SRM系统确认订单退回的方式主要有：1、通过系统自带的退回功能；2、与供应商沟通取消订单；3、内部审批退回申请，其中通过系统自带的退回功能是最常用且高效的方式。在这种方法中，用户需要登录到SRM系统，找到需要退回的订单，点击相应的退回按钮，请求审批，并附上详细的退回理由。系统会根据设定的工作流程自动处理，如果审批通过，订单状态会被更新为退回。因此，掌握和充分利用系统自带的退回功能不仅可以提高订单管理效率，还可以避免不必要的人工沟通环节。
SRM系统自带退回功能的操作步骤
在SRM系统中，确认订单的退回可以通过系统自带的退回功能来实现。这种方式操作便捷高效，并能确保信息的准确传递和处理。具体操作步骤如下：
1、登录和导航
用户首先需要使用自己的账号和密码登录到SRM系统的管理界面。成功登录后，用户可以通过系统的主页面导航至采购订单管理模块。通常，这个模块会有一个列表显示当前所有的采购订单，包括订单号码、供应商、金额和状态等信息。
2、选择需要退回的订单
在采购订单列表中，用户可以通过订单号码、日期、供应商等多种方式查找并选择需要退回的订单。对于确认过的订单，其状态通常显示为“已确认”或“待发货”等。点击该订单的详细信息页面，可以看到订单的具体内容，包括物品名称、数量、单价、总价等。
3、发起退回请求
在订单的详细信息页面，通常会有一个操作按钮或选项，标明“退回”、“取消”或类似字样。用户可以点击该按钮来发起退回请求。在弹出或打开的退回请求页面中，用户需要填写退回的原因和其他相关信息，如退回数量、特殊说明等。系统通常会提供一个文本框或选项菜单来选择和填写这些信息。
4、提交审批
填写完退回请求的信息后，用户需要将该请求提交给相关的审批人员或部门。系统会根据预设的工作流程，将该退回请求自动发送给指定的审批者。审批者通常包括部门经理、采购主管或其他负责人。在审批过程中，系统会自动记录审批的时间、审批者的评论和结果等信息。
5、审批与处理
在审批阶段，审批者会根据退回请求的内容和实际情况，决定是否同意退回。如果审批通过，系统会自动将订单状态更新为“退回”或类似状态，并通知相关的供应商或物流部门和用户。如果审批不通过，则会返回相应的拒绝理由，并通知请求发起者进行调整或取消退回请求。
6、执行与确认
通过了审批的退回请求，相关的供应商或物流部门会接到系统通知，停止发货或采取其他必要的措施。用户也可以在系统中查看订单的最新状态和处理进度，以确保退回操作顺利进行。整个过程结束后，系统会保留所有操作记录，包括退回原因、审批流程和处理结果，为后续的核查和管理提供依据。
II、与供应商沟通取消订单
直接与供应商进行沟通是另一种常见的退回订单方式。这种方法特别适用于订单已经进入发货或生产状态但还未最终确认阶段。通过电话、邮件或即时通讯工具，与供应商的采购代表或客户服务部门联系，解释退回或取消的原因，并协商相关的条款和影响。沟通过程中，需要注意以下几点：
1、及时联系
发现需要退回或取消订单时，应尽快与供应商联系，确保尽早沟通问题，减少因拖延而产生的损失或麻烦。如果订单已进入生产或准备发货阶段，越早联系供应商，取消或更改的难度和成本就越低。
2、明确退回或取消原因
与供应商沟通时，应准备好明确的退回或取消原因，包括但不限于质量问题、数量错误、交期调整等。提供具体且详尽的信息，可以帮助供应商更快速地理解和处理您的请求。
3、协商条款
不同的供应商有不同的退回和取消条款。在与供应商沟通时，应重点关注以下几个方面：退回运费的承担方、是否需要支付违约金或其他费用、如何处理已生产或准备发货的物品等。通过友好和专业的沟通，双方可以协商出一个对各方都合理的解决方案。
4、记录和确认
为了防止日后出现争议，应将与供应商的沟通内容进行详细记录，并尽可能通过书面形式（如邮件）进行确认。这些记录包括沟通的时间、参与人员、讨论内容和最终达成的协议等。通过电子邮件或其他书面形式确认，可以确保双方对处理方案有一致的理解和认可。
