进销存软件究竟怎么高效使用？4大功能必须掌握

很多初次接触进销存软件的用户，会担心自己没有使用经验或者专业的使用基础，不知道如何快速上手才能最大化的发挥软件功效。其实完全不用担心，给大家整理了几条使用进销存软件的基本步骤，帮助新手客户快速上手，灵活运用。

1、创建货品基本上关键信息

建立商品信息非常关键，就像盖房子打地基一样重要。

地基打得好坏，决定你的楼层能盖多少层？一个企业的进销存软件运用好与否，基本信息的建立起到至关重要的作用。

市面上大部分的进销存软件的产品、客户、供应商信息都是采用树形分类，所以，分类是否合理就涉及到后期报表是否出得来。

对于商品信息的建立最好遵循五个原则：

统一的编码规则；

统一的命名规则；

产品名称/客户名称完整且唯一；

专人负责在统一编号、命名规则下建立完整的产品名称、客户名称；

产品名称可细化到最小的单元格。

比如：

①货品中文名称提议间接重新命名

②客户公司重新命名就秉持全称

③期末公司的商业银行帐户和老板、企业法人的商业机构帐户合二为一

2、期末的数据存档

期末的数据包含了期末库存货品、期末应收、期末现金商业银行等。

①存档期末是手工帐和电脑账衔接的过程，只有把期末的数据尽可能的盘点清楚，后面公司管理越容易理顺。

如果期末数据不准，后期的数据分析、财务报表查询就没多大作用和意义了，因为期末数据不准，过程管理得再好，最后的数据也不准。进销存软件系统

②要在业务过程中逐步去调整数据，把软件的账面库存和仓库的实物库存盘点核对清楚。通过期末库存调整或库存管理的报损、报溢来调整库存，再把往来账务核对清楚、管理好应收应付、现金商业银行等模块。

3、日常业务处理

日常业务处理需注意三个要点：

①管库存的员工，一般不经手进货类、出货类单据，只需管好库存货品数量即可，不能他们去做单子。

仓库只需确保库存货品不被偷盗、水淹，确保实物入库数量、型号和入库单数量、型号一致，确保出库数量、型号和出库单一致。

发货、配货要按照发货单、配货单执行，准确无误的进行发货、配货。

②进货和销售要合二为一，专职人员负责。提议一人开采购单，一人审核、一人过账；人手不够的情况也可以一人开单，另外一人审核兼顾过账。

至少保障进货有人负责、销售有人负责、仓库有人负责，各司其责，在他们岗位权限范围内工作。

③管理往来对账的员工，负责把每一笔款项找到对应的出入库单据，及时准确的勾兑，管理好客户的信用额度、信用周期，统计出超期应收，简单的做一些账龄分析，资金周转率等分析。

4、财务报表查询、数据统计及分析

这就是进销存软件具有的选用效果，使用者无须操心里面复杂的统计公式，无须再拿着计算器或是算盘加加减减，只要通过单据形式把该存档到软件里的数据都正常存档后，软件就会自动进行运算，加速地给使用者展现一目了然的多维度、多角度的业务财务报表和财务财务报表。

多种角色和分工让企业日常的工作能够加速地落实到个人上，每人都可以方便地完成他们的工作，减少互相之间的牵连和等待，从而大大提高了企业内部的运作效率。

尽量让销售人员、采购人员、财务人员、仓管人员等多种角色都参与到软件的管理中来；

销售人员只负责货品销售方面的工作；

采购人员只负责货品采购的工作；

财务人员专门记录财务收支和进行帐户管理；

仓管人员专门进行货品管理；

综上，我们可以明确的晓得软件利用的好坏，20%取决于软件版本、功能、品牌是否选对，30%取决于软件服务商的服务能力以及提供的服务质量，剩下的50%就取决于客户公司的管理制度、业务流程、岗位是否清晰、权责分工明细、老板的重视程度、员工质量以及员工对软件的配合度和公司是否有一整套的关键信息化利用标准、方案。进销存软件系统

软件品牌选好了，软件服务商选择好了，剩下来的就是配合公司管理制度、业务流程、全体员工配合、各自在他们的操作权限范围内做好他们分内的事、持之以恒的做下去。

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