合同管理中盖章规范的8点秘诀

随著对合规性重新认识的提升，公司对合规性的明确要求愈来愈高，做为公司存活发展必不可少的市场买卖媒介——合约，在合规性管理中就变得至关关键。合约的合规性管理应是横跨合约终身的，从磋商、拟定、签定、施行到失灵，而合约的复印件各个环节是当中代表者公司意向、两方达成一致完全一致原意则表示的关键形式。这儿所言的复印件，圣索弗朗代兰县指用作合约的印章和合约复印件，也主要包括紫苞人原件（企业法人章），即使是全资拥有人盖章。上面如是说三种复印件各个环节常用情形的规范化意见建议。

1对重刻文档的审核

合约在OA控制系统中走来审核业务流程抵达复印件各个环节时，亦须审核将要复印件的合约文档与否与控制系统审核的合约文档完全一致。很多公司在接到合约文档时，都是会间接复印件，不过前述中经常会出现虽然财务相关人员的匆匆疏失或是与合约相旁人关键信息不等距等环境因素的负面影响引致公司预备复印件的版与控制系统审核版不完全一致的情形，进而引致原先可避免的信用风险出现。这就须要复印件相关人员细细录入将要复印件的合约文档，保证审核意见建议均在合约中略有充分体现。合约管理

2对文档复印件主体的审核

复印件主体与合约主体不完全一致的情形也比较常用。合约相旁人可能虽然疏失大意盖错主体，也可能因规避信用风险最终决定使用其他主体复印件，比如母公司经常会基于信用风险规避的考虑，由子公司做为合约主体进行复印件，但是合约约定的主体是母公司。合约主体与复印件主体应完全一致是合约复印件管理中的基本规范化。合约管理

3对合约施行要件的审核

一般合约中会约定合约的施行形式，例如约定本合约经双复印件后施行、本合约经两方加盖印章之后施行、本合约经两方紫苞人或全资拥有人盖章并加盖印章或合约专用之后施行等等，这时，就要注意施行条件，避免因欠缺施行条件引致合约未施行或存在效力瑕疵而产生的合约效力问题给公司带来信用风险。合约管理此外，合约复印件时应注明复印件时间，这对确定合约施行时间具有关键意义。如果合约采用的是复印件施行形式，那么合约的施行时间一般是最后一方复印件的时间。

4对合约相旁人复印件的审核

如第3条所述，合约约定了施行的条件，但是合约的相旁人可能虽然合约管理不规范化或是疏失大意或是其他原因，使用了非印章、非合约复印件对合约文档进行复印件。例如，常用的有业务复印件用作合约，这会对合约效力产生瑕疵并由此引发信用风险，不过这些信用风险原先是可以避免的。这时，要么把合约退回重新复印件，要么须要旁人出具书面证明则表示认可该章的效力。

5对紫苞人或全资拥有人盖章的审核

紫苞人的盖章效力往往等同于印章的效力，其关键性自是不言而喻；全资拥有人应在取得公司授权后进行盖章，避免因无授权而擅自签定合约或是超越授权范围签定合约给公司引致信用风险。合约管理通常为增强合约效力，如果不盖企业法人章而由全资拥有人盖章的合约在签署时需出具授权函，必要时授权函与合约一起归档。

6对合约份数的审核

合约份数一般约定在合约其他条款中，这是两方根据各自的须要约定的复印件份数。对这部分容易忽略，却也容易出信用风险，例如合约约定本合约一式四份，两方各执两份，具有同等法律效力，那么如果多盖出来的合约就是没有效力的。

7不在空白纸张上复印件合约管理

公司印章的保存应有严格的管理规范化，不管是对合约的复印件还是对其他文件的复印件，都应尽量避免在空白处复印件，防止因滥重刻章给公司带来信用风险。

8对复印件各个环节的磋商关键信息的保留

合约是两方原意自治的充分体现，只要不违反法律法规，都在当事人的原意自治范围内，因此对合约复印件出现的各种问题也可能会通过磋商进行解决。例如对合约份数的约定、对全资拥有人的追认授权、对非印章非合约章的效力认可等等，但是要注意对这些磋商关键信息的保留，尽量采取书面（如邮件、信函）的形式，并且与合约一同进行存档。合约管理

此外，还有为保证合约完整性的骑缝章、合约附件复印件等问题都须要注意。合约复印件看似小事，却也是关乎公司合规性治理的大事，必定是要慎之又慎的。

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