CIO:用IT提升公司治理能力
【 信息化】明年即将成立满65年的大陆工程公司,就是一个营建业起家的专业公司,所有的营建技术来自先进技术。但对于这样的公司而言,公司发展早期仍和其它多数的营建业者一样,“人”是最重要的资产,所有的技术、规范甚至是工法秘诀等,也都透过人来“传承”。
但随着公司承揽的业务规模越来越大,甚至业务范围也远征海外,光这种只靠人的传承,已经不符合营运规模日益茁壮的大陆工程所需。 现任董事长殷琪在2000年时,便授意部门同仁评估大陆工程的信息化事宜,最后决定导入一套符合营建业营运所需的ERP系统。这对大陆工程不仅是具有划时代意义,对其它营建业者,也产生一种向上提升的动力。
一路规划信息化进度的大陆工程资源管理处信息部协理陈朝训表示,大陆工程用系统凝聚公司同仁的向心力,用系统形塑第一线工程师非常好的实务的项目管理能力,更利用IT提升公司营运和管理的能力。
让全公司每个人都有电子邮件
许多营建公司的同仁都没有固定的座位和办公室,往往是逐工地而居。在工地旁的工务所,经常是营建公司向现场工程师传递讯息的重要管道,工地主任收到公司要发布的讯息,就会打印出来、贴在公布栏。但是,这种被动告知的方式,对现场工程师而言,经常是无关痛痒。
陈朝训在2001年底接任信息部经理后,他发现全公司600人至少有一半以上是在工地。而且在工地里,只有工地主任有办公座位、有计算机,甚至只有工地主任才有公司的E-mail,所有公司交代的事情,都必须透过工地主任转达,有时候,现场工程师忙到没有时间天天进到工务所,那么就会漏掉公司的公告讯息。
这种时间差可能是会造成工作效率的落差,陈朝训说:“最严重的落差其实是,员工对公司向心力不彰的落差。”他指出,今天当员工的所有工作内容或指令、工作目标等,都必须经过主管转述,永远只能接收二手资料,相对的,同仁对公司的认同感也会逐渐降低。
对此,陈朝训上任后的第一件事情,就是让每一个公司员工都有自己的电子邮件账号。或许,这对于一般企业来说已是稀松平常,但对一个平均有一半以上同仁不进办公室的公司而言,早期的确没有意识到同仁有电子邮件的重要性。 “公司同仁都有电子邮件后,所有命令的传达就不再需要透过转述,”陈朝训说,“透过这种直接沟通的方式,公司同仁也越来越清楚公司营运和发展的目标,同仁的心也和公司越来越接近了。”