看到这种甘特图,我眼睛已经开始累了......主要有以下几个问题:
1. 风格满满的复古感,也毫无美感
2. 这种靠填充颜色来管理小项目勉强还能应付,稍微大一点的项目根本无法实现
3. 没有动态数据进行直观地监测
4. 一次性图表,团队成员们基本是没有兴趣看第二次的
两种方法,教给大家,包教包会,小白也能做美观高效的甘特图!尤其是第二种!
注:需要新版本的Excel(2016及以上),我用的是2019版的。
先提炼出项目各个数据:
小项目可以手动输入数据,大一点的项目的话这样做工作量太大,可以直接跳过看第二种方法
然后生成堆积柱形图:
选中B、D、E三列(根据需要选即可),依次点击【插入】——【图表】——【条形图】——【堆积条形图】
为了更直观一些,我们把日期转换成数字。在Excel中,其实日期也就是一串数字了,只要是数字那就能可视化。
现在这个图表看起来还不是甘特图,别着急,继续操作:
单击Y轴,右键坐标轴格式,选择逆序排列 看着还是不像,因为日期的数字太大了,所以在图表上自动适应了横坐标。这时候需要把X轴的最小值调整一下。 单击X轴右键,坐标轴格式,输入44562(目的是让甘特图能从第一天开始显示) 注:Excel中,数字和日期是可以转换的:44562就是2022年1月1日,44563就是1月2日,44564就是1月3日。
看着还是不像,因为日期的数字太大了,所以在图表上自动适应了横坐标。这时候需要把X轴的最小值调整一下。
单击X轴右键,坐标轴格式,输入44562(目的是让甘特图能从第一天开始显示) 注:Excel中,数字和日期是可以转换的:44562就是2022年1月1日,44563就是1月2日,44564就是1月3日。
注:Excel中,数字和日期是可以转换的:44562就是2022年1月1日,44563就是1月2日,44564就是1月3日。
设置好最小值后,把蓝色的柱形图选择无填充,让它隐去,就得出了下面的柱形图。
【单击】图表中蓝色柱形图部分选中——选择【填充】——【无填充】 到这里基本上合格了。不过项目管理是变动的,每天都会变动,这就涉及到了动态变化。 如果想要继续优化,就需要增加两个辅助列数据,【已完成天数】和【未完成天数】 然后通过函数公式计算这两列的数据: 已完成天数:=IF(TODAY()-D2>E2,E2,MIN(E2,MAX(TODAY()-D2,0))) 未完成天数:=E2-F2 注:today()函数为日期函数,能直接提取当前系统的日期。这是让甘特图动态的关键。 选择【项目计划】和【开始日期】、【已完成天数】、【未完成天数】、【计划天数】四个数据继续生成堆积柱形图。 重复上述操作:逆序、设置X轴最小值、蓝色无填充。 基本上到这里,甘特图已经完成了,只剩下一些美化工作。 虽然用Excel能做出甘特图,但是非常麻烦。项目小还好,项目大了光提炼数据这一项就得耗费很大的人力和时间成本,而且人工筛选还很容易出错。 这时候就需要用到第二种方法了! 第二种:用简道云仪表盘制作甘特图 先给大家看一下效果: 同样用实例展示:以会议室预约为例进行一个甘特图的制作。
到这里基本上合格了。不过项目管理是变动的,每天都会变动,这就涉及到了动态变化。
如果想要继续优化,就需要增加两个辅助列数据,【已完成天数】和【未完成天数】
然后通过函数公式计算这两列的数据:
已完成天数:=IF(TODAY()-D2>E2,E2,MIN(E2,MAX(TODAY()-D2,0)))
未完成天数:=E2-F2
注:today()函数为日期函数,能直接提取当前系统的日期。这是让甘特图动态的关键。
选择【项目计划】和【开始日期】、【已完成天数】、【未完成天数】、【计划天数】四个数据继续生成堆积柱形图。
重复上述操作:逆序、设置X轴最小值、蓝色无填充。
基本上到这里,甘特图已经完成了,只剩下一些美化工作。
虽然用Excel能做出甘特图,但是非常麻烦。项目小还好,项目大了光提炼数据这一项就得耗费很大的人力和时间成本,而且人工筛选还很容易出错。
这时候就需要用到第二种方法了!
先给大家看一下效果:
同样用实例展示:以会议室预约为例进行一个甘特图的制作。
1.设计表单并录入数据 先设计如图所示的会议室预约表单(和上面Excel中提炼数据同样的原理,不过不用人工录入),直接发布给成员,成员根据需要填写表单,进行会议室预约 。 预约的数据如下图所示: 2. 在仪表盘中添加甘特图 然后在简道云首页点击新建「仪表盘」: 修改仪表盘名称(就是项目名称)——点击【数据组件】——【甘特图】,选择刚刚设计好的【会议室预约】表单。 同样修改甘特图名称——点击下方的【数据获取权限】——选择 【使用成员对数据源表单的权限】。然后设置维度和起止时间、排序规则等,按下图步骤设置甘特图。 在右侧功能配置面板上可以对甘特图进行缩放等级、数据标签等设置。 3. 发布仪表盘 就三步,动态甘特图已经制作好了,回到仪表盘设计界面,点击右上角【发布】,将仪表盘发布给成员,只有被发布的成员才能看到该仪表盘。 4. 效果演示 被发布的成员点击仪表盘,可以看到刚刚设置的甘特图,并使用甘特图。 具有相关权限的成员可以: 点击查看预约详情 点击右上角添加数据 右下角调整甘特图缩放比例
预约的数据如下图所示:
修改仪表盘名称(就是项目名称)——点击【数据组件】——【甘特图】,选择刚刚设计好的【会议室预约】表单。
同样修改甘特图名称——点击下方的【数据获取权限】——选择 【使用成员对数据源表单的权限】。然后设置维度和起止时间、排序规则等,按下图步骤设置甘特图。
就三步,动态甘特图已经制作好了,回到仪表盘设计界面,点击右上角【发布】,将仪表盘发布给成员,只有被发布的成员才能看到该仪表盘。
被发布的成员点击仪表盘,可以看到刚刚设置的甘特图,并使用甘特图。 具有相关权限的成员可以:
点击查看预约详情 点击右上角添加数据 右下角调整甘特图缩放比例
怎么样,是不是很方便,而且制作出的甘特图也很好看,还能实时动态展示。最主要的是所有的数据都来自于员工各自填写,系统自动录入调取,节省了很大的时间和人力成本,准确性也大大提高!