如何从风控视角搭建合同管理体系？

什么是合同管理管理体系？

可以简单的理解为，为完成达到组织的目标，需要采取一定的手段、措施或者具体的举措。每一个法务都会面临合同管理体系的建设问题。合同规范

那时我们时常提及的是合同全开发周期管理。在合同管理里，依照期能拆分为十分多须要特别注意的点。

随著外间自然环境的演进，总务渐渐步入到了两个雷电险控制黄金时代，从原本最先的审合同，变革到那时的以合同为切入点，专门从事前、事中、事前的视角展开多方位管理。因而，便导入了合同全开发周期管理这个基本概念。

总体自然环境的变动，须要总务跟进的情景也骤然减少。

主要包括最先的商业性有意向期，比如说密切合作者的优先选择，到销售组织机构机构的市场需求，再到密切合作的文本等，从原本销售业务主导力量、总务提供更多服务项目，那时在风险控制经营理念下，总务也须要参予重大决策，须要刊登专精的风险控制意见建议，那些单厢列入合同管理管理体系。

步入合同谈判期，主要包括具体文本销售业务商业模式、商业性前提与否适宜等，那些在现代应用领域可能将更多归属于商务人士专精应用领域，那时也须要总务参予刊登自己的意见建议。

再到相对比较现代的系统审查，合同签订模块，是总务涉及最多的应用领域，那时在多方位管理管理体系下，也对总务提出了十分高的要求。

从现代的审查文字，变革到那时在更多维度上总务都须要提供更多价值。

比如说，在审查合同时与否与商务人士前提一致？

公司重大决策文本与否落到合同上？与否产生歧义？合同规范

是不是应用较为准确的法言法语？

在合同签订中在兼顾快的前提下，与否做到安全性形式上的满足？

未来合同的效力与否受到挑战？

在起草审查环节达至内部合规，在合同签订环节借助电子印章提升签订效率的同时保证安全合法。再到后续履行和终止期，也是事前都须要总务跟进把控做履约的监管。合同规范

那时整个合同管理管理体系须要总务参予的程度越来越深，给总务提出的要求越来越高。但管理体系中天然就伴随著十分多矛盾点。比如说总务风险控制的出发点与销售业务利益上、总体经营效率上的矛盾，以及把控安全时各职能部门不同的利益诉求等。

合同管理从线下到线上必经的三个期？合同规范

最先入行时，合同使用现代的传真方式来展开传递和签订，基本上没有任何系统和方式作为辅助。过程中修改、审批消耗大量的时间。为此，开启了提升合同管理效率的探索。

第一期：提升审批的效率——电子表单

从现代的Excel做表格再用传真传递签批，挪到了线上，变成电子表单，再利用电子表单实现线上的流转。

基本上解决了找人难、提升了会签效率；表单流转易篡改，管理产生漏洞和纸质表单查档成本巨大的难题。

在合同全开发周期管理里，第一期主要是在合同签订环节上，帮助总务提效。

第二期：提升审查效率——数据库

随著销售业务加速推进，合同越来越多，总务将雷同的销售业务制定出标准的合同文本，建立了总务信息库做了细化分类做了很多的标准文本。

但在日常工作中发现：

首先，有销售业务本身不熟悉合同类型，时常搞错，使用难度较大；合同规范

其次，人工上传的附件无法确保与标准文本完全一致，总务无差别审核耗费大量不必要人力；

第三，流程单填列文本与合同文本是分裂的，总务还需额外审核表单文本；

第四，审批过程中如有修改，用印人员无法辨识最终用印版本。

为此，总务更希望将十分低价值、重复、消耗人力的工作交给机器、交给系统去解决，从而导入了「数据库」的基本概念。由IT部门帮助总务设计一套十分实用的标准，其中反响最好的是导入了「差异条款对比功能」，实现了将标准文本从文本库中调出，系统根据发起人的不同角色，预先辅助锁定适宜角色人的标准文本。

再基于标准文本的文本展开修改，同时，系统会自动顺利完成条款比对，总务只需审查差异文本即可，大大降低了销售业务使用的难度。

在发现差异条款后，能直接在线修改，退回时系统自动顺利完成替换，流转到发起人（销售业务/行政/人力等）时，能直接使用系统里最后的版本，大幅度降低了版本使用的出错率。

能实现比对的文本，还主要包括流程审批单里填列文本。流程单填列文本合同规范能根据标准文本抓取，大部分文本不允许使用人修改，销售业务只须要填写事前预留的空位，直接与合同文本展开一致性比对。很大程度上减轻了总务低价值的审核工作量。

