医药企业成长路艰辛 BI助力企业发展

医药企业成长路艰辛 BI助力企业发展

【信息化】始建于1968年的湖南洞庭药业股份有限公司(下称“洞庭药业”)，历经半个多世纪的发展，由一个仅能生产酊水糖浆的小型企业，发展壮大成为产品结构独特、经济效益稳健、集科工贸于一体的综合性药业实体。从经营角度看，洞庭药业是成功的，而从管理角度讲，我们更应看到洞庭药业是如何完成自我完善、升级的过程。

尽管洞庭药业目前已经成为中国最大的止血药和抗精神病药生产基地，但财务总监兼信息化负责人龙玲先生回顾过去时这样说道：“1996年，洞庭药业被列入全国医药系统37家和湖南省55家首批建立现代企业制度试点单位之一，迈开了企业改制的步伐。从此，洞庭药业的发展进入了快车道，如今其产品远销全球20多个国家和地区。洞庭药业的信息化之路正始于彼时。”

探秘信息化之路并不平坦

和许许多多中国企业一样，洞庭药业的信息化之路在不断探索中前进。作为洞庭药业“计算机使用第一人”，龙玲是洞庭药业信息化发展的见证人、推动者和规划师。他告诉记者，洞庭药业最初只是使用单一的财务软件来做简单的报表和凭证，在业务系统方面则尝试自主开发。随着企业的发展，单一的财务软件和分散的业务系统越来越跟不上企业的管理需求，龙玲开始考虑将主要的信息系统纳入到统一的管理平台。

2002年，洞庭药业选择了***U8系统，其最先上线完善了财务模块。2006年，洞庭药业财务与业务平台的统一成为迫在眉睫的问题，这一年，洞庭药业的客户已经达到两千多个，其在全国各省市均委派了区域经理，但财务与业务平台的不统一造成了应收账款管理困难。“当时，我们的财务用的是U8，业务用的是自己编写的系统，因为是两个不同的系统，所以会出现应收账款数据不一致的情况。比如，两个客户可能只有一字之差，如果经办人不注意，就会混淆了客户，等到账目核对时，分不清是财务的数据对还是业务的数据对”。因此，龙玲决定上线早已购买的U8供应链管理，至此，洞庭药业主要的业务系统与财务系统实现了平台统一。2008年，洞庭药业增加了管理外贸出口销售的费用管理系统，同时升级了U8系统，其整个企业的ERP管理基本完善。

平台统一之后，数据如何能够得到更好的分析利用?此时，洞庭药业对BI的需求浮出水面。龙玲有意选择***华表的BI系统——***BQ，原因之一是这款软件灵活易用能够满足洞庭药业的需求;其二是按照他的规划，洞庭药业的信息化系统最终将统一在***平台之上。但由于考虑到当时洞庭药业在基础数据的完整性上仍有欠缺，龙玲认为当时并不是上线BI系统的最好时机。

财务业务一体化之下的BI力量

系统的上线虽然被搁置，但准备工作一直在进行，经过近四年的努力，洞庭药业完善了企业的基础数据，迎来了上线BI系统的非常好的时机。2012年3月，洞庭药业正式开始实施***BQ商业分析平台，目前，BI系统一期项目已经完成，并已正式运行。

龙玲介绍，洞庭药业BI系统一期项目主要实现了财务主题分析和人力资源主题分析。整个BI项目的建设原则是“准确、高效、实用”。

在准确性上，一方面要保证数据、公式的准确，报表要体现各方面准确的数据，另一方面还要做到各系统的录入、审核都要准确无误。洞庭药业把产品结构分为原料、针剂、片剂，新开发的产品单独做监控。在产品发货时就设定好规则，设立了开票人和审核人，通过制定规范，提高原始数据的准确性，便于以后提取数据。

在高效方面，则要求任意终端电脑访问报表时数据刷新要具有高效性。洞庭药业对销售数据的分析有自己特殊的要求。其销售数据涉及到三个维度，包括区域、人员、产品，三个维度要互相叠加，比一般的行业分析起来复杂。在滞留资金的管理方面，洞庭药业也有特别的规则，比如给一个客户开了5万元的发票，它只回款了3万元的话，龙玲会不允许销售部门做核销，但是不做核销，在应收账款里欠款还是5万元，实际上回款已经有3万元，这种情况下的不允许核销为数据分析提供了复杂性。龙玲说，BI系统很好地解决了这一问题，对于不同维度的销售数据分析以及分年度的滞留资金分析通过BI系统都能够轻松实现，实现了报表的随时刷新，具有非常强的即时性，能够快速拿到销售分析资料。

在实用性上，从数据查询到报表展现再到BI分析以及图形界面都要做到实用，满足不同层面浏览用户能够清晰明确的看到所需报表和分析图表。作为财务部门的主管，龙玲最先体会到了BI系统带来的便利，比如每月的财务分析报告，在系统实施的时候就已经定义好，设定好财务指标，系统能够快速地呈现出来，缩短报表和分析报告周期，提高分析效率。在销售分析方面，销售人员通过实时跟踪销售数据分析结果，掌握了市场动态，并能够进一步地去分析销售上升和下降的原因，此外，通过BI进行人力资源主题分析，规范了人力资源管理，实现了资源共享。

龙玲认为，BI系统帮助洞庭药业初步实现了财务业务平台一体化之后数据的能量释放。

寄望未来用数据改进企业管理

谈到对BI应用的下一步计划，龙玲直言对目前BI带来的变化并不满足，“我要通过这些数据进一步改进企业管理”。

实际上，信息化注定要在洞庭药业大展拳脚。凭借产品上的高品质优势，洞庭药业生产的止血药占据了全球60%的市场，其产品质量控制标准远高于国家标准，产品利润率达到了20%以上。龙玲透露，洞庭药业不久将启用规模更大的新厂区，并准备未来三到五年上市运作。而信息化也将迎来又一轮建设高峰，逐步上线生产制造系统和成本管理系统，实现自动化办公。

信息系统的进一步完善将更加有利于发挥BI的优势。龙玲希望BI应用能够进一步深入到管理层，通过把ERP系统中的数据重新整合起来，使管理层通过BI的数据查询分析系统查询到各个业务模块的信息，同时对这些信息做进一步的综合分析处理，以仪表盘，图表等直观的形式展示出来，逐步把公司内部的信息系统数据都整合到BI系统中，为企业的发展提供坚实的数据支撑。