在日常工作中,作为管理者,不仅要掌握超强的业务能力,还要有超强的业务能力“推项目,拉团队”能力。在这里,我们将讨论如何系统地开展团队全过程项目管理。
项目管理是指在项目活动中运用专业知识、技能、工具和方法,使项目能够在有限的资源条件和规划时间内高质量、高效地完成或超过设定的需求和期望的过程。
项目全过程管理体系主要分为项目启动阶段、项目规划阶段、项目实施阶段、项目监督阶段和项目收尾阶段五个阶段。
项目启动阶段
在启动阶段,目标必须达成一致。我们应该明确以下问题:
为什么要做这个项目?麻烦是什么?解决了哪些问题?哪个过程更优先?如何考虑项目的成功?项目人员的范围是什么?项目的时间范围是什么?
启动阶段的另一个关键是考虑可能的风险和解决方案,即场景假设。本质上要做的是把未知的事情变成已知的,比如项目最容易失败的地区是什么,原因是什么,处理方案是什么,人员在哪里容易有利益冲突,有什么方法可以防止或解决这些冲突。
了解这些,我们就可以为要做的步骤制定具体的制作计划。
项目规划阶段
在规划阶段,需要确定项目目标、项目界限和更详细的项目需求范围,然后围绕人员和时间导出项目计划。
可以使用任务分解和进展规划WBS工作分解工具。WBS将项目按一定标准拆除为任务,再将任务拆除为实际可执行的子任务,再将任务分配给个人。WBS该过程是将项目工作按阶段可交付的结果转化为较小、易于管理的部分的过程。
项目实施阶段
启动和计划阶段做得好并不意味着项目实施过程会一切顺利,难免会遇到一些意想不到的情况。此时必须同时实施监管,并根据实际情况及时做出一些调整。
方案评审,可使项目实施不走样,产品上线无误差。项目成员必须对方案、要求、设计、代码等工作产品进行审核,发现内部不足,及时沟通处理,然后实施。
团队沟通,最好使用统一的沟通平台,不仅可以避免转换平台的复杂性,还可以避免聊天中关键文件的丢失。
优先级,可以在短时间内实现,需要使用最小的资源来实现有效的想法。为了防止部分概括,我们必须咨询更多的反馈,以方便同步信息。
项目监督阶段
在项目实施过程中,经常会出现各种各样的问题。在这个时候,我们必须更加思考:项目问题的根本原因是什么?这个根本原因会对目标产生什么影响?例如,在疫情爆发的早期阶段,无法销售。
怎么做?方法和工具包括但不限于:日站会、项目会议、项目进度表(甘特图)、施工进度看板、项目日/周/月报、及时反馈报告。
就周报而言,高效的周报应该是围绕项目设定的目标。本周必须实施的计划是什么?真正实施了哪些部分?本周目标的实现率是多少?这样的周报可以让项目成员关注项目目标,而不仅仅是关注当下的事情,更容易发现项目中遇到的问题。
项目收尾阶段
虽然工作场所有些人有多年的工作经验,但他们只花了十年的工作经验。造成这种情况的原因是项目审查。
根据复盘的形式,将经验沉积为经验,重用经验,再将经验转化为可执行的高效Action,这样,个人和团队的能力就会提高,下一个项目的经验也会更有效。
系统项目审查的基本逻辑有四个步骤:目标回顾,团队成员首先回顾项目目标;结果,客观解释项目结果,数据考虑或情感评分;过程分析,分析团队在过程中做了什么;规则总结,过程总结为经验,产生可执行性Action。
归根结底,我们既是项目经理,也是我们自己,每个人的项目做得好不好,看我们自己就明白了。