费控报销系统，如何设计？

随着电子发票的全面普及和企业数字化的加速推进，越来越多的企业财务的事务处理和管理模式走向电子化。一个优秀的费控报销系统能够帮助企业实现全流程管控，提高员工的报销和审批效率；同时，系统还将提供费用云图，动态直观地为管理层提供决策所需要的信息。

如前所述前述特征，系统应满足用户下列基本要求：

1）不间断费控能力

系统需要提供更多各种服务费标准的实用性功能，且雇员在前述消费需求过程中最合适能直接展开企业级的缴付操作，对个人无需作保和缴费，而那些消费需求数据又能一键聚合领用并手动进账。企业管理者能通过事前对数据展开多方位地分析，进而进一步健全业务。

2）系统交会能力

能与ERP、OA、要道、HRM、CRM、财务等业务系统交会，同时实现或者说的业财一体化。

3）数据分析能力

服务费缴费中蕴含着的重要信息，是企业经营的数字公钥，协助企业洞悉良机，防治风险。以膳食服务费分析评价指标为例：管理者能如前所述Chaise走线世界地图、炙手可热走线名列、当月膳食费原产、不同类别膳食费数额、炙手可热JAA、居住地饭店等备注重要信息，制订科学合理的计划。财务管理

4）重要网络安全

上面我将如是说一套完备的费控缴费流程软件系统，热烈欢迎与大家一起参予探讨。

一、系统外部模块结构设计

事宜优先选择：指雇员对某一项业务的提出申请，比如公干、订货等，那些业务一般都需要在继续执行顺利完成后展开缴费。

借款还款：服务费缴费一般通过提供更多专用于雇员借款和雇员还款两个业务的单据展开借还款管理，能支持按总额或单笔数额等多方位组合的借款限额管理，遵守借款前款不清，后款不借的控制管理原则。

服务费缴费：服务费缴费设置日常服务费缴费单、膳食费缴费单、业务招待费缴费单、会议费缴费单等。服务费缴费单页面支持代人缴费、服务费分摊、合规控管、标准控管等；支持关联相关提出申请单缴费。

二、外部系统交会

缴费系统需要与企业外部多个系统展开集成，进而打破重要信息壁垒，行程服务费缴费的线上闭环。

统一要道：统一要道系统需要调用缴费系统的接口用于判断该用户是否有权限登录该系统。财务管理

OA系统：OA系统与缴费系统集成后，雇员在缴费时能关联提出申请单。

HR系统：缴费系统需要从HR系统获取公司组织架构和雇员等重要信息。

第三方平台：一般指Chaise和订货平台。能自建系统，或者加入第三方生态。

银企直联系统：银企直联作为同时实现资金管理的重要工具，支持银行账户的集中管理，资金不落地缴付以及银企手动对账。服务费缴费会根据单据聚合待缴付指令，数据传给银企直联系统，后由该系统顺利完成前述付款动作。

会计核算系统：会计核算系统是企业应用的记账软件。缴费系统能内置会计引擎，聚合预领用，将数据传给会计核算系统聚合正式的凭证。

三、 系统实用性

一个好的B端系统，全面性的系统实用性是十分重要的。此过程会将企业的主数据、业务流程、报账基础等重要信息录入。费控缴费的实用性分为如下几大模块：公司基础重要信息、核算基础重要信息、报账基础重要信息、单据和控管要求。

1. 公司基础重要信息

公司基础重要信息的实用性是为了建立起核算的组织基础，包括公司、部门、岗位和人员等组织结构的搭建。此外，还包括一些能共享的、变化较少的主数据的实用性，如客商、区域、公告等。

1）组织基础

部门及岗位重要信息

系统需要从HR系统中获取公司的所有部门和人员重要信息，实用性者按照公司的基础结构形式，在系统中搭建组织架构树。财务管理

雇员重要信息

雇员重要信息模块需要尽可能地将雇员的所有重要信息都录入进去，因为这是缴费的重要重要信息来源。

用户权限

系统需提前预设多种用户角色。实用性人员根据企业需要将角色分配给不同的雇员，或者反向实用性。

用户管理界面

角色管理界面

2）客商管理

系统中的供应商即为客户和供应商的统称。客商管理能对公司往来的客户和供应商的基本重要信息及银行重要信息展开更新维护。此后，在单据填写时能直接在列表中优先选择相应重要信息。

