超灵活的会计科目设置

超灵活的会计科目设置

用过ERP系统或财务软件的人士都知道，会计科目的设置是一项非常重要的基础工作，如果设置不合理，将给日后的报表编制及其他分析带来很大不便。而且对多数系统来说，会计科目一旦有业务记录，修改很困难。假如由于业务变化或其他原因需要大规模重整会计科目，几乎是无法实现的，往往只能重建新帐套，将所有历史数据保留于旧帐套，导致数据出现断裂，新旧数据的共用出现很大困难。然而，Exact的Globe2003却以独特的方式，提供超灵活的会计科目设置，从而很好地解决了这一问题。

一般的系统，会计科目的长度通常在15位以上，除了法定的四位标准编码，还有充足的空位可进行设置，初一看腾挪余地很大，相当灵活，其实是很大的误导。不少公司因此将会计科目设置得非常复杂，以特定的位置代表特定的含义，科目中包含了区域、客户、供应商、费用明细、产品类别、部门、人员等诸多信息。科目很长，输入麻烦，还在其次，一旦企业关注重点发生变化，变更非常困难。

为便于编制报表，系统通常按照分组方式管理科目，通过层层分组逐级汇总至最上层之报表项目。每个科目都固定隶属于某一组别，虽解决了数据汇总的问题，对于编制传统两大财务报表还算可以，但进行其他方式的报表分析就难以进行了。这种固定隶属式的分组同样也存在变更困难的问题。

Exact Globe2003是如何处理的呢？在会计科目上提供的9位空间，扣除4位法定编码，只有5位空余，这怎么够用呢？实际上通常用到4位就够了。4位就表明每个总帐科目可以有一万个明细科目，有谁真能用到这么多？对于客户、供应商、部门、人员等信息，系统专门有记录，无需绑定在科目中，科目的设置自然简洁许多，而且系统可以设定哪些科目必须录入“数量、物料、人员、项目”等信息，不用担心重要信息遗漏。进行报表分析，这些内容的组合、筛选是相当灵活的。科目在Exact Globe2003仅仅是一个符号，通常没有变更的必要，如果用户觉得调整后更为合理，即使一个科目已使用多年，系统仍允许变更，且变更后对原有记录没有任何影响。

Exact Globe2003中，所有的科目都是明细科目，科目之间没有隶属关系，其分组完全独立于科目。分组设置本身也很有特色，分组可设到5级，分组既有上下级关系，又非固定隶属，比如：第2级有项目“资产”、“负债”，第3级有“流动的”、“长期的”，则“流动的”挂在“资产”下则为“流动资产”，挂在“负债”下则为“流动负债”，灵活组合，设置很简单，调整完全是各科目独立进行，跟组别无关，没有固定隶属关系那种“牵一发动全身”的感觉。系统提供Primary、Secondary两套独立的分组，比唯一的分组方式方便许多。

除此之外，Exact Globe2003还为每个明细科目安排了10个文本型、5个数字型、5个逻辑型共计20个空余字段，这些字段可以从不同角度为科目确定身份，在编制内部报表时，这些字段可以成为分组与筛选的条件，使报表编制极为灵活，做报表堪称随心所欲。在此领域，谁与争锋？