5、跟踪处理进度
在与供应商达成协议后，应持续跟踪处理进度，确保所有的退回或取消操作按计划执行。例如，监控货物流转、检查供应商系统状态等。如果发现任何不符或异常情况，应及时与供应商再次沟通，确保问题得到解决。
通过与供应商的有效沟通，可以快速解决订单退回的问题，降低因误解或信息不畅带来的风险和损失。这种方法虽然需要一定的沟通技巧和时间，但在某些紧急或复杂情况下，仍然是必不可少的补充手段。
III、内部审批退回申请
对于某些组织，尤其是大型企业或跨部门合作，需要通过内部审批流程来确认订单退回的合法性和合理性。这种方式可以确保退回决定经过高层或管理层的审慎考虑，避免不必要的流程和资源浪费。以下是内部审批退回申请的详细步骤：
1、发起退回申请
当确认需要退回订单时，相关的业务人员或者部门（如采购、销售、质量控制等）将发起正式的退回申请。这一般通过内部的审批系统或邮件流程进行。申请内容应包括订单的详细信息、退回原因、影响分析及预期处理方案等。
2、审核和初步评估
退回申请进入初步评估阶段，通常由业务主管或相关的审批人员进行审核。审核的重点包括退回原因的合理性、对供应链和库存的影响、相关费用和财务影响等。如果初步评估通过，申请将推进到下一步的正式审批环节。
3、正式审批
在正式审批阶段，退回申请会提交给更高级别的管理层或跨部门委员会。这些人员会对申请进行更全面的审查，包括风险评估、资源配置、替代解决方案等。审批过程中可能会要求提供更多的数据和信息，以便做出全面而客观的判断。
4、反馈和调整
正式审批过程中，审批人员可能会提出意见和建议，并要求申请方对退回方案进行调整和优化。此时，双方需保持密切的沟通，确保退回申请能够在符合公司利益和供应商关系的基础上得到顺利实施。根据审批人员的反馈，申请方需要在规定时间内修改并重新提交申请。
5、最终决策
经过审批和调整环节，管理层或审批委员会会根据所有的反馈和评估信息，做出最终决策。决策结果可能包括批准退回、拒绝退回、或提出补充方案等。如果退回申请被批准，申请方需要根据决策结果，逐步落实退回操作流程。
6、实施和跟踪
退回申请获批后，相关部门和人员需立即按照预定的方案执行退回流程。这包括联系供应商、调整系统状态、管理物流和库存等。在实施过程中，申请方和相关责任人需密切跟踪进度，确保退回操作的顺利开展。如果出现任何问题或异常，应立刻向管理层汇报，并紧急启动补救措施。
通过内部审批退回申请，可以确保每一个退回决定都经过严谨的评估和多方审核，减少不必要的损失和风险。这种方法适用于大型或复杂的订单退回情况，能够更好地平衡各方利益，维护公司与供应商之间的稳定关系。
相关问答FAQs：
1. 什么是SRM系统？
SRM系统是供应链管理的一种工具，可以帮助企业管理与供应商之间的关系、订单、库存和物流等方面。在SRM系统中，确认订单是指在采购订单生成后，供应商确认订单并承诺按照订单的要求履行的过程。
2. 为什么订单需要退回？
订单需要退回的原因可能有很多，比如供应商无法按时供货、货物质量不符合要求、价格有误或其他合同条款无法达成等。这时候，就需要将订单退回供应商进行修订或取消。
3. 在SRM系统中如何退回订单？
在SRM系统中，确认订单后如果需要退回订单，一般可以按照以下步骤进行：
- 登录SRM系统，进入订单管理界面；
- 找到需要退回的订单，选择相应的操作选项；
- 在订单详情页面中，查找退回订单的选项，填写退回订单的原因和必要的说明；
- 确认退回订单，并等待供应商的确认或反馈。
值得注意的是，退回订单时要与供应商及时沟通，以免产生不必要的误解或纠纷。同时，在SRM系统中的退回订单操作完成后，及时关注后续的订单变更情况，确保订单的准确性和及时性。