3）区域管理

区域管理是为了满足用户企业膳食费控管的要求。企业会根据城市级别划分不同的Chaise标准。比如一线城市的补贴与其余城市标准是不同的。

4）公告管理

公告管理是协助企业在系统上集中发布公告和通知所需要的设置。

2. 服务费类别

在费控缴费系统中，服务费类别（也称业务类别）是报账流程的基础，与预算的聚合、报账单据的模板、缴费附件清单、审核流以及聚合的凭证息息相关。

预算人员可根据业务类别或部门、项目等多个维度在预算控制系统中录入预算数额。

雇员在填写缴费单据时，优先选择缴费业务类别时，系统会打开不同的单据模板。

单据提交后，系统根据业务类别及其他因素聚合不同审核流程。

缴费结束后，系统会根据业务类别聚合对应的领用。财务管理

因此，为了同时实现前述功能，具体要做的实用性工作如下：

1）收集企业的业务类别，在平台中预录入，并将其划分为业务大类和小类，如膳食费为业务大类，膳食费-交通费为业务小类。

2）优先选择每个业务类别对应的会计科目、附件清单等。

业务类别实用性的会计科目

业务类别实用性附件清单

3. 单据模板（事先提出申请+ 缴费）

企业不同类别的缴费业务由不同的缴费单据来承载，因此对于单据最合适应当实行自定义的实用性。一般有如下两种方式处理：

如果甲方企业有成熟的OA系统能自定义流程与单据，则能优先选择与该OA系统交会，审核流程能在OA系统顺利完成。

自己做一套流程引擎系统和单据引擎系统，顺利完成两者的自定义。

具体实用性过程如下：

1）建立事前提出申请单据与业务类别的连接

2）实用性凭证类别

4. 服务费附件

服务费附件主要分为两类：一类是企业要求提交的重要的事物辅助凭证，针对该凭证，财务部门能通过扫描仪扫描单据影像，通过电子影像系统展开影像的处理，并在电子档案系统中展开保管；另一类即为上面展示的，在系统中通过附件备注区域上传。

5. 服务费标准

在费控缴费系统中预设服务费控管标准，并设置控管方式，能有效提高财务人员审核工作效率。对于提单内容的审核结果，能设置禁止，通过和警告。财务管理

本文以Chaise标准为例，说明具体设置方式：

6. 服务费审核

雇员在费控缴费系统中提交缴费单据后，系统通过审核流引擎将单据发送给各个业务领导和财务人员。审核流的定义能在OA系统中或自定义的审核流引擎。之后将流程模板分配给对应的业务类别、单据类别等。

7. 服务费的预算控制

雇员服务费缴费提单及审核流中，系统根据预设规则展开预算控制。比如，如果系统预设通过部门+预算科目展开控制，并设置预算控制策略为禁止，那么如果雇员所在部门概预算科目汇总数额已经超标，则提交会被禁止。上面为相应的实用性：

注：业务类别和单据类别也要实用性与之关联。

四、案例

1. Chaise提出申请

2. 领导审核

雇员提交Chaise提出申请后，提出申请单手动流转到领导处展开审核。

3. 行程预定

领导审核顺利完成后，雇员回到首页，点击商旅预定，展开往返机票及饭店的预定。在MVP阶段，能简单的设置成直接跳转到第三方平台，预订成功后，订单重要信息直接同步到缴费系统。在之后的结构设计中，能自定义机票和饭店预定页面，后台只需调用第三方平台接口获取所需数据即可。财务管理

4. 发票采集

5. 提单缴费

系统支持雇员根据不同服务费类别展开场景式缴费。雇员能在缴费单页面优先选择关联之前的事宜提出申请。同时，雇员还需要勾选票据列表中和本次缴费相关的发票重要信息，进而同时实现关联。雇员提交缴费单时，相关的字段校验、服务费标准校验需在之前的实用性系统顺利完成实用性。

6. 领导审核

雇员提交缴费单后，手动流转到上级领导处（流程自定义需在之前的引擎系统顺利完成）。雇员可在我的单据中查看缴费进度。

7. 财务审核

领导审核后，单据手动流转至财务人员展开审核。财务人员在PC端的系统内看到缴费重要信息并确认正确后，审核通过。

五、服务费雷达网

服务费雷达网是分析结果的展示，其背后包含一套完备的评价指标，其结构设计围绕企业服务费管理的核心诉求展开，进而静态简单heard管理层提供更多重大决策所需重要信息，协助企业从海量数据中获取到战争的价值，及时洞悉良机，防治风险。财务管理

服务费雷达网为企业带来的收益体现在服务费支出控管、流程工作效率提升、合规遵从强化以及雇员满意度等多个方面。此处我们一起服务费支出、合规遵从和流程工作效率三个方面为例，展示服务费雷达网如何从企业经营重大决策需求出发，通过数字化辅助企业经营管理重大决策。

六、总结

服务费缴费是雇员和企业的重要连接，流程的优化能为企业带来诸多收益：从企业管理角度来看，企业对缴费流程和数据掌控程度得以加强；从雇员角度来看，缴费所需要填写的字段减少，爆笑体验大幅提升；从领导角度来看，同时实现了一站式审核和风险预警；从财务人员角度来看，重复工作减少，工作满意度上升。