ERP为采购业务带来的巨大变化

ERP为采购业务带来的巨大变化

一、向管理要效益积极参与竞争

随着改革开放和市场经济的不断发展，大多数企业的厂长经理们都已经痛感到：传统落后的手工管理机制和模式已不能适应当前的市场竞争机制，要想求得企业生存和发展必须首先挖掘内部潜力提高生产管理水平，向管理要效益。也就是说尽快建立起具有较强适应能力和应变能力的生产经营体系和运行机制。尽快培训，提高管理人员素质，借助先进的计算机辅助生产管理系统，提高整体的管理水平和综合实力。减少生产经营各环节的浪费，降低成本。生产出高质量低价格的产品推向市场迎接挑战，否则将难以在竞争对手如林的市场中取胜。

企业在生产经营管理的市场营销、物资供应、生产计划与控制、财务成本等四大业务体系中物资供应的采购业务对生产成本影响还是比较大的。对于控制成本，极具挖掘潜力。

二、物资供应管理的重要性——人工管理条件下存在的主要问题

1)采购计划、外协计划编制不够合理。往往容易造成：多购或少购。提前期不准容易造成提前或拖期交货，造成积压或者影响生产。

2)对供应商的信誉如：供货质量、价格、交货准时率控制不严，存在人为因素。容易造成损失。

3)对交货的数量、质量、交期、价格等控制不严，也容易造成跑、冒、滴、漏。

4)对每一种物料的合理储备数量、合理的储备天数缺少分析手段，容易造成超储或短缺。

5)库存资金占用过大。

6)由于原材料和外协外构件不能及时配套，使生产计划拖期。

7)各部门的数据和信息资料为部门所有，互相脱节，重复记录，不准确，数出多家，造成数据不能共享，给经营决策带来困难。

从以上存在的这些问题中不难看出物资供应管理的混乱是造成企业经济效益不好的主要矛盾之一，也是造成生产混乱的重要原因。因此，首先搞好物资供应管理，保证合理供应，不仅可以大大减少库存资金占用，而且对生产合理有序地进行提供了物质保证。

三、企业实施ERP系统首先从物资供应管理入手的好处

北京利玛信息技术有限公司，推出的CAPMS——ERP商品化软件，覆盖了制造企业产、供、销、人、财、物各个生产经营环节，为优化企业的制造资源的管理提供了全面解决方案，它包含了生产、营销、物资供应管理、财务设备、人事等十几个子系统。

一个企业实施这样一个庞大的系统应如何入手呢？我们的经验是，首先选择物资供应管理作为突破口。由于物资供应管理是基础。又是当前管理中影响经济效益的主要矛盾，因此开发实施ERP项目首先从物资供应管理入手是能够尽快取得明显经济效益的捷径。一般物资供应管理实施电脑化后可压缩库存资金占用30%，如宁江机床厂，物资供应管理实施后金属材料库资金占用由450万下降到了300万，减少了150万。

四、物资供应管理的范围和目标

我们这里所说的物料管理不是简单指采购订单管理或单指库存管理，而是包括物资供应处的整个业务范围。从物料需求计划的编制，采购订单的下达，采购合同管理，供应商管理和库存管理的总和。

物料管理的目标是采用先进的MRPⅡ运算逻辑和方法，管理计算物料需求，对采购合同的签订、到货、验收、入库、生产发料都给以严格的监督与控制，建立起物资供应的闭环控制系统。该系统要有较强的快速反应能力。在市场需求和生产计划频繁变化时，物料管理系统也能随之迅速作出相应调整。以达到既保证生产需求不缺料又能降低库存资金占用，压缩采购提前期，加速资金周转，提高经济效益的目的。

五、物资供应管理系统的功能

物资供应管理包括了ERP系统中的数据管理(BOM)、物料需求计划、采购订单管理(包括供应商管理)、库存管理等4个子系统。

1、数据管理子系统

⑴ 项目数据维护

这里项目指产品、部件、零件以及它们所用到的原材料、外购件、标准件等。该功能提供了将这些项目中与物资供应相关的字段，如 编码、物料名称、型号、规格、供应商、采购提前期、批量政策、批量价格等录入计算机，统一管理维护，为其他子系统调用和共享。

