙伴，采用了正确的方法 ERP成功上线其实很简单 总部决策 2002年，初夏，日光灼热。 凌华科技集团总部，凌华董事会正在召开。 当时凌华集团已经进入中国3年零5个月，在北京、上海、深圳均设立了分公司，员工数目已经由当初创业时的十几人发展成为200多人，未来集团还将在其它城市设立分公司，员工数目也将增加到1000人。公司的迅速成长对管理提出了新的需求，信息化的管理手段引入已是势在必行。董事会很快做出决议——为适应企业发展的需要，要尽快引入一套ERP系统。 其时正值2002年6月。 事出有因 董事会集体决议实施ERP，凌华实施ERP的想法由来已久。 早在决定引入ERP之前，凌华已有一套中小企业商贸管理系统，但该系统主要功能为进销存，在生产管理上有很大缺陷，系统结构也不适应企业现在的规模。由于是小厂商提供的产品，服务也是一个问题，诸如死机等现象频繁出现却得不到解决，影响工作效率之外，更为关键的是该系统已经无法升级，无法适应企业进一步发展的需要。 从99年成立至今，凌华员工已由当初的十几人发展到今天的京、沪、深三家分公司，200余人，在管理上形成了很大的压力，但这种压力绝不仅限于人事管理这一方面。随着企业规模的不断扩大，在生产上凌华面临更大的压力。作为典型的电子企业，凌华完全采用依订单生产模式，客户需求呈现“小规模、多样化”方式——凌华主要产品为工业计算机，产品完全根据客户需求订制，根据CPU、存储等硬件的不同，可以衍生出上百种产品。虽然每次接单只有几台，十多台已经属于大单，但总的来说，每月订单量很大，用户要求时间急，这一切都对凌华的物料配备、生产周期控制等形成了很大的压力，这也是ERP系统重点需要解决的问题。此外，凌华目前正处于上升期，企业规模还将进一步扩大，预计在未来几年内，员工将增至1000人，分公司数目也将进一步增加。适应企业发展的需要，引入的ERP系统还必须具备良好的扩展性。 需求一旦明朗，选型也将随着展开。在这种情况下，现任凌华科技集团总管理处处长的李焱焱受集团委任，开始负责集团ERP的全部选型实施工作。 冷静选型 2002年7月，暑期已至，凌华科技ERP选型正式展开。 置身国内IT圈多年，耳濡目染，李焱焱深知肩上责任重大——国内实施ERP失败案例很多，ERP投资巨大，作为企业实施ERP的第一步，选型成功与否，将直接影响到ERP实施的成败，必须选择一家有实力的ERP公司。 基于企业现状，凌华将选型的关键标准定为两条：首先要具备强大的生产管理功能，能够适应凌华的生产模式；其次，服务能力也非常关键。另外，价格也要比较合理。这几条看似简单，其实却颇难满足，毕竟国内的许多ERP产品均脱胎于财务软件，生产管理上实为其弱项。在选型之初，众多国际、国内的ERP厂商来到凌华参与评估，但在这几个条件面前，ERP厂商们纷纷败下阵来。有一家国内颇有名气的ERP厂商当场表示：在生产物料方面我们的产品确实有所欠缺，如果你要更好的，我们还有一套软件，不过费用就更贵了。 几经周折，最终综合产品、服务、价位等多方面因素，凌华最终选择了***管理系统有限公司作为合作伙伴。“我们选择ERP产品，最关心的是是否适合我们的企业。目前的ERP产品，在库存管理方面各厂商差距不大，但在最为关键的物料管理、生产管理方面，易飞非常成熟，比其它厂商的产品全面，而且产品功能灵活。像查询系统非常好用，从整体功能来看非常适合凌华这类电子行业的需求。其次是公司规模，***实力很强大，产品线非常完备，标准化的服务让我们觉得非常放心。再次，产品本身是否具有一定的扩展性。易飞ERP软件从目前看，通过不断增加的各项功能模块，从而展开深层次应用，将能够保证企业5年以内的基本需求，这对一个发展型的企业来说，也是至关重要的。”李焱焱这样回忆当时的情景。 稳步实施 2002年8月20日，凌华与***正式签署协议，凌华ERP项目正式开始实施。 双方先期签约模块包括管理维护系统、存货管理系统、销售管理系统、采购管理系统、应收/应付管理系统、自动分录管理系统、会计总帐管理系统、料表管理、工单/委外管理系统、批次需求计划等十个部分，其后又陆续添加了一些模块，最终可实现北京、上海、深圳40人同时上线。 在ERP实施中，***先期对凌华流程进行了调研，规划了实施模块和实施步骤。随后展开培训工作。上海、深圳相关人员聚集北京，进行了为期一周的培训。培训结束后流程的优化也同期展开。在这方面***在为电子行业客户服务过程中积累了丰富的经验，有100多个标准流程可供选择，双方很快就新流程达成共识。 针对凌华“小批量、多样化”的生产模式，***提供了功能强大的批次需求计划。由于凌华现有的生产模式对人力资源占用极大，对每个客户需求都是不一样的。如何能够更好地保证品质更及时地将产品提供给客户，都是凌华需要解决的问题。基于ERP系统，凌华生产中的数据管理问题得到了很好的解决，通过实施ERP管理，凌华能够实现电脑的自动排程，根据客户订单的状况及时调整生产计划，产品的效率得到了质的提升。 