合同评审管理在ERP软件中的应用

合同评审管理在ERP软件中的应用

【 信息化】

现代的企业运作不仅需要拥有自身的资源，而且还必须把生产经营过程中的有关各方资源，诸如供应商、制造工厂、分销商、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能在市场上获得竞争优势，正如英国著名经济学家克里斯多夫认为的“真正的竞争不是企业与企业之间的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争”。

就管理活动的组织职能来说,任何一项重大的决策和计划的执行都必须进行组织，由许多部门、方面、因素以最合理的方式组合在一起，成为一个有机整体，并在一定条件下构成一个相互联系、相互影响和相互作用的动态系统，并努力获得非常好的的整体效益。而信息则是组织的粘合剂，组织的生命要靠信息来维护，所以管理活动实际上就是通过收集、加工、存储和传递各方面的信息，从而进行决策、计划、组织和控制的过程。

合同评审正是根据客户要求对生产经营过程中的企业供应链进行的一种演绎，为确保客户对产品及服务的所有要求得以明确，并确保已明确的客户要求在本公司的生产管理活动中能够得以顺利实施，并在订单接受之前确认其要求被客户同意。

企业在对销售合同（意向）的评审一般是由相关部门负责人通过合同评审会议或合同评审表进行的，各部门负责人根据本部门的信息资料对销售合同（意向）进行评估。评审程序一般为：

1）销售部门根据客户提出的产品要求负责接单、定价、付款方式的审核，并就客户要求与客户进行积极沟通达成一致后制定销售合同（意向）；

2）技术部门根据销售合同（意向）判断能否满足客户质量需求后将信息反馈给销售部门；

3）采购部门根据销售合同（意向）判断合同所需的采购物资及其供应商供货时间及价格后将信息反馈给销售部门；

4）财务部门根据销售合同（意向）与采购供应商的现行价格在判断合同的盈利状况后将信息反馈给销售部门；

5）生产部门根据销售合同（意向）进行生产模拟排产，在确定生产数量和发货日期后将信息反馈给销售部门；

6）销售部门根据评审中不能满足客户要求的反馈信息与客户进行沟通、协商，在双方达成共识后签订销售合同。

由此可见，合同评审是集销售管理、技术管理、采购管理、库存管理、生产能力、成本管理为一体的信息预测与分析，评审的要素就是各部门所应对于合同中产品的相关信息。

在合同评审的过程中，由于各部门的工作具有相对的独立性，容易使它们只考虑自己部门的利益，缺乏整体现念，不易在各部门之间协同配合，在无序的状态下，就会产生内耗，即系统内各子系统之间的作用相互抑制、相互冲突，从而使各种有用的力量相互抵消，这种部门管理的缺陷主要体现在下列情况：

1）沟通不良。上情不易下达，下情不易上传；

2）手续繁多。一项工作要经过许多部门审批，而且一个部门如果通不过，就不能付诸实施；

3）反应迟缓。一切决策权都集中于最高层，遇到问题需要逐级请示，待最高层做出决策后再逐层传达，因而使组织行动缓慢、效率低下；

4）权责混淆不清。有些工作，各部门相互推诿，无人负责；而另外一些工作，则各部门都要插手，相互掣肘或者上下侵越，相互干扰；

5）决策缓慢。非重大的一般性决策，也要许多部门、许多人反复讨论协商，才能形成最后的决定，从而影响决策的时效；

6）本位主义。各部门仅关心自身的工作，部门之间难以协调配合，大家都只好各行其是，不相为谋；　　7）个人因素。个人是构成组织的基本要素和基础，人的个性多方面化对个人的工作能力会有很大的差别性，并且一个人无论他能力多强，经验多么丰富，如果得不到必要的信息，他的能力和经验就难以发挥作用；

综上述前六条均是个人因素在组织内不同状况下所演变的因果，因而组织的效能在很大程度上取决于个人之间的相互配合和相互协调。如何使信息收集工作不受个人主观意志的影响，抑制因个人欲望所产生的内耗，发扬个人的创造性、主动性、责任心是提高组织效能，实现信息化管理的一项环境要素。

ERP技术的出现弥补了“人治管理”下的部门管理中个人因素在预测与分析上的不足。ERP的核心管理思想主要是：

1）对企业整个供应链资源进行管理的思想，实现了对整个企业供应链的管理；

2）体现精益生产、同步工程和敏捷制造的思想，ERP系统支持离散型制造、连续型制造和混合型生产方式的管理；

3）体现事先计划与事中控制的思想。

ERP系统的管理方法主要体现在计划体系，主要包括：企业战略规划、生产计划大纲、主生产计划、物流需求计划、能力计划、车间执行和控制计化、采购计划、销售计划、利润计划和人力资源计划等，更重要的是这些计划功能与价值控制功能完全集成到企业整个供应链系统中。

