教你巧用Excel做项目管理！

任务分解

任务分解是成功项目管理的第一步。也就是WBS。

如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则

横向到边即百分百原则——指WBS分解不能出现漏项,也不能包含不在项目范围之内的任何产品或活动。

纵向到底指WBS分解要足够细,以满足任务分配、检测及控制的目的。

WBS分解的方法

至上而下与至下而上的充分沟通

一对一个别交流

小组讨论

WBS分解的标准

分解后的活动结构清晰

逻辑上形成一个大的活动

集成了所有的关键因素

包含临时的里程碑和监控点

所有活动全部定义清楚

总之，无论是使用excel，还是使用project，或者是其他工具，任务分解是第一步，学会分解任务,只有将任务分解得足够细，你才能心里有数，才能有条不紊地工作,才能统筹安排时间表 。

任务分解之后，你可以使用excel来自定义你需要展示什么信息。我的建议是至少展示以下信息：

1. 任务定义：即使线下沟通过，但是在这里的撰写，还是要尽可能定义清楚，是确认还是交付，或者完成，在工作量上是不一样的概念。

所以，截至时间是每项各项任务必须要保证的。我只需要每个负责人知道这一点。而最晚开始时间是截至时间减去时长得到的。

4. 当前状态：项目管理表需要每日检查，时时更新，并将重大变化时时通知给相关方。当前状态可以让每项各项任务的完成情况一目了然，并将延迟的各项任务重点标识出来。

5. 负责人：每项各项任务都需要指定一个负责人，而时间点和交付物的标准已经得到了该负责人的正式确认。

顺藤摸瓜的各项任务关联

一切都要保证最终的关键里程碑。

花花绿绿的甘特图

——在项目经理排资源时，也很容易一眼看出某人的资源利用情况：有没有因为并行各项任务太多而导致某人资源过度饱和，有没有有效利用某人的资源等等。

在复杂的项目里，还可以借助excel的颜色筛选，直接将某个人的各项任务全部筛选出来：

【心得】

尽量确保资源得到最大的利用，通过甘特图的形象化展示，你可以对你的项目小组的人每个时间在做什么一目了然，基本上不会再次出现空白的阶段，如果不受其他项目地影响，所有人的资源都在这张图里了。

尽量保证一个人的资源不会在多条各项任务里并行，除非是两个各项任务都是50%的资源投入，且必须要一个人同时做——比如上图里的犀利哥的各项任务时间，再次出现了并行，是不太合理，需要被规避的。

使用不同的颜色来标注各项任务，让多人协作时，只看颜色就清楚自己的时间点是什么。

关键里程碑

所谓关键里程碑是一个阶段组织工作必须要保证的时间点，而这个时间点的顺利完成与否，决定了里程碑以后的各项组织工作能无法也保证顺利展开。如果关键里程碑都无法保证，将意味着里程碑以后的各项各项任务要重新调整。

将关键里程碑标注为醒目地红色，并加上里程碑说明，是一个不错的办法。

强大的筛选功能

/ 按负责人来筛选 /

/ 按当前状态来筛选 /

冻结窗格，让软件更加像project

我们也期望excel做出来的计划表，能够在拖动查看视图时，日期行和各项任务行能够锁定在原地不动。使用excel的窗格冻结功能能够轻而易举达到目地。如图所示：点击你期望冻结的窗格交叉点窗格，点击冻结窗格，即达到最终目标。

与Project相比的不足之处

1. 甘特图无法够自动生成，需要手动去填充颜色。每次去更改和调整时间，都需要去重新填充一下甘特图。

2. 无其他project提供的高级功能（鉴于我确实没有深入研究过，所以也不清楚，但是貌似目前也不需要那些功能）

怎样制作

做法

Step1：预留左侧6列

Step2：将其余列选择足够多多，然后右键选择列宽，将列宽改成1.8-2.5之间即可

Step3：预留以上3行，左侧6列以上3行用以写项目名称以及各项任务降解字段名，右侧被改变列宽的头部3行，用来填充日期。

Step4：日期与星期填充，excel其实有强大的自动完获得成功能，不过日期目前我还没找到自动从今日开始填充的方式，星期的填充，你可以输入一，二后直接使用自动填充工具完成。

Step6：适当美化，保存分享

小功能

1. 自动填充真实的日期（星期是已经实现了，但是日期到了30，31号无法够自动从1开始填充）

实现办法：在第一个日期的单元格（假设该单元格是A1）中填入起始日期，比如2010/12/01，在其后的单元格中输入公式=A1+1，然后纵向拖曳即可。

同时为了使2010/12/01显示为1，可右键选择设置单元格格式，在自定义类型中输入d

2. 每次打开软件，将当日的列自动标注红色

假设日期在A1单元格中，选择格式菜单中的条件格式，选择公式，然后输入= IF（A1=today（）,true,false)，将底色设置为红色即可（heidi目前没有实现整列标注红色，只是单个单元格标注成了红色，以后再研究研究）

当然，软件和工具只是软件和工具，计划如果无此日常组织工作中时时检查，仍然就只是计划，无法真正发挥价值。

excel来做项目管理的好处是一般人的电脑上都会安装excel，便于你共享项目计划，但是依然要不断地展开过问，及时更新项目每项计划的进度，才能够真正发挥出项目管理的作用。

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