这一期，从合同签订期已经前置到起草审查期，跨越了两个期，且初步实现了智能化功能。

第三期：提升管理效率——平台系统

在系统帮助总务顺利完成比对之后，更值得总务去探索和思考的怎样将数据拉通和信息拉通？怎样能更好地提升管理效率？

比如说，销售业务人员手工去填写的文本、数字与否正确？大小写一致性难题？合同规范

在商洽过程中确实须要替换补充条款，那些补充条款与否能用积木条款的形式展开一部分标准化？

合同中数据的勾稽关系、逻辑关系与否能对得上？

不同系统中同一数据的拉通，降低信息壁垒？在履行合同时，与否能展开履约跟踪，避免执行过程和合同约定脱节？

系统与否能直接提取关键数据，推送给销售业务人员/管理者实现真正意义上的系统关联？

通过构筑合同规范合同管理智能化平台，那些难题都能不断地优化实现。从两个封闭的，死的数据库，变成活的数据平台。合同中的重要数据的变动实时更新，能根据合同具体文本的签署和履约情况展开动态调整，辅助管理者做重大决策，管理效率也能大幅提高。

第三期的平台工程建设，在全开发周期管理过程中覆盖到了履行和终止两个环节，甚至，在合同归档和争议解决的事项处理时都能使用合同管理系统。通过智能化的合同管理系统，总务能进一步管理那些动作，管理的范围也骤然扩大。

风险控制管理平台线上化、标准化、平台化？合同规范

经过线上化的三个期，从两个点开始，逐渐串联成线，再到现期摸索出适宜自己企业的雷电险控制视点下的风险控制管理平台。

从流程和监管的线上化，到进一步将文本合同列入线上，打造了标准化的合同文本数据库合同规范。

将合同展开分类，根据不同的使用者角色，匹配不同的授权流程，内部匹配相对应的表单展开相关信息的动态关联。除此之外，还实现了合同模板、合同编码和表单的标准化。

最后步入到平台化期，把所有的合同收归到合同管理系统中统一展开管理。原本销售合同可能将在销售业务系统里做，财务合同可能将在财税系统里，在之前手工填进去的数据是死的，依然只是文档。

那时，我们把合同数据变成了活的数据，合同主数据进到公司总体的数平台之后，能展开统一的利用，将合同数据关联到其他系统中（如图右下角所示），将合同管理系统与其他的销售业务系统、财务系统、诉讼系统、法人系统和管理驾驶舱拉通。

数据输入进去后，跟其他系统之前的数据都存在勾稽关系，这样系统展示出来的两个全面和立体的动态结果。

原本合同散落在各处的难题也迎刃而解，统一在合同管理系统中归档，合同用印完毕生效后，系统也能自动推送到管理驾驶舱。

目前已经初步构筑的风险控制管理平台，从中间的红色区域，也是主数据平台为中心，每两个圆点都是与之关联的子系统，主要包括总务系统、合同系统、诉讼系统和人力系统等等。

如果销售业务有找寻其他合同范本的须要，也能通过提示，根据具体文本指引找到合适的合同范本。

合同里的相关数据能通过其他的系统自动导入，不须要手动填写，还能根据过往的数据情况，实现前置控制。

比如说，如果发起的合同没有相应的预算，则会给出具体文本提示，无法顺利发起审批流程，实现智能管控的作用。合同规范

在系统中能看到发起的合同的履行情况，将合同里的数据展开汇总，其中须要特别注意的风险会动态推送给负责人。

其次，利用组织机构架构与合同分类之间规则。具体文本优先选择合同文本是，根据发起人所在的组织机构架构来定位。

以行政部为例，步入系统直接看到行政部常用的不同合同分类。

具体文本文本的参数都是由总务事先设定好的。

比如说某些合同里填写具体文本数字时，提前设置好逻辑规则，例如很大的数据区间、上限数值等，利用系统帮我们展开一轮初筛。一旦填写的数据超出规则，就会自动报错。合同规范

第四，电子签约。系统能自动识别法人主体，尤其针对集团公司，能将几千家公司使用系统自动调进来，还能与供应商拉通，密切合作关系的变动也能在系统里实现动态调整，减少出错率。合同审核完，步入电子签章系统，通过关键词识别，锁定盖章，顺利完成风险控制管理留痕的要求。

