刘晓纲：不一样的信息化外贸管理

刘晓纲：不一样的信息化外贸管理

【 案例】    在很多人看来，ERP就是专为制造业企业而生的一种信息化工具，在其他行业领域中很少能够看到它的身影，而要说成功应用的就更是寥寥无几了。事实上，在很长一段时间里，记者也曾经抱有这种观点。不久前，记者在北京志铭进出口贸易有限公司见到了公司信息主管刘晓纲。通过和他的攀谈，记者了解了志铭公司实施ERP项目的前前后后。

志铭公司成立八年来始终坚守在出口型外贸业务的主阵地。发展至今，公司的主要经营范围业已从成立之初的单一服装出口，延伸到了针纺织品、服装、装饰面料、建筑材料等多个领域。

凭着一份执著和韧劲，志铭公司挺过了创业的艰难阶段，优质稳定的供货渠道加之积极妥善的经营策略，使得志铭公司在外贸市场中赢得了不错的口碑。即使在2009年，外贸经济危机最为严重的几个月中，志铭公司的营业收入仍然能够达到正常时期的七成。

面对不断增长的订单，在公司老总的带领下，志铭毅然全面引入了ERP系统，实现了整体的信息化改造，将公司业务水平、管理能力提高到了一个全新的高度。

外贸企业也可以“静悄悄”

在谈到公司的信息化建设过程时，刘晓纲反复向记者强调：“我们最初并未想过做外贸也要依靠信息化手段。信息化系统用到今天，我们完全就是摸着石头过河。”

据刘晓纲介绍，从01、02年开始，志铭公司就陆续开展了一些信息化工作，基于当时的企业发展状况和国内外贸行业相关软件的情形，这些信息化应用只是为了满足公司基础办公和财务核算的需求。“这些信息化的基础应用，当时也曾经给公司业务的开展带来了相当的便利，但后来公司的业务种类不断扩大，业务数量不断增长，仅仅过了两年，就已经成为公司财务业务运营的巨大阻力了。”刘晓纲告诉记者。

由于公司业务人员固有的传统的办公习惯，很多重要的业务数据、客户数据的保存、使用都不是很规范。一旦出现问题，要想往回追查也很困难。“这些不仅在无形中给公司造成了不小的损失，更给公司的财务审计工作带来了很大的麻烦。”刘晓纲谈到，在志铭公司一次内部的财务会议上，关于财务报告的九个方面中，有三个明确指向了财务的信息化改造，要求尽快制定出信息化战略，通过信息化手段快速整合财务资源，提升决策能力，并取得快速反应的竞争优势。

一次偶然的机会，刘晓纲在上海出差，参观了当地一家颇具规模的进出口企业。他发现现场看不到像志铭那般人来人往的紧张繁忙景象。信息化已将该企业的管理化繁为简，化有形为无形，因此所展现出的有序、宁静很让他惊讶。

“真不敢相信那家公司也是做外贸的!”刘晓纲回忆到，“他们的办公环仅就像一家政府的职能部门，每个人工作起来有条不紊，各个部门配合得非常好。外贸公司吵吵嚷嚷的景象在这里根本看不到，这在志铭中是不可想象的。”这次参观给刘晓纲的触动很大，使得在他的心中也萌发出一个ERP系统的雏形。“那时候我就在空闲的时间思考公司的问题，我们的职能部门一个都不缺，有负责采购的，有负责销售的，有负责内部管理的，有负责产品物流、运输的。但他们在一起为什么就不能像这家公司那样井井有条呢？处理客户的订单不及时，商品的采购也跟不上销售。怎么样才能让公司更加有效率？”

回到公司，刘晓纲立即着手针对志铭各个部门的运营特点制定了一整套“ERP项目发展计划”，递交到了公司领导。很快，在公司老总的大力支持下，公司确定了信息化发展的目标，决定上线ERP系统，同时，规范业务操作流程，加强运营管理。而这一系列的重担自然而言地，就落到了身为信息主管的刘晓纲肩上。

