如何组织和召开项目会议

如何组织和召开项目会议

ERP项目实施过程中，经常需要召开会议来检查项目进展以及讨论各类方案。项目会议在项目管理九大体系中属于沟通管理的范畴，通过组织和召开好项目会议，可以让项目团队成员清楚目前的进展、问题以及各自的工作，同时让大家对有异议的问题达成共识，非常有利于项目的推进。

常见会议有几种：讨论会、碰头会、协调会、动员会、总结会、表彰（检讨）会。下面给大家一些建议。

一、建立例会制度

项目实施问题很大程度上属于沟通问题，一方面是双方项目组没有沟通，不清楚目标和任务；另一方面是没有与客户高层沟通，不清楚已经做了什么以及还需要做什么。为了避免因沟通问题引起项目实施，建立必要的例会制度是很有效的方法。下面介绍一下我的一些做法：

1、 每天碰头会。到府辅导时间，我一定会针对当前项目进展情况组织各种类型的项目会议来推动项目。不到府时间，我要求甲方项目组每天开一个碰头会，相互沟通一下今天的项目进展、问题、需要的资源等，并要求甲方将碰头会的会议纪要MAIL给我，以便我监控项目的状况。     2、 每周协调会。项目推进过程中，必定会遇到各种困难，需要客户中高层来协调资源。我通常的做法是：不管我是否到府辅导，都要求甲方必需每周组织一次项目协调会；每个月组织一次规模较大的协调会，每月协调会通常安排在到府辅导时间，并提前预约客户高层，要求他们参加。

3、 预见项目推动有困难时，需要组织一次大型的动员会，以鼓舞大家的士气。

4、 项目有阶段性进展时，需要组织一次总结会，总结经验、成绩以及问题。根据里程碑的意义，可以适当地与表彰（检讨）结合起来开。     二、会前准备

1、确定参会的人员。邀请到正确的人员参加会议是很重要的：

A、有利于提高项目会议的决策效率；

B、让相关人员清楚项目进展和问题；

C、这是一个让部门经理和高层参与项目的有效方法；

2、确定会议的时间。会议时间对参会人能否准时到会是有很大影响的，要考虑参会人的情况来决定会议时间。

3、准备好会议资料。会议过程中可能会用到呈现的PPT、问题清单、解决方案等，这些资料都需要在会议前完成，并且实施顾问要逐一检查和确认。

4、做好会议前的相关沟通。针对可预见性的问题，一定要在会议前与相关人员进行充分的沟通，确保在会议上大多数人的意见是相同的。特别针对解决方案可能存在几种，实施顾问一方面清楚项目组各成员偏向哪一种方案，另一方面还需要在会前进行必要的沟通和引导，最后让解决方案得到大家的确认和支持。

5、安排会议场地与座次。安排座次比较有讲究，尤其是客户有高层参加会议。尽量安排实施方的项目经理与客户高层并排坐在一起，这样方便交流。提醒注意：会议期间，实施方的项目经理尽可能找一些机会与客户高层进行一些耳语。大家也可以想一想为何要这样做。

三、常见的开会套路

1、总结目前取得的成绩，重点突出对方项目经理以及项目核心成员在项目中投入的心血。接下来，概要性地阐述我们目前的阶段性目标。

2、目前项目推进的问题，以及分析存在的风险。通常将问题分四类：第一类是企业管理问题；第二类是业务规划类问题；第三是操作应用类问题；第四类是软件功能问题。建议大家的思维改变成不要轻易去谈软件功能问题，而应该去与客户探讨通过管理手段结合ERP系统来解决问题。软件功能问题是我们内部需要去解决的问题，在客户那里，始终坚持软件是对的，设计是有道理的，只是目前遇到的问题不在我们软件的应用场境范围之内。

3、应对的措施或解决方案。针对以上问题分别与客户一起分析和探讨对策与方案，这里关键就是引导，不要试图通过软件功能来解决客户所有问题。有时会有好几个方案供选择，每个方案都有优缺点。顾问就应该分析每个方案的优缺点，并引导性地让客户做出选择。

4、落实责任人和完成时间。每一个方案都需要资源，也需要有人来担当，而且都应该在规定的时间范围内完成。因此，就应该明确所有解决方案对应的责任人、完成时间，并且征求和说服相关部门经理、分管领导应该给予相关支持。通过会议的方式，很容易协调资源，因为谁也不愿意当所有人的面让别人认为他不支持项目。

5、会议总结。总结今天会议的成果，以及有待进一步确认的问题。

四、会议过程控制

学会开会很重要，虽然很多情况下顾问不是会议的主持人，但有时会出现场面难以控制的情况，这就需要顾问善于把控会议的节奏。

1、 不要讨论与会议无关的话题。有时客户不知不觉离题千里，这时候，您需要将他从千里之外拉回来；

2、 不要讨论没有结果的话题。有些问题很难在会议上搞清楚，继续讨论下去也没有答案。这个时候需要暂停讨论这个话题，等您清楚之后，再组织会议讨论；

3、 不要让意见领袖控制会议。意见领袖的意见有时会帮助您，有时也会害死您。适当给意见领袖发挥的空间，这个空间是您给的，他的观点刚好符合当前需要。除此之外，您要想办法让他说就说，让他停就停，并且受您的思路控制。

4、 不要在会议上说些泄气的话。任何泄气的话，尤其是项目经理，都会影响整个项目团队的士气。

5、 不要去讨论公司战略级的问题。公司战略级的问题是董事会要讨论的，不是ERP项目组能够讨论的话题。

五、一定要有会议纪要

有人说开会不重要，重要的是会议纪要如何写。这句话在一定程度上反映了会议纪要的重要性。会议纪要上通常会写明：时间、地点、主持人、参会人、纪要内容（问题、方案、责任人、时间等）。这就将会议上形成的决议用文字的形式记录下来，以备忘和上报。如果涉及到双方的会议纪要，最好由实施顾问来写。如果由客户来写，则必须经实施顾问确认后才能发出来。

六、关于项目会议的几个误区：

1、项目有了问题，才开会；

2、项目会议尽讲好的一面，或者尽讲不好的一面；

3、项目会议成了软件功能的评判会；

4、所有问题都等到会上来解决；

5、领导说的都是对。