⑵ 产品结构与数据维护

本功能用于定义和描述产品是由哪些部件组成，部件是由哪些零件和原材料组成。这种产品结构还给出了父项对子项的关系和需求数量。这是计算物料需求计划的依据。

⑶ 产品结构数据分析

该模块不仅提供产品结构树的多种展开 单级展开、多级展开和综合展开 还提供相应的反查功能。当发生缺料时该功能特别有用。产品结构复制功能对同一系统产品结构相近的产品结构的建立提供了方便。复制后只要少量修改即可完成，大大提高了工作效率。零部件成批替换功能对由于工程改变，修改设计等原因，某些零部件、外购件原材料需替换时，可自动将产品结构树中所有相应的项目同时替换。

2、物料需求计划子系统

本子系统将根据产品的生产计划的数量、交货期和数据子系统提供的BOM清单材料消耗定额并考虑可用库存和已订购数量科学合理的计算生产用料，计算结果是：采购什么？采购多少？何时订货？计算方法是采用国外通用的标准的MRP算法。MRP(Moterial requirements planning　，是根据主生产计划需要的项目、库存状态和物料清单(BOM)，模拟未来状况和预计未来缺件情况，从而按零件的提前期和批量准则，编制所需零部件、原材料的含和采购计划，保证主生产计划的实施。计算公式如下：

净需求=毛需求-可用库存-已订购量

毛需求=某产品计划产量×单台产品的消耗定额

计算结果可查询也可打印输出。提供的异常信息报告中对会把哪些应该订货而未及时订货和漏订的将材列出来。系统提供每项原材料需求任务的反查功能。该功能对订货延误漏订的或拖期交货的项目进行反查可查出受影响的直接父项和最上层的产品计划以便计划人员及早的有针对性的采取措施予以解决。

3、采购管理子系统

根据生产计划要求和可用资源计算的物料需求进行采购，对采购订单登录。

(1)采购合同管理

提供采购合同订货交期，价格及附加条款登录和护物料到货和付款信息的登录和维护。对异常终止的合同或项目提供人工结案处理。

(2)采购合同综合查询

可对每张合同的订交货、付款情况进行查询。可对所有合同采购的物料进行分类统计查询可对拖期交货和拖欠付款进行统计查询。可对采购费用、物料来源进行统计。

(3)供应商信息管理

对供应商基本信息、供货情况、订购金额进行统计查询。对其供应物料的价格和合格数量进行查询。它为订货时选择供应商提供了参考依据。

4、库存管理子系统

及时正确地将各种出入库单录入计算机建立流水账和主账取代手工记账；业务。以保证库存数据动态准确性和及时性随时提供库存各类信息以作为采购、生产、物料需求计划之依据。及时分析库存超储、短缺状态，最大限度地降低库存资金占用，加速资金周转。统计库存活动情况及提供各类库存报表，为管理人员的正确决策提供依据。

(1)库存定义代码功能

可对不同仓库如金属材料机电产品毛胚、半成品给以不同仓库编码仓库管理方式可定义为按货位和批次管理，也可只按物料项目管理。可对不同出入库类型如采购入库、生产领有国各种退库、转库销售出库等给以编码和定义。

(2)库存流水账处理

对每笔入出库单进行登录和维护并可按库号和物料号查询一段时间内的每单入出库活动。库存主账自动生成每种物料的累入累出量和现有量。并可按库号起止物料号查询上述各量。

(3)库存统计分析

本模块旨在帮助管理人员进行各种库存统计分析。对加强库存、减少库存积压，减少物料报废和资金占用十分有用。

六、ERP为采购业务带来的变化和取得的经济效益

由物料需求计划、采购合同管理和库存管理构成的动态信息网络所提供的准确信息，为供应处各级管理人员的管理决策提供了科学依据，特别是在市场需求和生产计划频繁变化的情况下，物资供应的采购计划、外协计划也能做出相应调整。这种适应能力和科学管理方法将能达到：减少库存资金占用，保证生产不缺料，加快资金周转，降低成本、提高经济效益的目标。

根据国内外成功实施成功的统计资料，物资供应管理电脑化后，一般可取得如下经济效益：

采购提前期压缩 30-50%

库存资金占用下降 30%

采购计划编制提高功效 200倍

采购合同管理提高功效 12倍

库存统计分析 6倍

由于工作效率的提高解脱了计划员、统计员、采购员、仓库保管员等繁琐、重复登账、统计、核算、制表工作，使他们有精力来研究问题解决问题，发挥他们的创造力。摆脱事后救火的被动局面。

当你成功地实施了物资供应管理时，不仅能取得上述的明显的经济效益，而且为实施与生产管理、财务成本管理的集成打下了坚实的基础。为逐步实现全面的现代化管理增强了信心。