ERP实务：如何处理手工开立采购单

ERP实务：如何处理手工开立采购单

最近，我接到一个客户的投诉，说他们根据销售定单导出来的采购单上，缺少采购单。这是怎么回事情呢?

原来，我这家客户的产品全部都是出口。所以，他们需要根据销售的产品，根据销售定单找到采购单，然后，把采购的东西进行商检。只有商检通过，才能进行报关等的后续动作。所以，根据他们的需求，通过自定义报表，我们给他们设计了一份报表，就是根据销售定单找出对应的采购单。当然，前提是他们在销售定单生成采购计划时，不同的销售定单之间不进行合并。这些功能都可以通过系统配置来实现。

问题是，现在遇到一个难题，为什么采购定单会缺失呢?根据我的一番了解，原来采购部门存在手工下单的情况。

如现在某张销售定单中可能数量比较多，在生成采购单的时候，某个零件的采购数量有一万件。采购部门可能担心一个供应商来不及生产或者出于平衡供应商等目的，所以，在下采购单的时候，分开下。根据采购计划生成的采购单上的数量为一万件，采购员把这个数量改为了五千件。这个操作没什么问题。接下去，采购员又手工开了一张采购单，采购单的数量为五千件。这个操作就有问题了。因为现在采购员是手工开立采购单的，所以，手工开立的采购单没有跟销售定单之间的关联。故，在根据销售定单导出采购定单的时候，就没有这些手工开立的采购定单明细。就是因为这个原因，导致了采购定单的缺失现象。

根据我的调查及以前的工作经验，发现还存在一些情况，可能采购员会手工的下采购单。

如物料计划员在维护采购计划的时候，可能认为这个零件有库存，不需要采购。然后就在维护采购计划的时候，把该采购计划指定结束了。如此，在根据采购计划下采购单的时候，就没有这张采购单了。但是，后来物料计划人员发现，该零件还是需要采购，库存零件可能不符合要求。故就通知采购员开采购单。这种情况下，采购人员就手工开采购单。如此，采购单因为没有前置单据，所以，就跟前面的需求来源失去了联系。

再如，有一次，我一个客户，他们按采购计划下采购单，物料也送过来了。但是，物料送到后，发现该物料有质量问题，检验不合格。怎么办呢?只好退回给供应商。然后，向其他供应商采购。所以，采购员又手工的开立采购单。这导致该采购单又没有前置的来源单据。故，就失去了采购计划等的联系，这对以后报表的生成及成本计算等会产生一定的影响。

那采购单手工开立会有哪些危害呢?

一是可能会影响某些报表。就如上面我这家客户，他们可能出与报关等的需要，需要有一份报表，能够导出销售定单对应的所有采购单。如此的话，他们去报关的时候，就不需要一张张的去寻找采购定单，这对于他们来说，是非常有帮助的，可以提高工作效率。但是，若我们现在手工开立采购单的话，生成这张报表时，难免采购单会有所缺失。若是手工开的采购单，就不能在这张报表中出现。这给他们检验员的工作，带来比较大的麻烦。

二是可能会影响成本的统计。我有不少的客户，他们是接单生产为主。所以，他们在统计材料成本的时候，比较喜欢根据销售定单来统计材料采购成本。因为接单生产的企业，材料都是按销售定单来采购，而且，采购成本在他们生成成本中，占了大头。故，只要材料成本统计准确了，那生产成本也就准确了一大半。此时，他们就需要采购定单跟销售定单之间存在一定的关联。如此的话，就可以通过销售定单方便的找到对应的采购定单。这对于他们进行材料成本的统计，明显提供了非常便利的工具。

