大话ERP之系统上线前最后一次检阅

大话ERP之系统上线前最后一次检阅

经过一段时间的努力，ERP系统终于引来了最后的关键时刻，上线前的检阅工作。在ERP上线前，要对ERP系统的基本设置及基础数据最后检阅，查处一些基础的错误并改正，以防上线以后，手忙脚乱的情况出现。

最后检阅时，要关注以下几方面内容。

一、 上线时间是否合理。

ERP什么时候上线是非常有讲究的，要考虑多种因素。若时间选择的不好，则后续会有很多调整工作。一般来说，在上线时间的选择上，要考虑如下几个条件。

1、会计结帐时间。一般企业，都是按自然月来进行结帐。也就是说，每个月的最后一日，为企业的结帐日。但是，我遇到过好几个客户，不是按自然月来结帐。出于一些特殊的考虑，他们是以某个特定的日期，如每月的25日，作为企业的结帐日。超过这个日期发生的业务，都被当作是下一个月的业务。ERP上线的非常好的时机，个人认为以结帐日的后一天为好。因为如此，ERP系统中就有一个会计月份的数据，对于后期报表的制作、数据的统计分析等等，都是非常有帮助的。

2、企业现在忙不忙?我们都知道，在ERP上线初期，由于用户对系统操作不熟悉、对自动化流程不熟悉，在系统转换的时候，犯错误的几率会比较高。若企业挑在生产旺季进行项目实施的话，那不是给企业用户忙上添乱吗?在生产旺季，企业各个部门可能已经满负荷运作，平时还要加班。在这种情况下，若急忙执行ERP项目的上线工作，在ERP操作过程中，万一发生错误，那就不得了了。对本来就在满负荷运作的企业团队，更是一个晴天霹雳，会大大的影响企业的生产与采购计划，从而最终影响企业的生产经营。我的一个同事就遇到过这种问题。他的一个客户不听他的建议，一定要在企业生产旺季上线。后来，由于采购员操作系统不熟练，在开采购单时，把交货日期写错了，整整迟了三个星期。由于各个部门对于EPR的运作还不是很了解，在审核与查询的时候，都没有发现这个问题。最后，在生产准备生产的前三天(按照企业管理制度，在生产开始三天前，企业生管人员要确定材料的到货情况。)，才发现这个物料没有到位，而采购单上显示的交货日期还有在三个礼拜后。怎么办呢?最后只要企业自己掏钱，把货从供应商那边拉过来。其实，这是一个非常低级的错误，只有在系统不熟悉的情况下，才会发生。所以，我们要把系统上线的时间安排在淡季，尽量把因为对于系统不熟悉而造成的操作失误的影响减少到最小。

所以，企业即使已经做好了上线前的准备工作，但是，在上线之前，还是要考虑一下，现在上线是否合适，是否是最恰当的时机。

二、 库存数量是否准确。

库存数量是ERP相关作业能否正常运行的基础。如物料需求计划系统，其要能够跑出一个准确的数量，则库存帐上的数量必须准确，至少要跟仓库的手工帐一致;又如ERP系统在计算成本时，库存的成本金额必须准确，否则，系统计算出来的成本结果会跟实际的生产成本相差十万八千里。再如，若库存数量不对，还可能影响仓库出不了货。如成品仓库被设置成了不允许负数出货，则若期初成品库存不准确，明明实物有800套，但是系统帐上只有600套，那系统单据在审核时，就无法顺利完成审核作业;若成品没有被设置成不能负数出库，则系统帐上就会出现负数的库存，这与实际情况也是不符合的。

所以，为了系统计算出来的结果能够被企业用户直接拿来使用，相关的单据操作能够正常进行，在系统正式上线前，非常有必要确认一下库存数量是否准确。

我本人在项目实施的时候，一般建议在上线前，企业进行一次库存的盘点。把盘点的数量跟系统数量进行对比，若有差异，则要及时调整。而且，库存盘点的作业，在上线后至少开始的三个月，要每个月实施一次。如此，才能保证库存数量跟系统帐上的数量一致，以利于系统的计算与操作。

三、 期初资料的核对。

期初资料对于ERP项目上线也是非常重要的。如果期初作业不整理完善，则ERP系统的相关作业可能会变为无源之水，没有源头。如在ERP系统上线的时候，很可能已经有了销售订单在生产了，只是还没有入库。此时，如果销售订单不录入系统，则在销售订单出货时，就不能利用销售订单转换为出货单作业。因为系统里没有销售订单，又怎么转换为出货单呢?

