信息化项目“手术”如何做 成本管理是关键

信息化项目“手术”如何做 成本管理是关键

【 技术文章】

很多中小企业在面对信息化时经常有无从下手之感，看着功能繁多的ERP系统觉得其中每一项都不错，恨不得一下子把所有的功能都搬到企业中来，期望通过这种方法来使企业的信息化应用得到飞速的提升。

广州金莱冷轧带钢有限公司是由广州钢管厂有限公司、香港金钧企业(集团)有限公司和广钢企业集团有限公司三方共同投资组建的国有控股的合资公司。广州金莱冷轧带钢有限公司长期以来被列为冶金部冷轧钢带定点生产企业，是华南地区轻工业出口产品的原材料主要供应基地。主要生产碳素结构冷轧钢带和深冲钢带、发蓝包装钢带、高强度钢带等八个品种，全部产品获得冶金部质量认证和部优、省优产品称号。产量和销量雄居华南之首，产品遍布全国，远销东南亚，钦誉海内外。

“第一刀”初见成效

1999年以前，冷轧带钢厂还只是传统的老国营企业。随着市场经济的深入，管理落后、人员臃肿、产品跟不上市场需求的变化，加之销售乏力等问题导致其前身广州带钢总厂连续几年亏损，企业被逼到了生死存亡的边缘。传统的体制严重阻碍了冷轧带钢厂的发展，面对窄带钢市场需求的日益扩大，如何才能把握市场良机、起死回生，改革成为了企业最迫切的需求。广钢集团针对冷轧带钢厂的问题，认真研究对策，最后坚决将带钢厂的优质主体资产剥离出来与国外先进的钢铁企业合资成立了现在的广州金莱冷轧带钢有限公司。

机制的转变首先迫使金莱人必须向市场要“饭碗”，而产品质量和成本无疑是企业能否占领市场的保证。近几年来，钢铁企业面临的市场竞争环境发生了巨大的改变，客户对钢材的品种、规格需求越来越多样化，对产品的质量和交货期要求也越来越高。金莱通过引进先进的生产线，通过技术创新、小改小革，不断提高产品质量、降低生产成本，同时加大产品产量来降低固定费用。而当技术革新和产量扩大来降低成本的作用在一段时期内达至最大限度时，管理出效益就变得越来越重要。此时，金莱公司的管理层也意识到了增强管理的重要性，而信息化无疑是企业迅速提升管理水平的非常好的良药。因此在2001年，金莱的管理层决定通过引入信息化手段来增强企业在市场上的竞争力，并采用了广州本地一家软件公司的MRPⅡ系统，开始了信息化建设之路。

随后在不到一年的时间内，金莱上马的那套MRPⅡ系统便让企业初步品尝到信息化带来的甜头：到2002年，金莱窄带钢的成本比99年下降了差不多30%，较高提升了市场竞争力。而这一成绩，也让金莱公司上下对信息化更加的充满了信心。

“第二刀”从成本管理入手

不过，随着企业的发展和扩大，对于成本管理要求更加准确和精细，此时原系统已越来越不适应发展的需要，最重要的原因是该系统只提供了“品种法”来计算成本。“品种法”按产品品种归集成本，虽然计算和核算简单，但只适合大批量、单步骤的生产企业，随着金莱产品规格的增加，要求建立各级成本考核中心，对部门、车间、工序等生产环节提出了成本考核要求，因此需要有满足大批量多步骤生产的“分步法”来计算产品成本。由于“分步法”的复杂性，原软件供应商解决不了，迫使金莱人把目光投向了其它软件厂商。

有了上一次MRPⅡ系统的应用经验，金莱深知选择一个合适的软件对于企业发展的重要性，金莱的老总多次开信息化规划会时都强调：实施ERP系统，对企业的管理，特别是人员素质的提高，以及企业竞争力的提高，应该说是有很大的帮助，但对金莱这样一个基础管理还比较薄弱的企业需要有一个循序渐进的过程，要实施ERP系统，首先要把基础工作做扎实，不能把ERP当作一个摆设，所以金莱要根据公司的实际情况，逐步来推行。也正是由于对企业自身的清醒认识，金莱在软件选型方面并没有好高鹜远，而是从企业的现状出发，针对企业自身的实际需求，采取了非常务实的策略。

在确定了软件选型策略之后，选择合适的战略合作伙伴就成为金莱的另一个重要议题。其间，金莱先后考察了多家软件供应商，最终选择了***。

“K/3 ERP成本管理系统功能的全面性和灵活性打动了金莱。” 金莱信息化项目负责人说，他们通过深入分析，了解到K/3成本管理系统是围绕“费用对象化”的科学理论，通过费用归集、费用分配、成本计算的过程来实现多种成本处理的业务流程，同时结合了成本对象、成本项目、费用要素等重要成本概念来描述整个过程，并集成出入库业务、生产计划、车间管理、工资、固定资产等来构建一个完整的成本管理体系。这样就能使金莱顺利解决了从品种法到分步法核算的过渡，能更准确地计算出产品各生产步骤的成本，为公司的决策提供了更为科学的核算依据。