在生产方面，***对凌华现有流程和环节进行了细化，企业发生各种情况都有相应的管理方法去处理。以最典型的生产为例，在原有的系统中，只要领料在财务帐目上的反映就是出库，而无法在生产环节对物料进行监控，无法得知这些物料是否已经成为产品，或者还是半成品，这样就无法对企业资产部分中的现金流进行掌控，无法避免在线现金流的无谓增长，这对成长型的企业来说是很可怕的。现在易飞为其提供了一个生效审核，只有审核得到上一级的批准，变化才能在帐目上得到体现。并且，易飞还提供了一个单别管理，能够根据企业不同的需要设置不同性质的单别，控管信息和用料。比如领料，可以分为两种单别，一种正常领料一种是非正常领料，非正常领料就是计划里没有但是又需要的，现在就走另一种单别，走这个单子就要主管审核，相对比较严格，其他的就按订单，靠单别来规划不同性质的领料，核算到不同的会计科目上。这样保证了在财务上对生产管理的严格监控，使企业生产计划从物料环节开始就能够有效实施。 同时，针对ERP的实施，凌华在管理机构上也进行了调整。2002年10月，凌华集团总管理处成立，李焱焱担任处长，负责ERP的实施工作。原来北京没有物料、生产管理这一岗位，但实施易飞ERP的MRP、生产管理模块后，根据实际需要，凌华在北京增加了物料、生产管理这样一个专门的人员。11月初，北京通线，考虑到数据切换的方便性，凌华原定于2003年1月1日京沪深三地同时上线，后因电信局的问题，北京、上海按原计划上线。2003年5月，深圳分公司ERP上线。至此，凌华三个分公司ERP全部上线，易飞开始在企业经营中发挥重要作用。 风雨历程 从开始实施ERP到各分公司全部上线，共用时9个月。回顾凌华的ERP实施经历，李焱焱表示：“凌华ERP项目能顺利上线，因素很多，从凌华方面来说，领导重视，员工也非常团结，各部门非常配合，同时***也给了我们很大的支持，规划组织非常到位，细节问题考虑的很全面，而且***在电子行业的丰富经验也帮助我们少走了很多弯路。” 这种说法看似平淡，背后却包含着凌华和***工作人员的多少努力。对凌华而言，实施ERP毕竟是全新的经历，很多都需要在摸索中逐渐掌握。为确保ERP能按预定时间上线，以李焱焱为首的四人小组，加班加点，经常工作至深夜。由于凌华原材料众多，库存商品超过上千种，一旦出现错误，就需要重新查找，工作量巨大。 在这个过程中，***尽心尽力的服务态度给凌华留下了深刻的印象。“在试运行期间，除了心理准备不足的主观因素外，还出现过很多问题，主要是我们对系统不熟悉，不知道从何查起，为什么会出现这些问题。***一方面给我们进行了详尽的培训和咨询，另一方面，一旦出现问题，总能在第一时间解决，哪怕是在半夜，我们也能从***那边得到帮助。双方的工作人员曾经为了调试运行系统，曾经不分昼夜连续奋斗了一个星期。正是有了这样一批敬业人员，才使凌华ERP的成功变得看似容易。”李焱焱如此回忆到。 正是在凌华和***的共同努力下，凌华ERP项目才能克服种种困难，顺利上线。 欲罢不能 谈到ERP在企业实施中的作用时，李焱焱戏称这是“上贼船容易下贼船难”。在ERP实施之初，曾有部分员工对于改变现有流程表示怀疑。系统上线后，更有不少人觉得“麻烦”——以财务为例，其它部门流程相对简单，都是电子化，可以直接打印，但在财务上就比较麻烦，原来马上就能看到今天的资产负债表，现在就要加一个月结的动作，原来财务从销售直接到应收，马上可以看到结果，现在要经过审核，过帐，结帐等等，才能看到一些数据，开始也不是很熟悉，觉得乱。 随着ERP应用的逐步深化，ERP的效果逐渐体现，人们开始逐渐尝到了ERP带来的甜头。在过去，由于缺乏一个有效的管理手段，生产上有多少料不知道，生产上占用多少资金不知道，一领料就变成出库，在财务上就变成应收帐款，原有的系统不能体现计划生产领走后就生产再入库的状况。现在不管是计划生产还是依订单生产，在会计报表上能够清晰地体现出半成品的数目。凌华能够清晰地了解自己的生产能力，控制物料流失。随着管理和生产的一体化，凌华现在在月末结帐时可以了解到自制半成品这个科目，物料周转率得到了提高，对企业的控制得到了增强。 ERP带来的积极效果使凌华的上上下下得到鼓舞。同时，由于凌华自身拥有一批IT技术过硬的人员，目前他们正在着手进行部分的二次开发，像针对销售经理的报表查询系统，料号查询系统等在开发中。对于此次ERP实施经历，李焱焱认为，很重要的一点就是选择了***作为合作伙伴：“***的产品很出色，服务人员素质也很高。更关键的一点是***自身在实施ERP过程中积累了很多经验，在这方面我们能从***得到很好的建议，不止是ERP方面的，像硬件、网络等方面都能从***得到有价值的建议。在实施ERP之前，我们曾预想过种种困难，在***的帮助下，我们的ERP实施很顺利，我想还是选择何种合作伙伴以及方法论的问题。” 在未来凌华将考虑引入办公自动化、CRM客户管理以及客户信息的管理系统在内的一系列信息化管理手段，以提升公司的整体竞争力。“当然，我们还是希望能和***继续合作。”李焱焱这样表示。(e-works)
