excel 利用Query制作多表动态查询销售业绩清单的技术

excel 利用Query制作多表动态查询销售业绩清单的技术

借某单位的销售数据分享一篇Microsoft Query做多表动态查询销售业绩清单的技术，解救各位销售助理、销售文员。下面以销售人员业绩动态查询为例介绍Microsoft Query多表动态查询制作。如下图，桌面“销售数据”文件夹里，包含了11月5日到11月7日三天的销售数据。

每个工作簿里的内容都是当天所有业务人员的销售数据。三个工作簿字段名都是一致的。

我们要做的动态跨表查询如下：

根据上图我们能看到，改变业务人员的姓名，下方数据区域就会自动筛选出三个工作表里该业务人员的销售记录。这里为了方便查询，姓名使用数据验证下拉菜单来显示。当然在单元格直接输入姓名也可以达到同样的效果。

这是怎么做到的呢？来跟我一起学习吧！

Step 01 建立查询表

保存关闭三个工作簿，新建工作簿，在A1单元格输入“业务人员”，A2单元格输入其中一个业务员的姓名“杨光”（这里也可以建立下拉菜单，有兴趣的小伙伴可以自己试试）。

Step 02 初步指定查询的数据源

点击【数据】选项卡下【获取外部数据】组里“自其他来源”下拉菜单的“来自Microsoft Query”。

在【选择数据源】窗口“数据库”选项下点击“Excel Files”,勾选下方的“使用[查询向导]创建/编辑查询”，点击确定。

在【选择工作簿】窗口右侧目录里找到数据源所在的文件夹，在左侧数据库名找到其中一个工作簿，点击确定。

接下来有两种可能：系统弹出提示窗口和不弹出提示窗口。弹出提示从（1）开始，不弹出提示直接从（2）开始。

（1）系统提示“数据源中没有包含可见的表格”，如下，直接点击确定。

进入【查询向导-选择列】窗口，点击下面的“选项”按钮，打开右侧【表选项】窗口，勾选“系统表”点击确定。

这样【查询向导-选择列】窗口中就会出现数据源里的工作表了。

（2）在【查询向导-选择列】窗口中选中工作表点击中间的“>”按钮把左侧的“可用的表和列”添加到右侧的“查询结果中的列”，点击下一步。

进入【查询向导-筛选数据】窗口，不用操作，点击下一步。

进入【查询向导-排序顺序】窗口，同样不用操作，点击下一步。

进入【查询向导-完成】窗口，选择“将数据返回Microsoft Excel”，点击完成。

Step 03 指定所有查询数据并设置查询条件

在EXCEL中出现【导入数据】窗口，我们选择显示为“表”，位置放置在现有工作表。点击下方左侧的“属性”按钮。

打开【连接属性】窗口，在“定义”选项卡里的“命令文本”输入框中输入下列文本。注意，读者应该根据自己的文件修改工作簿路径和工作表名、查询条件。

SELECT * FROM [C:UsersAdministratorDesktop销售数据11.5销售数据.xlsx].[Sheet1$] where 业务人员=? union all

SELECT * FROM [C:UsersAdministratorDesktop销售数据11.6销售数据.xlsx].[Sheet1$] where 业务人员=? union all

SELECT * FROM [C:UsersAdministratorDesktop销售数据11.7销售数据.xlsx].[Sheet1$] where 业务人员=?

解析：

SELECT * FROM [C:UsersAdministratorDesktop销售数据11.5销售数据.xlsx].[Sheet1$] where 业务人员=? union all

这里使用了SQL语句。意思是根据业务人员的名称在指定的工作表中查询表中所有列数据。

SELECT 列名 ：指定要查询的数据列，譬如“SELECT [Sheet1$].日期, [Sheet1$].商品代码, [Sheet1$].金额”，就表示只查询、显示Sheet1表中日期、商品代码、金额三列数据。当前“SELECT *”，“*”是通配符，代表所有列，也就是表格中所有内容。

FROM 表名称：指定要查询的工作簿以及工作表名，由两部分组成[].[]，前部分是工作簿路径，后部分是工作表名称。譬如当前“FROM [C:UsersAdministratorDesktop销售数据11.5销售数据.xlsx].[Sheet1$]”就表示查询工作簿“11.5销售数据.xlsx”中的Sheet1工作表。读者需要根据自己的文件路径来设置。

where 查询条件：指定按什么条件进行查询。譬如“where 业务人员=?”表示按输入的业务人员的姓名进行查询。因为需要按输入的内容进行查询，所以后续需要指定输入的位置。

union all：指的是把查询的下一个工作表的结果与当前的查询连接排列。最后一个工作表就不能写这句代码了。譬如当前最后一个工作簿“11.7销售数据.xlsx”后就没有“union all”语句。

注意：这里的所有符号必须是英文状态下的。

Step 04 指定查询条件的输入位置

点击两次确定。弹出【输入参数值】窗口，鼠标单击B1单元格在参数1中指定查询条件输入位置“=Sheet1!$B$1”。分别勾选“在以后的刷新中使用该值或该引用”和“当单元格值更改时自动刷新”复选项，点击确定。

然后用同样的方式设置参数2和参数3。这样就完成了。

后续当我们在B1单元格输入其他业务员名字时，下方就能自动刷新出对应结果了。不过输入的时候，名字要完全正确系统才能查询到。

Microsoft Query动态查询

优势和不足

使用Microsoft Query进行动态查询具有以下优势：

◎不用记函数

◎避免VLOOKUP等函数无法一对多查询的弊端

使用Microsoft Query进行动态查询的不足：

如果数据表很多，逐个定义连接属性和参数很繁琐的。

适用条件

使用Microsoft Query建立跨表动态查询需要满足下方条件：

◎各个表的字段一致

◎各个表中不能有其他无关数据

后续操作

如果后续需要增加或者减少查询数据源怎么办？

（1）点中查询结果的某个单元格，单击“数据”选项卡“连接”功能组中的“属性”按钮。

（2）在弹出的“外部数据属性”对话框中单击“连接属性”按钮 。

（3）进入“连接属性”对话框，单击“定义”选项卡，修改“命令文本”中的语句，增减工作表即可。

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