财务系统之清算管理体系构架业务篇

论财务"快感"与"伤痛"

大家提及财务第一感觉常常是乏味无味，千篇一律，整天面对一堆毫无情感的海量数据数据。但是数字其内强健米，快感也常常蕴含着其中。

快感

严重错误数据闪电侠

高价值专家

财务系统的pm和dev第一要求要要有生态圈路子，要介绍数据怎么来、数据怎样加工、数据后续的处理是什么。所以在做项目时就得介绍各种下游系统，介绍它的业务流程，介绍它的系统构架，介绍它的数据结构，介绍他们的代码。同时还要清楚的知道财务系统造成的数据要做什么用，大家会怎样用。 在每个财务的项目上要介绍下游和下游(管报或半年报)，从而保证这三条信道是恰当的。所以长此以往你就会熟识整个公司的大部份业务流程和财务流程，破天荒的专家。财务系统软件

伤痛

沟通交流与大力推进

财务的项目所花更多时间在沟通交流业务流程，沟通交流数据流程上面，当遇到业务流程片面，造成了严重错误数据时，还得再花时间去推下游系统进行改进，给下游系统当QA，这些都是大费周章费心耗时的事情。

业务快速产业发展

线下的业务快速产业发展，线上业务系统没有及时快速插值介入，线下线上出轨，导致了数据不符合财务预期。这是出现业财不一致的根源。在任何一个业务快速产业发展的公司，这种情形避免不了，对于财务系统来说，唯一的方法是多方位的监视极度数据，发现了极度数据后再大力推进下游系统插值。

清算概念

专精涵义：清算是财务会计用词，指把某一末期内的大部份国际收支情形进行归纳、计量。清算亦称汇率清算，是在商品经济条件下，各经济单位间由于商品交易、用工供给和资金转派等经济活动而引起的汇率收款行为。

浅显一点讲是：双方在一定末期内造成交易行为，基于交易进行缴交或缴付数额的一系列产品行为。

清算分为：应对清算和应收清算。以下内容主要介绍针对To B的应对清算管理体系系统。

清算事例

为了让大家更快理解，举一个B端商品采购的范例。

富商公司在1月份5号，20号，29号，分别向后粮采购饮品，一共价值20万。富商公司接到了两笔的收货单，系统在2.1号聚合寄，后粮核寄欠款数额（20万），给富商公司开了20万欠款发票，清算在核对发票的实开票数额无误后，根据实付数额（20万）聚合付款单，在预计付款日（2月15号）时资金组就往外打款。

事例中涉及到的重要概念:

签约公司:也叫主体公司,是合同中的甲方。以上范例的富商公司。乙方(实体供给商/签约供给商):合同中乙方。以上范例的后粮。主数据(商品信息,门店信息等等):这些主数据是造成交易数据的基础。比如商品信息，货物类清算是对商品的清算。以上范例的饮品。合同/协议:清算是基于合同/协议来进行,清算的周期,缴付数额,费用等都是基于合同协议来造成的。交易数据:交易数据是清算的明细数据。把一定周期内的交易数据进行多个维度的汇总，形成了账单。以上范例的 收货单。账单:是清算单,一定周期交易数据的汇总。包含欠款、费用等等。预付款单:提前预付给乙方公司数额单据，是基于采购单数额比例来计算的。税票(应收发票):对于甲方公司来说，对于欠款发票来说，就需要让乙方公司开应收发票。付款单:基于账单造成对外付款的单据。可以针对同一个乙方的多次寄进行一次性付款。

清算业务流程

清算业务过程一般会分为四个阶段(如上图所示)：财务系统软件

商务洽谈阶段

在这个阶段，系统能做的事情是维护和管理信息流数据。大部分工作还是采购人员的线下工作。

信息流会分为：主数据和合同协议数据。

主数据会包含:商品信息、门店信息、仓库信息、签约公司信息、供给商信息、费用类型信息等等。

合同数据会有各种分类，比如基于时间周期来分为框架合同、一次性合同；基于交易数据类型会分为:商品合同、租赁合同、资产合同等等。

这个阶段完成后，会造成具有法律效应的合同协议，后续的阶段会完全依照合同协议进行交易、清算。

交易阶段

在交易环节中，主要针对交易流数据的管理，保证了交易数据的准确性，可预测性，从而达到最大限度的减少人为干预。实现各种单据状态的扭转；

实现智能下单等等。比如：从"采购单–>配送单–>收货单"一系列产品流程。

完整的ERP系统一般会包含以下的各种单据:

