巧用采购发票差异 解决采购员难题

巧用采购发票差异 解决采购员难题

【 专稿】在ERP系统中有一个采购发票差异，其是一个比较小的功能，经常被人所忽视。但是，其却可以解决采购员工作中很多的难题。若项目管理员能够充分发挥这个功能的作用，那么采购管理员很多难题都将迎刃而解。笔者现在就列举一些笔者在项目维护中利用这个功能解决实际问题的案例。或许看完这些案例后，大家都会深有同感。

应用情景一：因为货款折让而导致的采购订单价格与发票价格不一致。    有时候，当企业在生产线上时，才会发现原材料的不良问题。不过，这个不良品后果不是很严重，经过某些处理，仍然可以采用。此时，企业可能出于生产交期比较紧等原因，在相关业务人员与质量检验人员确认后，仍然利用这种稍带瑕疵的原材料进行生产。但是，前期是供应商必须给与一定的货款折让。

因为现在企业已经收货，在系统中开了入库单。若去更改采购订单价格的话，肯定是行不通的。因为系统为了保障数据的一致性，在采购订单上做了控制。当系统中已经有某张采购订单的入库记录时，这张采购订单就不允许对对某些内容的更改，包括价格、采购数量等等。为此，在这种情况下，更改采购订单价格是不现实的。但是，因为有货款折让的因素，企业在做应付帐款、在做发票管理的时候，其价格确实需要变动。在这种情况下，该如何处理呢？

ERP系统中就涉及了一个“采购发票差异”，来解决这方面的问题。当发生货款折让的业务时，财务人员再做应付帐款之前，需要先通过“采购发票差异”作业，把系统中的开票价格调整过来，按折让后的实际价格来计算。然后，再利用“从发票生成应付帐款”功能，生成应付帐款。如此的话，这笔应付帐款就直接以这个发票的价格来生成相关的金额，而不是原来采购订单的价格。    应用情景二：一揽子合同导致的采购订单价格与发票价格的差异。    企业有时候为了节省采购成本，就会跟供应商签订一揽子合同。一揽子合同是指在跟供应商预先商定好，如果企业一年的采购金额达到多少时，给可以总的采购金额多少折扣等等。而在实际工作中，往往是采取另外一种便于管理的方式。如企业跟供应商商定，当采购金额达到1000万时，可以享受总货款额度的2%的优惠。当达到1000万的采购金额时，后续的采购订单价格不但有2%的优惠，而且还要把1000万的货款的2%，即20万的金额在以后的采购订单中逐渐扣除。而这个扣除的金额往往在采购订单下单时，不能够确定。而只有在跟供应商对帐时，才能够确定这个月要扣除多少。为此，采购订单上的单价与供应商发票金额上就会有差异。遇到这种情况的话，我们也可以利用采购发票差异的功能来解决。    具体的处理跟上面的类似。当企业跟供应商协商好具体的扣款事宜之后，财务人员就在“采购发票差异”处，更改开票金额。然后，企业就根据金额更改后的发票来生成应付帐款。不过在利用这个功能解决这个问题的时候需要注意另外一个问题。当采购订单相关的金额扣除之后，其发票上的开票金额往往也会随之更改。不然的话，供应商要多交增值税了。或者说，这本质上属于数量折扣，而不是现金折扣。这两者有本质的区别。数量折扣，又成为现金折扣，其折扣金额直接扣减货款。所以在发票上的计税金额应该是扣除之后的金额。而商业折扣其往往不能够在税前扣除，而应该在财务费用中体现。所以，无论从法律上，还是从企业的实际处理中，都要求在开票之前把相关的款项扣除。    若企业的实际处理不符合这个规则的话，则需要另外寻求解决方案。企业若开票金额仍然跟采购金额一致，即没有扣除折扣金额的话，那么就不适用这个解决方案。这在实际处理过程中，需要特别注意。否则的话，后续处理，如应付帐款的结转上，就会出现麻烦。