三是若手工开立采购单，后续出现问题，进行查询的时候，会比较麻烦。若现在要进行内部审计，审计员可能要追踪某些采购定单到底用于生产哪些销售定单。若采购定单跟采购计划、销售定单等关联的话，则在ERP系统中，就很容易查询出对应的销售定单，就知道该采购单用于哪些销售定单了。但是，若手工单进行手工开的话，就找不到这层关系了。那时，采购员不得不查询大量的单据，像大海捞针一样，去寻找采购定单与销售定单的关系，为非常的费事。其实，在很多时候，采购员或者其他计划人员，都需要查找采购计划来源。如生产管理人员需要查询，我现在的生产定单的料是否已经到齐，到齐的话，他们可以安排生产;没到齐的话，他们要进行追踪，实在没办法的时候，他们还不得不调整生产计划。而此时，若采购定单没有跟采购计划、生产计划进行关联的话，这也会非常的麻烦，很难进行生产缺料的追踪。其实，在ERP系统中，提供了一张生产计划缺料表，若采购定单、生产计划、采购计划、入库单彼此之间存在关联的话，通过这张报表，可以非常容易的查询出，某个生产计划，已经到了哪些料，还有哪些料没有到。但是，此时手工开采购单的话，就割断了采购定单、生产计划、采购计划、入库单彼此之间的联系，这张报表就无用武之地了。

其实，要解决解决手工开立采购定单的问题，也不是很难。下面，我结合我现在使用的ERP系统，来谈谈具体的解决方法。

在ERP系统中，采购定单、生产计划、采购计划、入库单及销售定单之间存在内在的逻辑关系。因为在跑物料需求计划的时候，系统先根据销售定单生成生产计划;然后根据生产计划生成采购计划与生产定单;然后，再根据采购计划生成采购单;最后，再根据采购单生成物料收货单。如此的话，销售定单、生产计划、采购计划、采购单、物料收货单就连成了一条线。从任何一个环节，如生产定单，向前查可以查询到采购计划、生产计划、销售定单;向后查可以查询到物料收货单等等。这些关联查询，无疑给我们的工作带了很多方便。而现在手工开立采购单，无非是打断了这层关联关系。那我们在手工开立采购单的时候，就要手工的指定这个关联关系。

解决方法一：

若现在物料计划员，在采购计划维护的时候，把某个采购计划错误的指定结束。后来又需要进行采购的话，怎么办呢?一般来说，采购员最好不要直接开立采购单。而是物料计划员先在采购计划管理窗口，把原先的指定结束的采购计划重新打开，然后根据这个采购计划重新生成一遍。因为已经有采购单的采购计划，不会重新生成采购单。所以，最后生成的，就是以前被错误指定为结束、没有生成采购单的采购计划。如此做的话，就可以在新的采购单与采购计划之间重新产生联系。当然，这就是要增加物料计划员的工作量。不过，我觉得这上值得的，至少以后采购员及其他用户的工作会变得轻松许多。

解决方法二：

若在不得已，确实需要手工开立采购单的时候，那就要手工指定关联关系了。如现在采购员因为某项物料采购量过多，需要在不同的供应商之间分摊采购数量的时候，那就先修改原先生成的那张采购单。然后在手工的开立采购单。不过在开立采购单的时候，要手工的关联采购计划。当然，这个关联的动作一定要选择正确的采购计划，否则的话，就容易出错。所以，若采取这个方法的话，为了保证操作的准确性，这对采购计划的编号就有一定的技术要求了。如采购计划的编写原则，可以根据销售定单号-生产计划号-流水号编写。如此，在采购单上关联采购计划的时候，一看编码就知道，该采购计划号是用于哪张销售定单、哪个生产计划。如此的话，采购员在选择的时候，就不容易出错。

最后，有时候采购员工可能没有这么自觉，在手工开采购单的时候，不会去关联采购计划。所以，我们在系统中，还是需要设置一个控制，迫使采购员一定要去关联采购单。我们可以在采购单单据性质中设置，若该采购单没有前置来源，即采购计划字段是空的话，则不允许审核。如此的话，就可以迫使采购员，一定要去关联采购计划。如此，采购员即使是无意，又或者是有意，系统都会提示用户，要关联采购计划。这样，就保证了每张采购单都跟采购计划、生产计划等产生了关联。那么，采购单手工开立的问题，就不再存在了。

不过，话说回来，手工开立采购单的时候，还是存在一定的风险。即当采购单员选择采购计划的时候，若选择错误的话，则这个对应管理错了，那后续的查询、成本统计等等，也会产生错误。所以，能够不手工开采购单的，就要避免手工开单。也就是说，能够用第一种方法解决的，最好用第一种方法解决。第二种方法是不得已而为止的。希望用户在具体选择解决方法时，还是要谨慎。