再如应收帐款、应付帐款也存在这个问题。如企业在上线的时候，还有100万的货款没有付清。若在上线的时候，没有把入库单或者应付帐款单据输入系统，在付款时，直接把输入付款单，那这张付款单就来无依据。这对日后的稽核非常的不利。

类似的情况还有很多，如上线后，已下采购单但还没入库时，材料到货时系统没有采购单;又如上线后，已生产但没有完工入库，在生产订单完成要入库时，开入库单时没有原始单据。类似的问题，可以举个一箩筐。

若在上线的时候，没有把这些期初数据整理清楚、核对准确，则这些问题会因企业生产周期的不同，而影响用户，短则几个月，长则半年、一年。

所以，我在推进ERP项目时，一般都要建议用户把这些期初数据整理完善，并同基础数据一起，导入到ERP系统中去。如此，能够保证系统的每一支作业，都能够从头做到尾;而且，还可以从尾追踪到头。使得ERP的相关流程，能够形成一个闭环。

四、 用户权限的核对。

用户权限也是一个要关注的焦点。若显现设置得过小，则当系统上线时，想看某个东西，却看不到，或者想审核某张单据，却无法审核;若权限设置过大，销售人员本来不能看到采购价格现在却可以看到等等，又会造成机密信息的泄漏。

所以，在上线之前，要先核对一边用户的操作权限，在核对用户操作权限时，特别注意一下几点：

1、相关单据的修改与删除权限。一般来说，只有单据的创建者本人才可以修改单据内容或者删除单据。其他任何人，即使是创建者的主管也无法删除单据。都是贯彻谁建立的单据谁负责的原则。因为只有如此，创建单据的人才能确保自己建立的单据自己修改。若不是如此，自己建立的单据被别人修改，而没有告诉自己，会造成不必要的麻烦。在ERP项目上线之前，要重点关注系统的权限能否支持及是否如此设置。若不能实现，要跟用户说明，你的单据还有谁可以修改及确定修改后信息交流的过程。

2、一些机密信息的权限。如销售订单的价格 ，可能只允许少部分人查询;采购订单的价格为了防止给其他供应商知道，可能只允许采购员查询;化工行业的配方更是机密，可能只允许研发人员访问，等等。对于这些机密信息的访问权限，在ERP系统上线之前，一定要先梳理一遍。否则，信息泄漏将给项目负责人带来大麻烦。

3、报表的查询权限。根据我的经验，在权限整理的时候，最容易忽视的就是报表查询的权限。因为报表可能好几个部门都要用，但是，报表的内容又是非常全面的，可能其中包含了一些比较机密的信息。如你虽然在采购单中对于仓库隐藏了采购单价，但是，在采购日报表中，显示了采购行合计金额。如此，根据这个金额跟采购数量，用户就可以知道采购价格了。

用户权限核对与梳理，是一件非常繁琐的工作，若做得不好，会给企业造成比较大的麻烦。所以，在作这项工作的时候，用户要耐下心来，仔细的核对，注意每个细节。而且，这项工作不仅在项目上线之前要做，项目上线成功后，随着EPR系统的逐渐完善，企业仍然需要不断的调整。

我的建议是，权限的控制最好由专人来负责。用户需要什么权限，先进行书面申请，按照一定的流程进行确认。确认完毕后，交由系统管理员备档并在系统中进行相关设置。系统管理员在接受申请时，对于口头授权的权限，最好能够防止，而以书面为准。