采购单配送单收货单调整单转派单

收货单是清算的主角，在单据完结时，系统就要进行清算了。

清算阶段

当交易环节中的单据(收货单)达到了完结状态，也是可清算状态，且到了合同协议所约定的清算时间了，所以单据就会自动进入到清算阶段。

清算阶段分为三个部分: 清算单、税票、付款。

清算单

清算单中几个重要概念：

清算周期

月结:按照自然月走，会圈一个月的交易数据，在下月1号出账单。半月结:按照半个月走，会圈半个月的交易数据，在每月16号或下月1号分别出账单。日结:按照天走，会圈一天的交易数据，T+1出账单。周结:按照周走，会圈一周的交易数据，下周一出账单。

欠款

具体的交易数据，比如供给链系统中针对商品、资产、服务的收货单；插旗合同中的缴付计划等数据。财务系统软件

费用

基于合同协议上商务条款中所约定的费用项以及费用算法计算出来的费用。上文也有提及费用分类(即账扣或票扣)

预计付款日

合同协议上所约定的付款的日期。

基于清算周期，在出账单日时系统自动把交易数据，费用数据进行汇总，从而聚合清算单。

清算单会面临是否缺少交易数据、费用算法临时调整、商品税率信息严重错误、合同未生效等问题。

税票

清算单聚合后，就涉及到税票事项。会基于合同协议中约定好先款后票或先票后款进行处理。

税票一般分为:专票、普票、电子票。不同类型的票 涉及到税法规则不一样。

不管以上两种方式的哪一种，都会涉及以下问题：

开票问题收票问题发票辨真伪的问题发票怎样自动匹配清算单问题

付款

当清算单达到可付款状态时，就能自动聚合付款单或者需要人为(清算组/采购中台)去聚合付款单，付款单审核通过后，通过银企直联直接打款。

所以付款会承担怎样付、付多少钱、付款前校验、付款后核对等等职责。

计量阶段

公司每个月就会进行结账，所以会对已聚合的清算单做应对暂估凭证；对付款成功的付款单做实付凭证等等，再基于这些凭证制作出财务报表；

会把 信息流、交易流、缴付流 汇总成财务报表。至此一个清算过程就形成了一个生态圈。

服务对象财务系统软件

一个清算过程中，需要公司的各个部门各个职位的人参与其中，包含以下重要的部门，但不止于这些。

清算组

最重要的部门，职责包含如下

负责核对清算单:在系统核对完毕后，会手工核对一下。负责收票:催供给商发票、缴交应收发票。负责开票:聚合开票任务，催税务组同事开票。负责聚合付款单。

税务组

开票，从百望/明硕等税控软件开票报税

资金组

实际打款，负责银企客户端上操作

采购中台

前期商务洽谈，签订合同问题反馈后期维护沟通交流

供给商

采购订单处理核寄录入欠款发票、寄出纸质发票缴交费用发票

其它功能部门.....

清算单据

清算过程涉及到重要的单据如下：

采购单收货单账单(清算单)预付款单发票收据付款单

下图是各个单据之间的关系如下图:

需要注意2个点：

采购单如果是预付了，所以对应的账单就不能再次缴付了，此时账单只需要跟预付款单核销即可。账单在付款条件时先票后款时,需要审核发票，通过后才付款。

产品构架图

单据从造成到清算，到付款，到计量会涉及如下系统

对账系统会承载 清算系统与其他系统数据、状态、数额多方面的对账。

清算系统管理体系

清算管理体系线上化目标

提高人效，释放人员解决系统/业务痛点大数据处理问题清算单缺数据、费用费率调整、商品税率严重错误等问题发票验真伪、匹配清算单等问题资金风险控制问题银行对账实时性问题

清算管理体系成果

系统内数额计算准确,且级联关系准确,各个维度的数额100%一致。系统容量与吞吐量易横向扩展。清算多维度校验,校验准确率99.99%。缴付多维度防重及打款前校验,打款恰当率100%。

思考与互动

在N多下游系统情形下，怎样保证清算系统独善其身，尽量少受影响，保持高可用?在大量数据情形下，怎样保证清算系统能高性能，实时计算出账?

最后，推荐一款简单好用的财务管理软件——简道云。在简道云模板中心/方案中心也已有很多财务类应用，安装就能使用，提高搭建速度、减少搭建上手时间。还可以通过创建仪表盘，组建图表，形成可视化的数据看板，实时、快捷的监测数据情形。此外，简道云还支持导入导出excel数据。所以，如果需要线上数据管理与协作，完全可以自己来搭建一个完全个性化的财务管理应用~