很多中小企业在面对信息化时经常有无从下手之感，看着功能繁多的ERP系统觉得其中每一项都不错，恨不得一下子把所有的功能都搬到企业中来，期望通过这种方法来使企业的信息化应用得到飞速的提升。

“手术”成功 效果明显

选型只是一个开始，实施才是软件能否成功应用的最重要因素。对于这一点，金莱人十分清晰。因此在ERP实施过程中，金莱并没有盲目追求“大而全”，而是针对企业最迫切需要解决的会计核算和成本管理下功夫，这样就极大降低了ERP工程的风险，保证了实施效果。对于金莱ERP软件的实施效果，其ERP项目负责人颇为骄傲：通过ERP软件的应用，金莱建立了一个科学的成本管理、分析体系，促使财务管理工作走上了正轨。金莱老总称赞道：“过去，财务部门在成本分析方面做得很不规范，报表不能及时得到，且做得不细，如今财务的水平提高后，对生产和经营的指导作用就更加明显。我们可以随时分析成本明细表，看出产品的成本变化和通过评估效益的高低来调整生产及销售策略。”他认为经过多年改革的作用和信息化的实施，目前金莱在产量、销量、效益等各个方面都比过去前进了一大步。同时，改革和信息化也不断促进金莱人转变观念，树立了竞争意识，市场意识，管理意识。通过强化基础管理，理顺了机构职能，精简了冗余人员，加强了管理人员的培训，特别是信息化和现代管理方法方面的培训。“通过两三年的人员调整，提高了整个干部和员工队伍的素质，有近三分之一的具有先进管理思想的中层干部都是近几年走上领导岗位的，年轻而有活力。通过信息化，公司按扁平化原则设立事业部制，公司领导下设八部一室，财务部成为公司核心职能管理部门，有更多的精力参与财务管理工作。”

金莱成本管理负责人认为ERP软件对金莱公司最大的帮助是在成本分析上。“目前我们已初步建立了成本预测、控制和分析模型，实现了财务与成本管理的一体化，但预测和控制的深度还不够，离全面预算和目标管理还有不小距离，这仅仅是ERP工程的第一步。因为从信息化建设角度看，这仅属于起步阶段，如果下一步我们能把ERP全面实施起来，通过更多借鉴和运用西方先进的管理思想，为企业经营管理带来更大效益，我想这才是我们的目标和愿望。”

“事实上，一个企业要核算和管理好成本，绝对不仅仅是财会部门自己的事，而是一个企业级的，需要人事、设备、固定资产、仓库、物流、车间等所有部门的密切配合。金莱目前的成本管理系统还没有完全实现各部门的全面应用，更多的是局限在财务部门的主导和体现。”对此，金莱公司的老总看得很清晰，“财务和成本管理只是ERP的两个子系统，要达到ERP全面运用的最终目标还需一个长期过程，特别是最终的决策系统。但我们企业也应该看准这个方向，如果想在管理方面，效益等方面有进一步提高的话，必须有个基础，这个基础就是财务和成本管理，只有这两个基础扎实了，我们才能够在公司全面实施ERP，才能够建立以ERP为核心的管理数字神经系统。”

很多中小企业在面对信息化时经常有无从下手之感，看着功能繁多的ERP系统觉得其中每一项都不错，恨不得一下子把所有的功能都搬到企业中来，期望通过这种方法来使企业的信息化应用得到飞速的提升。但是这些企业却很少仔细的考虑过自身的管理基础、应用环境等是否成熟，是否能够让所上马的模块和功能发挥作用。而缺乏考虑盲目上马的最终结果就是企业的ERP系统有50%以上的功能处于闲置状态，企业还不得不为其投入人力、物力去进行维护。这无疑是一种资源的浪费，而对于中小企业而言，资源本就有限，这种无谓的资源浪费就显得更加的可惜。相比之下，广州金莱冷轧带钢有限公司的信息化建设可以用“有的放矢”来形容：先从成本管理这一个点入手，在这个点得到成功以后，再以这个点为中心，逐渐的向外扩散，最终形成一个面。这样做，不仅避免了无谓的浪费，同时也规避了企业在信息化实施方面的风险，很值得中小企业借鉴。另外就是切入点的选择，一定要从企业最急需解决的问题入手，这样产生的效果才会明显。