深度剖析采购订单指定结束的管理要点

深度剖析采购订单指定结束的管理要点

【 专稿】采购订单指定结束作业是ERP系统中一个必不可少的作业。可以这么说，有了这个作业，才使得采购订单管理更加顺畅。特别是利用采购订单指定结束作业来应对一些采购管理上的突发事件，更是游刃有余。笔者今天就针对这支作业，分析其背后的业务逻辑以及管理要点。希望借此帮助大家提高对这个作业的控制力度。

一、 为什么要有这支作业？    在现实工作中，ERP系统的采购订单指定结束作业非常有用。它主要是用来处理一些意外事件。虽然说是意外，但是在采购管理中却又时常发生。

一是解决一些采购订单的尾数问题。在采购管理中，尾数问题很难采购员头疼。在下采购订单时，可能是考虑了损耗率的关系，有时会采购订单上的下单数量就可能为1001套。但是，供应商在发货的时候，由于包装或者生产线的限制，可能只给企业送了1000套的原材料。此时，在采购单上就会有1套的尾数。由于考虑了损耗，所以通常情况下这1套的尾数就不会再向供应商要。那么这1套的数量就时刻挂在那边了。采购原每次从系统中导采购订单未结案报表时，这些尾数订单也会显示出来，需要手工的过滤。这显然非常的麻烦。若有指定结束作业的话，那么采购员就可以定期使用指定结束作业，把这些尾数订单结束掉。

二是针对一些突然更换供应商的行为。有时候，采购员把订单下给供应商之后，由于某些原因，供应商会回应无法生产或者无法及时交货。此时，采购员就可能转下给其他的供应商。为此，采购员就需要把这采购单指定结束到，然后转下给其他的供应商。此时，也需要用到这个指定结束作业。另外，有时候因为生产计划或者销售订单取消了，若供应商还没有开始生产，则采购员也可能需要指定结束采购订单，以免造成不必要的库存。    三是中断供应商的送货。如在供应商分批交货中，由于供应商某批次的产品可能有质量问题而且暂时无法解决，为此，企业就有权利终止这张采购订单。为了控制这些原材料后续企业无法收货，采购员就需要利用指定结束作业，把采购订单指定结束掉。如此，在ERP系统中，就不能够再根据这张采购单来进行收货。    可见，采购订单手工指定结束作业，在日常工作中还是很有用武之地。    二、 简述手工指定采购订单的工作原理。    为了管理采购订单的状态，在采购订单头与订单行中都有一个字段（如状态码），专门用来控制采购订单。通常情况下，这个字段有三个字母构成，分别为N（未结案）、Y（正常结束）、y（指定结束）。若采购订单行的采购订单数量大于已收数量，则默认情况下状态码为N；若采购订单行的采购数量小于等于已收数量时，则这个状态码会自动变为Y，即表示采购订单已交付完毕。而弱遇上一些如上所述的意外事件，手工指定结束采购订单的话，则此时这个状态码就会变为y，表示不是正常结束。有些ERP系统是用阿拉伯数字1、2、3来表示这三个状态。当采购订单中所有的行项目状态为正常结束或者手工结束后，采购订单头的状态码也会自动改变。    当采购订单单头或者行项目的状态码为Y或者y时，收货单就不能够再根据这些采购项目收货，而采购订单变更单也不能够再变更这些内容。也就是说，指定结束的效力与正常结束的效力是相同的。