在通过对诸多ERP软件实施例的分析，我们可以看出ERP软件系统的统计分析、预算计划功能在进、销、存模块设计中是非常完善的。但在软件实施运作时却由于频频出现的数据不准确、数据滞后问题而致使软件无法正常使用的现象。由于ERP软件系统在智能预测、细化管理计划、计划控制功能不足，制约了ERP软件系统的跨部门的智能化管理功能。

在物质生产控制过程中，贯穿着两种相辅相成的运动过程：一种是物流，一种是信息流。控制系统是一种由诸多要素以特定的内在结构方式为中介而联结起来的动态系统。也就是说，在控制过程中，必须运用一定的控制手段，构成一个连续封闭的信息回路，才能够保证系统目标的实现。这种封闭的信息回路，是通过一定的反馈机制来实现的。

合同评审在ERP软件系统中的应用，是跨部门智能化管理工具的一项标志，它实施的基础要素有：

1）信息集成

目前ERP软件系统采用的是通过对“人治管理”下的部门管理职能架构进行模块初始化的，这样ERP系统的信息链建立在部门信息管理的基础上，这就使ERP软件系统不能够彻底根治以往部门管理模式下的以部门为单位的“信息孤岛”。由于在软件操作系统中采用的自助式服务的运作方式，而制约了ERP系统的跨部门预算功能。反言之，由于系统的信息链是由部门根据生产结果进行维护的，所以只要有一个部门的数据不准确或时间上的滞后，系统的预测和决策就失去了可操作性。因而目前ERP软件系统所实现的是数据化管理，而不是信息化管理所要达到的跨部门智能化管理的概念。

2）信息标准化

物流是信息流的基础，同时又是靠信息流带动的，物流和信息流是相辅相成的，相比较而言，物流是生产过程的主要流程，生产过程的一切活动部要服从它的要求。

企业活动是以产品为中心的，产品的相关信息既是各部门所需的信息源。通过BOM表格式的设置与编制实现设计部门的数据信息同管理部门的数据信息的标准化与集成，实现企业信息集成和共享。彻底摆脱由于在“人治管理”下的部门管理中由部门工作人员自行收集信息和确定数据格式与部门信息质量随着人员的变动而改变的现象。

3）信息采集与反馈

信息流一方面伴随物流而产生，另方面要规划和调节物流的方向、速度、数量和指标等，使之按照一定的目标和规则运动。信息流是控制过程的主要流程，它既是确立目标的基础，也是检查和控制实施活动的依据，同时还是联结各个控制层次、阶段与环节的纽带。

因此，信息的采集点必须是流程的控制实施对象（生产工序），通过对全流程的控制实施对象（生产工序）的适时收集、分析才能够动态地反映企业目标在执行过程中的真实情况并加以控制。

维信资源管理软件在发明专利“基于工艺管理的差额分析法”的工艺分析的基础上对ERP的软件架构进行变革，实现ERP软件的合同评审功能的。

软件系统以工艺分析数据作为各模块的共享静态数据源并对系统进行整体初始化。合同评审操作流程是：

1）销售部门输入销售合同（意向）后，系统根据主生产计划、物料清单、各仓库的库存余额和在制零部件数量通过运算生成物料需求计划和采购需求计划；

2）系统根据采购需求提供应对于采购计划的分供方台账，通过对同类物资的多家分供方进行供货信誉、产品质量、价格等比对的审核并在取得分供方的供货承诺后生成采购合同（意向审核稿）；

3）能力需求分析是根据采购合同（意向审核稿）的供货时间，通过工序产能分析对各工序已下达的生产计划进行运算生成生产排产计划（审核稿），通过审核确认后生成生产排产计划、采购合同（意向审核稿）；

4）系统对销售合同（意向）的产品价格与现行采购价格的产品成本比对与确认后，根据生产排产计划、采购合同（意向审核稿）的信息反馈由系统生成销售合同和采购合同。

通过ERP软件系统的合同评审管理能够有效处理了信息化管理中的人——机关系：

1）系统制度化的信息采集体系，保障了企业信息质量的持续稳定和不再受到人员变动所带来的紊乱；

2）系统的跨部门管理功能，克服了部门负责人因部门“信息孤岛”所进行的大量部门间沟通、协调；

3）系统的计划生成功能，克服了因部门主管的个人主观意志在自助式部门计划管理决策中的个人影响；

4）系统的制度化管理，制约了部门与个人利在决策中的影响，发挥个人在执行计划时对管理目标的创造性、主动性、责任心，和在自主意识下创造的最高经济效益。