整理企业内部需求的五个关键步骤

整理企业内部需求的五个关键步骤

【 专稿】市场竞争日益激烈，广大中小企业对企业管理现状提出更高要求，希望通过导入ERP系统来整合企业的各种资源，达到资源的最优化、使管理决策更有效。然而，在选型之前，企业该如何挖掘好、整理好内部需求呢？也有企业偷懒，直接邀请软件供应商为自己作内部需求。但笔者认为这种做法不可取，因为外部人员不了解企业的运作状况，需求整理会存在“夹生饭”。而需求如果不全面、不明确，将直接会影响到后期项目的规划和实施。所以，内部需求最好是由用户自身提出，笔者认为用户可以依照以下五个步骤进行需求的挖掘和整理。

宣贯ERP

在挖掘整理企业内部需求之前，应该首先在企业内部开展ERP的宣贯。　　企业内部从事信息化工作的人员主要有ERP系统工程师、MIS管理员、MRPII工程师等。但在实践中，国内大多数中小企业的电脑部就一个网络管理员，主要进行日常的网络及硬件维护等工作，那么这样的企业如何才能提好内部需求呢？笔者不赞成让这位不懂ERP的网管员负责企业内部需求的挖掘整理，在实践中，很多企业采取了引入一位“ERP推行专员”的方式，很有效。　　“ERP推行专员”一般都有ERP实施经验，专门负责ERP在企业内部的推行，不断对企业内部的人员宣贯上ERP的好处，让大家对ERP有所了解，并能够取得认同。

初拟需求调研表

企业内部IT人员，最好是专门负责推行ERP的人员初拟需求调研表。这份需求调研表可以比较粗略，发放给各部门负责人确认并给予作答，经过整理后形成第一次内部需求的初稿；再次交予各部门确认，请每个部门的负责人签名，以备后用；汇总调研表后，组织一次由老板和各部门负责人都参加的会议，在会议上，借助老板的口，讲明内部需求对于选择ERP软件的重要性，也关系到未来ERP应用是否顺利，并提出相应的奖惩办法，引起各部门重视。

内部需求初稿的结构

在初稿形成过程中，要注明其版本号，需求初稿的结构可包括如下几个方面：

1）部门组织构架及人员分布；　　2）部门职员的职责及职位(便于未来权限划分)；　　3）部门作业流程(最好用flowchart表示出来)；　　4）作业流程的说明(包括单据的流向等)；　　5）部门系统功能需求说明；　　6）相关查询及报表(要符上报表的样式)。

形成内部需求终稿

根据上面的结构形成内部需求初稿，发放并经过各部门讨论。讨论内容包括：需求是否适应？流程的流向如何？哪些地方需要改善？哪些地方需要保留？需要什么样的报表？需要什么样的单据和格式？　　讨论结束后，把讨论的结果由各部门在内部需求初稿上标注修改，注意部门与部门之间的空白地带，接口要紧密，经过几轮讨论，不断更换文件版本，最后经过各部门一致讨论认可，签名通过，形成最后的内部需求文稿。

邀请第三方调研评估

这里的第三方，并不是指专门花钱请专业的咨询顾问公司，而是参与选型的ERP软件供应商。前期选型时，软件供应商之间竞争激烈，用户方可以尽量利用这大好机会，把自身整理形成的内部需求文稿交给他们，让他们分别给企业进行内部需求评估。毕竟软件供应商拥有专业人员与行业经验，在企业自己内部需求文稿的基础上，再进行调研，分析，评估，确认。　　企业自己对需求的分析和整理，再结合软件供应商的经验，提出的内部需求会更加专业和全面，更加贴近用户自身的管理目标。