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整理企业内部需求的五个关键步骤

网友投稿  ·  2023-06-02 04:06  ·  所有内容  ·  阅读 902


【 专稿】市场竞争日益激烈,广大中小企业对企业管理现状提出更高要求,希望通过导入ERP系统来整合企业的各种资源,达到资源的最优化、使管理决策更有效。然而,在选型之前,企业该如何挖掘好、整理好内部需求呢?也有企业偷懒,直接邀请软件供应商为自己作内部需求。但笔者认为这种做法不可取,因为外部人员不了解企业的运作状况,需求整理会存在“夹生饭”。而需求如果不全面、不明确,将直接会影响到后期项目的规划和实施。

整理企业内部需求的五个关键步骤

整理企业内部需求的五个关键步骤

【 专稿】市场竞争日益激烈,广大中小企业对企业管理现状提出更高要求,希望通过导入ERP系统来整合企业的各种资源,达到资源的最优化、使管理决策更有效。然而,在选型之前,企业该如何挖掘好、整理好内部需求呢?也有企业偷懒,直接邀请软件供应商为自己作内部需求。但笔者认为这种做法不可取,因为外部人员不了解企业的运作状况,需求整理会存在“夹生饭”。而需求如果不全面、不明确,将直接会影响到后期项目的规划和实施。所以,内部需求最好是由用户自身提出,笔者认为用户可以依照以下五个步骤进行需求的挖掘和整理。

宣贯ERP

在挖掘整理企业内部需求之前,应该首先在企业内部开展ERP的宣贯。  企业内部从事信息化工作的人员主要有ERP系统工程师、MIS管理员、MRPII工程师等。但在实践中,国内大多数中小企业的电脑部就一个网络管理员,主要进行日常的网络及硬件维护等工作,那么这样的企业如何才能提好内部需求呢?笔者不赞成让这位不懂ERP的网管员负责企业内部需求的挖掘整理,在实践中,很多企业采取了引入一位“ERP推行专员”的方式,很有效。  “ERP推行专员”一般都有ERP实施经验,专门负责ERP在企业内部的推行,不断对企业内部的人员宣贯上ERP的好处,让大家对ERP有所了解,并能够取得认同。

初拟需求调研表

企业内部IT人员,最好是专门负责推行ERP的人员初拟需求调研表。这份需求调研表可以比较粗略,发放给各部门负责人确认并给予作答,经过整理后形成第一次内部需求的初稿;再次交予各部门确认,请每个部门的负责人签名,以备后用;汇总调研表后,组织一次由老板和各部门负责人都参加的会议,在会议上,借助老板的口,讲明内部需求对于选择ERP软件的重要性,也关系到未来ERP应用是否顺利,并提出相应的奖惩办法,引起各部门重视。

内部需求初稿的结构

在初稿形成过程中,要注明其版本号,需求初稿的结构可包括如下几个方面:

1)部门组织构架及人员分布;  2)部门职员的职责及职位(便于未来权限划分);  3)部门作业流程(最好用flowchart表示出来);  4)作业流程的说明(包括单据的流向等);  5)部门系统功能需求说明;  6)相关查询及报表(要符上报表的样式)。

形成内部需求终稿

根据上面的结构形成内部需求初稿,发放并经过各部门讨论。讨论内容包括:需求是否适应?流程的流向如何?哪些地方需要改善?哪些地方需要保留?需要什么样的报表?需要什么样的单据和格式?  讨论结束后,把讨论的结果由各部门在内部需求初稿上标注修改,注意部门与部门之间的空白地带,接口要紧密,经过几轮讨论,不断更换文件版本,最后经过各部门一致讨论认可,签名通过,形成最后的内部需求文稿。

邀请第三方调研评估

这里的第三方,并不是指专门花钱请专业的咨询顾问公司,而是参与选型的ERP软件供应商。前期选型时,软件供应商之间竞争激烈,用户方可以尽量利用这大好机会,把自身整理形成的内部需求文稿交给他们,让他们分别给企业进行内部需求评估。毕竟软件供应商拥有专业人员与行业经验,在企业自己内部需求文稿的基础上,再进行调研,分析,评估,确认。  企业自己对需求的分析和整理,再结合软件供应商的经验,提出的内部需求会更加专业和全面,更加贴近用户自身的管理目标。


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