ERP实施：痛并快乐着

“项目的沟通准备这一段时间是整个项目最忙的时候。当时从内到外的事情一件接着一件。首先要一个部门、一个部门地去沟通，分析每个部门对系统的需求，制定出相关的各种制度;然后在总体上规划出整个项目时间安排和部署计划，协调好各个时间，尽量不影响正常业务;另外要每天向领导汇报项目新的计划和变化;内部的事情全都谈完后，还要再跟系统集成商的实施小组进行讨论，商讨实施的可行性……那段时间真的太忙了，感觉分身乏术啊!”回想起当初的情形，刘晓纲不禁感慨道。

经过了一年多的应用，刘晓纲认为志铭的这套ERP系统总体上是比较成功的。通过前期对公司整体业务运作模式的充分分析，在系统的整体规划设计中，采用了“立体化”的框架，并融入了“一元化”管理的结构。

新型“立体化”结构描述：销售环节、管理环节、采购环节、仓储运输环节逐渐剥离，追求管理“一元化”的同时，降低经营成本，同时管理“一元化”，增强了业务环节的透明度，避免了腐败，降低了管理成本。

在整体系统中，建立了新型的成本中心(模块)、利润中心(模块)的同时，经营管理中心(中枢单元)负责国内外市场调研、价格体系的制定控制、成本控制、销售分销体系的建立等，并通过网络，使经营管理中心(中枢单元)对采购环节、仓储运输环节、销售环节的信息进行收集，并对各单元发出工作指令。

在整套ERP系统中，业务管理系统起到了核心作用。“说我们的ERP应用得成功，主要就是指它在业务管理方面发挥出了强大的作用。你看我们公司现在业务开展得井井有条，我想起码有一半以上的功劳都要归功于它。”尽管应用已经有一年多的时间了，谈起ERP对公司业务管理上的改善，刘晓纲依然显得津津乐道。

据他介绍，业务管理系统主要是对内、外贸业务交易过程中涉及到的各种内部和外部单据，按照贸易类型、业务流程在系统中进行准确、及时的录入，通过方便快捷的数据查询和强大的数据分析功能，为公司日常管理、各种战术、战略决策提供有效依据和帮助。其操作模块包括成本测算管理、合同与单证管理、物流管理、资金管理、审核批准、数据分析、系统维护。

人性化+ERP，带来不一样的管理

据刘晓纲介绍，在外贸交易过程中，责任的分配也是一个重要环节。在过去，一旦合同出现问题，往回找，很难找到源头。系统可以使责任落实到人。当预算生成后，会由财务部门审批财务中是否存在风险，以及周期时间;还要经过风险控制部门审批客户信息及市场价格的变动。这样，一旦出现问题，就可以很容易地找到源头。

同时，针对销售部门的需求，刘晓纲还在ERP系统中加入了志铭自己的客户信用系统。他告诉记者，外贸公司和进出口公司在交易前需要对客户进行选择，但通常这些公司很难做出一个整体的判断。现在，志铭公司的客户信用系统中涵盖了以往交易的众多客户的历史信息、授信额度等。这个系统是和财务系统、合同系统挂在一起，一旦贸易额超出了该客户的授信额度，则会自动拒绝发货，同时启动客户账款的预警系统。

对于这一点，刘晓纲认为：“过去企业在做外贸业务时，最大的困扰就是应收账款收不到。应用了新的系统之后，在近一年内都再没有发生过一笔因为客户信誉而造成的损失，即便与客户之间因为账款发生的纠纷时，也没有再出现一起官司。”

在悉数了志铭公司ERP系统为公司带来的一系列变化之后，刘晓纲也坦言，这套ERP系统并非十全十美，通过一年多的实际应用，也发现了一些有待改进的环节。

他为记者举了一个操作流程上的实例：在采购大批商品的时候，按照系统规范的操作流程，要先将货物入库，再跟客户签订合同，然后才能开出增值税发票。但事实上，很多情况下，因为市场原因，货物还没有到，公司就要和客户进行销售了。这样，虽然货权到手了，但是通常对于ERP系统来说，这就等于破坏了操作流程，是无法实现的。

为此，公司还特意请来了ERP系统实施方的专家，对系统进行了相应的改进，并预留了一些自定义功能，使系统可以在总经理授权的情况下，对操作流程进行调整。

“ERP毕竟是一套生硬的系统，即便设计、规划得再周密，也会有一些个性化、突发的难题，是它难以实现的。”刘晓纲表示。