还能提前埋好风险控制点，设定一些参数，在合同签约生效后，在重要的履约节点的信息提取出来，合同规范也是两个自动识别的过程，将信息提醒推送给相关人员。随时随地，在移动端就能查看信息和查询须要的信息。

从财务视角来说，能将合同管理系统和财务系统打通，填单、收付款管控和发票管控等操作，能在数据拉通后实现流程上的简化，加速了业财一体化的进程。

一方面在合同管理系统中都能够显示出来；合同规范

另一方面保证合同管理系统和财务系统是一致的。

最后，最关键的是在整个合同事前、事中、事前的运行过程中展开动态把控，管理者通过管理驾驶舱，能够快速看到须要的辅助经营重大决策的各类信息，管理报表不再须要经办人手动填写，准确性和速度都得有效提升，信息拉通后，去掉了壁垒，提升管理效率，对管理人员是十分大的福音。

借助 AI 怎样更好呈现总务价值？合同规范

依照对未来的总体设想推进落地，须要的更多的是人工智能的能力。

理想状态下智能合同管理平台，从最先的销售业务启动密切合作开始，优先选择相关主题之后，系统就能自动检索出之前的合同信息：

有过多少合同？与否产生过纠纷？纠纷的风险点集中在哪里环节？哪个条款、哪个期最容易产生纠纷？履约情况等等。

系统都能实现信息数据的拉通与提示。合同规范

更进一步的话，能提示这个销售业务模块公司历史的销售业务情况怎样？盈利情况和风险点信息，这样销售业务员在商洽时，能更清晰了解须要规避的风险点有哪些，再展开合同谈判。

之前合同模板预设的参数、风险点产生了大数据之后，系统能做分析。

比如说，某一销售业务商业模式中，哪些风险点步入到了诉讼期，步入诉讼期时候，哪些条款是我们得到支持的，哪些是条款存在纰漏导致最后没有被支持的。总务能根据数据展开动态调整修改合同文本，或是在合同商洽期规避掉。当总务不能及时跟进时，系统能自动帮助总务做一些风险控制的前置动作。合同规范

据不同销售业务的发展，累积下来大量数据，与否合同管理平台跑通的模型，复用到其他环节中去。

例如，将争议解决连接到诉讼系统中，将原本依靠人工操作复盘的工作，交给系统顺利完成。

在争议解决之后我们获得的经验和教训能否反哺到日常的风险管理中。

那些都是在启动这个大项目之初，基于大数据和人工智能的美好想象。虽然那时的合同管理管理体系的智能化还是个baby，但总体的设想会在未来三到五年，甚至十年之后逐步实现。

这样的平台在未来可发展的空间是难以想象的，对于合同管理管理体系的智能化能说是两个十分蓝海的事情，能够做的事情还有很多很多。

合同管理系统这么智能了，总务会不会被AI替代？合同规范

本身作为总务发起项目的初衷并不是想要用系统取代人，而且十分肯定的一点系统也替代不了人，那为什么还要这样的一件事呢？

第一，战略规划、管理体系构筑。人工智能的强大在于其善于应变，逻辑勾稽关系梳理通顺了都能提前预设。解放出来更多总务的时间和精力，让人更好地发挥主观能动性在更有价值的地方。利用系统来辅助总务的日常工作，总务能有更多的时间去思考怎么优化系统，优化战略和管理体系。

第二，探索、开拓、创新。企业和销售业务不停地发展，须要总务抽出更多地时间去思考和配合开拓创新销售业务。标准化的文本都是基于历史经验的沉淀总结，新销售业务产生的数据须要人去探索，人与机器之间进一步磨合。企业才能在这样一代一代的迭代过程中，不停地去发展销售业务，不停地去增长。

第三，温度、手感。总务作为工匠，永远不会失去的是作为匠人的手感和作为人本身的温度。总务越来越值钱的价值也正是因为总务的风险控制是可左可右的，什么时候放，什么时候收，这个尺度能通过历史数据给我们建议，但是要不要放，某些时候明知道有风险，但由于各种各样的原因我们仍然愿意去接受，都须要人来判断，须要总务集中精力去做那些事情，这也才是总务真正的价值所在。

合同管理管理体系的智能化的最终目标始终如一，是将总务不停地从低价值的事务抽离出来，利用系统帮助总务归纳总结经验，可标准化的工作交给系统去做，非标的工作利用系统抽离出来标准的事项，合同规范将总务的精力更多地投入到更有价值的事情上，为此我们也愿意先投入更多的成本去做这样一件意义深远的事情。

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